Vous êtes-vous déjà surpris à penser : « Je pensais avoir assez de temps pour cela ! » ou « Pourquoi suis-je toujours en retard dans mes projets ? ». C’est comme une boucle sans fin où l’on se fixe des objectifs, où l’on rate la cible et où l’on se gratte la tête en s’interrogeant.

Les faits montrent que cette erreur de planification est très répandue. On peut en voir les traces dans les établissements d’enseignement, où tant les éducateurs que les apprenants trébuchent^[1]. Plongez dans le monde de la technologie et vous constaterez qu’un tiers seulement des projets sont terminés à temps. Quant au design industriel, il prend en moyenne 3,5 fois plus de temps que prévu. Et ne parlons même pas des écrivains : près de 90 % d’entre eux sont en retard sur leurs manuscrits, comme le veut la mode^[2].

Voici donc ce qu’il faut savoir : si vous voulez vraiment améliorer votre planification, il est temps d’éviter les erreurs de planification. Voyons comment.

Lever le voile sur l’erreur de planification

Daniel Kahneman et Amos Tversky, deux géants de la psychologie et de l’économie comportementale, nous ont mis en garde contre un piège cognitif sournois :

Dans un article de 1979^[3],, ils ont souligné que nous, les humains, avons une drôle d’habitude. Lorsqu’ils pensent à l’avenir, au lieu d’être logiques et analytiques, ils se fient souvent à leur intuition.

Le problème ? Nos tripes n’ont pas toujours raison. Les erreurs que nous commettons ? Elles ne sont pas le fruit du hasard. Elles suivent un modèle, révélant nos préjugés inhérents.

En se concentrant sur la planification, Kahneman et Tversky ont mis en évidence un problème fréquent. Pensez aux scientifiques et aux écrivains. Ils ont manqué des échéances plus souvent qu’ils ne peuvent le compter, et pourtant ils répètent souvent les mêmes erreurs de planification. Ces erreurs de calcul répétitives et presque prévisibles constituent ce qu’ils ont appelé l’erreur de planification.

En 2003, Kahneman a affiné ce concept. Selon lui, l’erreur de planification ne concerne pas seulement le temps, mais aussi les coûts, les risques et les récompenses de nos actions. En substance, nous sommes coupables de deux erreurs principales : nous sommes un peu trop optimistes quant à la façon dont les choses vont se dérouler et nous négligeons un peu trop les obstacles auxquels nous pourrions être confrontés.

En clair, l’erreur de planification signifie que nous nous trompons souvent sur la durée et le coût d’un projet, tout en négligeant les risques potentiels.

Si vous tombez dans ce piège, vous risquez de.. :

• Budgéter trop peu de liquidités (ou trop peu de ressources).
• Se réserver trop peu de temps.
• Et survaloriser les avantages.

Et en matière de gestion de projet, c’est la porte ouverte au chaos.

Un exemple classique de l’erreur de planification

Laissons la théorie de côté pour un moment et plongeons-nous dans une histoire réelle qui témoigne d’une erreur de planification : l’Opéra de Sydney^[4]. Oui, même les projets les plus grandioses peuvent être la proie d’une erreur de planification.

En 1957, alors que le projet n’était encore qu’un rêve sur papier, le gouvernement australien a lancé quelques chiffres. Il prévoyait que ce chef-d’œuvre coûterait environ 7 millions de dollars australiens et qu’il serait prêt pour le lever de rideau en 1963. Cela semble raisonnable, non ?

Accrochez-vous à votre chapeau. Le prix réel pour donner vie à cette merveille ? La somme astronomique de 102 millions de dollars ! Plus de 10 fois l’estimation initiale. Et le comble, c’est que la majeure partie de cette facture a été payée par la loterie de l’État. Imaginez que l’on parie sur un billet de loterie pour financer un monument national !

Au lieu des quatre années prévues, la construction s’est étalée sur 14 longues années, à partir de 1959. À la fin de cette période, plus de 10 000 ouvriers du bâtiment avaient versé leur sueur et leurs compétences dans le projet.

Les coupables de l’erreur de planification

Venons-en à l’essentiel de l’erreur de planification. Qu’est-ce qui est à l’origine de ces erreurs de planification ? Il s’agit de biais cognitifs, ces raccourcis mentaux sournois qui jouent des tours à nos perceptions et à nos décisions.

Le biais « Tout est rose » (biais d’optimisme)

Vous est-il déjà arrivé de penser que vous êtes le meilleur retourneur de crêpes du monde ou le roi du stationnement parallèle ? C’est le biais de l’optimisme qui est à l’œuvre.

Nous, les humains, sommes une bande de gens confiants. En fait, 93 % des Américains croient sincèrement qu’ils pourraient dépasser la plupart des autres sur la route ;^[5] 90 % des enseignants sont convaincus qu’ils sont des prodiges de l’enseignement.^[6] La vérité est que, statistiquement, nous ne pouvons pas tous être au-dessus de la moyenne. Pourtant, notre cerveau aime à penser que tout ce que nous touchons se transforme en or et que chaque tâche est un jeu d’enfant.

