Les fondateurs et les PDG manquent toujours de temps et leurs assiettes ne sont jamais vides. Mais pour réussir à long terme, tous les dirigeants doivent prendre des décisions stratégiques qu’ils ne peuvent pas laisser passer. Ces lignes de fond constituent les rituels qui permettent aux dirigeants de prendre des décisions clés pour aider leurs équipes à accomplir leur travail. Il a été prouvé à maintes reprises que des fondateurs comme Bill Gates et Mark Zuckerberg doivent avoir une éthique de travail « surhumaine »[1] pour rester à la tête de leur entreprise.
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Qu’il s’agisse de porter les mêmes vêtements qu’Obama, Zuckerberg et feu Steve Jobs, ou de se fixer des heures fixes pour terminer toutes ses tâches, il est essentiel d’avoir un rituel d’ancrage. À la tête d’une entreprise, le rôle le plus important d’un dirigeant est la prise de décision. Vous ne voulez pas devenir le goulot d’étranglement[2] qui retient les membres de votre équipe.
Pour aider votre entreprise à se développer, vous devez atteindre la boîte de réception 0. En vous assurant que vous avez traité tous les messages à la fin de la journée, votre équipe sera en mesure de repartir du bon pied le lendemain. Voici comment je procède.
Désactiver toutes les notifications
Tout d’abord, désactivez toutes vos notifications. Le coût de la commutation des tâches[3] peut interrompre le fil de vos pensées et devenir une véritable diversion. Même s’il est tentant de penser que vous devez décrocher ces appels téléphoniques ou répondre à un message direct, ne le faites pas. Au lieu de cela, créez un délai de réponse pour protéger votre concentration. Vous vous donnez ainsi l’espace nécessaire pour revenir plus tard sur les éléments importants. Lisez ici les raisons pour lesquelles le multi-tâches n’est pas aussi efficace que vous le pensiez.
Définir les heures de consultation des messages
Accordez-vous deux ou trois moments fixes dans la journée pour nettoyer votre boîte de réception et d’autres applications telles que Slack, Hipchat, Pipedrive pour les ventes et même Git si vous êtes technicien. En vous accordant un bloc de temps pour répondre aux messages, vous vous donnez également plus de temps pour donner des réponses réfléchies. Les messages relèvent souvent de la résolution de problèmes ou de la planification[4] type de travail qui relève d’un état d’esprit différent de celui des tâches procédurales.
Utiliser des outils d’automatisation pour ne rien laisser passer
Utilisez un outil qui vous aide à rassembler tous vos messages en un seul endroit, comme Franz. Plus simplement encore, placez toutes vos plateformes de messagerie (e-mail, Whatsapp, Trello, Asana, Missive ou Pipedrive) dans un dossier de votre navigateur et ouvrez-les toutes en même temps. Automatisez les tâches de ce type afin de ne pas perdre de temps à réfléchir aux plateformes ou aux canaux à consulter chaque jour.
Ne vous donnez pas de lendemain
Se dire « Je vérifierai ce message demain » est un luxe que vous ne pouvez jamais vous permettre. Ce message se transformera rapidement en deux, trois et une pile désespérante à la fin de la semaine. La productivité est la mentalité qui consiste à se fixer une norme. Si vous vous couchez trop tard pour vider votre boîte de réception, pensez à optimiser votre emploi du temps d’une autre manière. Par exemple, pouvez-vous déléguer certaines tâches décisionnelles à des chefs d’équipe ? Une autre solution consiste à réorganiser votre emploi du temps social ou à trouver les moments les plus propices de la journée pour travailler sur différentes tâches.
Posez-vous une question de base oui/non
Enfin, apprenez à établir instantanément des priorités en filtrant les