Le biais de la « première impression » (biais d’ancrage)

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous vous êtes contenté du premier prix qu’on vous a proposé ? C’est le biais d’ancrage qui entre en jeu. C’est cette petite voix dans notre tête qui dit que la première information que nous entendons est la vérité absolue.

Imaginons que vous vendiez votre maison et que la première offre soit bien inférieure au prix que vous attendiez. En raison de l’ancrage, cette première offre vous paraît plus importante qu’elle ne devrait l’être, ce qui fausse votre perception de la valeur réelle de votre maison.

De même, lorsque quelqu’un dit « Hé, ce projet devrait durer aussi longtemps », cette estimation reste collée, éclipsant toutes les autres informations qui nous parviennent.

Le biais « Je vous l’avais bien dit » (biais de confirmation)

C’est un classique. Une fois que nous nous sommes fait une idée, nous avons tendance à sélectionner les informations qui nous disent « Oui, vous avez raison ! ». Nous sommes attirés par ce qui fait écho à nos convictions et ignorons froidement tout ce qui ne va pas dans ce sens.

C’est comme si on ne lisait que les articles qui crient « Je suis d’accord avec vous » et qu’on jetait le reste. C’est aussi la raison pour laquelle les gens s’accrochent à des sources d’information qui soutiennent leur point de vue. Quelque chose suggère qu’ils sont à côté de la plaque ? Pfft, c’est probablement faux.

Le biais du « déjà vu » (heuristique de la représentativité)

Enfin, et ce n’est pas le moins important, ce biais nous pousse à nous appuyer sur des raccourcis mentaux pour porter des jugements rapides. Nous avons des clichés mentaux – des stéréotypes, en quelque sorte – sur toutes sortes de choses.

Vous avez repéré quelqu’un ou quelque chose qui correspond à notre image mentale ? Notre cerveau se dit « Ah ! j’ai déjà vu ça ! » et bingo, nous jugeons sur la base de cette image préexistante, en négligeant les détails uniques de la situation actuelle.

La grande question est donc de savoir comment éviter ces préjugés et planifier plus intelligemment.

Comment éviter les erreurs et être un meilleur planificateur

Maintenant que vous savez ce qui vous fait trébucher, armons-nous de quelques astuces pour éviter cet écueil de la planification.

1. La pluie et le beau temps (moins d’optimisme, plus de réalisme)

Ne vous méprenez pas. Une pincée d’optimisme, c’est bien. C’est le petit coup de pouce dont nous avons besoin. Mais rappelez-vous quand vous étiez persuadé d’apprendre à jouer de la guitare en un week-end ? Et le lundi, tout ce que vous aviez, c’était des doigts endoloris ? Voilà ce que l’excès d’optimisme peut faire à nos projets.

Lorsque l’on élabore un nouveau projet, il est judicieux d’enlever un peu ses lunettes roses. Il ne s’agit pas d’être un opposant, mais plutôt un penseur intelligent. Au lieu de rêvasser à la ligne d’arrivée, il faut envisager les bosses et les virages qui jalonneront le chemin.

Commencez à poser les questions moins amusantes mais super importantes. « Qu’est-ce qui pourrait bien gripper nos rouages ? » ou « Y a-t-il des coûts sournois tapis dans l’ombre que nous n’avons pas encore repérés ? ».

Par exemple, si vous planifiez le lancement d’un produit, ne vous concentrez pas uniquement sur l’événement. Qu’en est-il des éventuels retards de livraison ou, je ne sais pas, d’une soudaine pénurie d’hélium pour les 500 ballons ?

En équilibrant votre enthousiasme avec une pincée de prudence, vous vous préparez à un voyage en douceur. C’est comme emporter un parapluie pour un pique-nique. Avec un peu de chance, vous n’en aurez pas besoin, mais s’il pleut, vous ne serez pas le seul à vous mettre à l’abri !

Laissez l’optimisme être votre carburant et le réalisme votre carte. C’est le duo parfait pour la route à suivre.

2. Pensez LEGO : construisez avec des blocs (décomposez-les !)

Avez-vous déjà essayé d’engloutir une tarte entière en une seule fois ? Il y a fort à parier que ce n’était pas la meilleure idée. Mais lorsque vous la découpez en tranches, morceau par morceau, c’est un délice.

La même logique s’applique à vos projets. S’atteler à une tâche gigantesque peut sembler écrasant (et légèrement irréaliste), mais il y a une magie à décomposer les choses.

Imaginez que vous organisiez un événement communautaire. Au lieu de vous contenter de dire « Organisons le meilleur événement jamais organisé dans deux mois », commencez par adopter l’approche LEGO. Pensez à des blocs, pensez à des étapes.

Commencez par définir le thème de l’événement. Une fois que c’est fait, déterminez le lieu de l’événement. Tout est réglé ? Passez à la recherche d’orateurs ou d’artistes potentiels.

En segmentant le projet en petits morceaux, vous pouvez allouer des délais spécifiques et vous assurer que chaque aspect reçoit l’attention qu’il mérite.

Désormais, chaque étape fait office de point de contrôle. Vous avez atteint l’une d’entre elles dans les temps ? Bravo, félicitez-vous ! Vous avez pris du retard sur une autre étape ? Pas de souci, vous savez maintenant où vous concentrer et où vous ajuster.

Ainsi, la prochaine fois qu’un grand projet se profile à l’horizon, ne vous perdez pas dans son immensité. Découpez-le. Découpez-le. Célébrez chaque petite victoire et, avant même de vous en rendre compte, vous aurez une tarte au projet réussie, cuite à la perfection. La tarte est peut-être une métaphore, mais la réussite ? Oh, c’est la réalité.

3. Plonger dans les coffres-forts des données (de projets similaires)

Vous souvenez-vous de la fois où vous vous êtes juré de faire un gâteau en 30 minutes parce que l’Internet le disait, et où vous avez découvert qu’il avait fallu trois heures à tante Mabel à l’occasion de Thanksgiving ? C’est le genre de réflexion dont vous avez besoin !

Au lieu de se contenter de rêver au meilleur scénario possible, il est temps de chausser ses lunettes de détective. Recherchez l’historique de projets antérieurs similaires et ne vous contentez pas de survoler la surface. Plongez en profondeur. Analysez non seulement les réussites, mais aussi les éche cs – les retards, les problèmes inattendus, les dépassements de budget.

Par exemple, si vous lancez une nouvelle mise à jour logicielle, ne vous fiez pas uniquement à votre calendrier idéal. Examinez les mises à jour précédentes. Combien de temps les tests ont-ils réellement duré ? Des bogues se sont-ils glissés dans le logiciel ? Les clients étaient-ils désorientés ? En étudiant l’ensemble des résultats des projets antérieurs, vous ancrez votre plan dans la réalité, et pas seulement dans l’optimisme.

Les données antérieures sont votre boussole. Elles vous aident à naviguer dans les eaux troubles de la planification et à éviter ces icebergs sournois que sont les « surprises inattendues ».

4. Adopter un regard neuf (adopter un point de vue extérieur)

Imaginez la situation : Vous regardez un puzzle depuis des heures. Vous êtes certain que cette pièce est à sa place, mais elle ne s’emboîte pas. Puis un ami passe, jette un coup d’œil et bam ! il repère le mouvement évident que vous n’avez pas vu. Pourquoi ? Parce qu’il a un point de vue neuf, sans avoir passé des heures à essayer et à réessayer.

Les projets peuvent ressembler à un puzzle. Lorsqu’on y est plongé, chaque idée semble être de l’or, chaque plan sans faille. Mais parfois, ce dont vous avez besoin, c’est d’un regard neuf. Quelqu’un qui n’est pas plongé dans les méandres du projet. Quelqu’un qui peut apporter un point de vue impartial.

Imaginons que vous élaboriez une nouvelle campagne de marketing. Vous et votre équipe êtes peut-être convaincus qu’un angle particulier est révolutionnaire. Mais demander à quelqu’un d’extérieur, peut-être un financier ou même un ami d’un secteur totalement différent, d’y jeter un coup d’œil pourrait s’avérer instructif. Cette personne pourrait remettre en question des choses que vous considérez comme acquises ou vous signaler des pièges potentiels que vous n’aviez pas envisagés.

La critique, en particulier de la part d’un tiers objectif, n’est pas une mauvaise chose. En fait, c’est comme l’entraîneur qui vous pousse à faire une répétition supplémentaire. Bien sûr, c’est inconfortable pendant un moment, mais cela vous permet d’être au top de votre forme.

Ainsi, la prochaine fois que vous serez sur le point de finaliser un plan, invitez quelqu’un qui a un regard neuf. Laissez-la faire. Acceptez ses commentaires avec gratitude. Car un plan qui résiste à la critique ? C’est un plan solide.

La planification est votre carte, pas votre territoire

Soyons réalistes : Nous sommes tous des rêveurs dans l’âme. Nous envisageons des plans grandioses et, dans notre enthousiasme, nous négligeons parfois les détails concrets. Et ce n’est pas grave : c’est en rêvant en grand que l’on commence à innover. Mais n’oublions pas non plus qu’un navire sans gouvernail va là où la marée le mène.

L’erreur de planification ressemble beaucoup à ce navire sans gouvernail. Il est facile de se laisser entraîner par le courant. Mais maintenant, armé d’idées et de stratégies, vous avez une chance de vous en sortir et de naviguer avec détermination.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas de pessimisme, mais de réalisme. Il s’agit de trouver un équilibre entre nos grands rêves et les détails de l’exécution. Il s’agit de reconnaître nos angles morts et d’inviter d’autres personnes à les éclairer. Car, en fin de compte, un plan n’est qu’un guide. Ce qui compte, c’est le voyage, la capacité d’adaptation et la résilience nécessaires pour continuer à avancer, même lorsque le vent tourne.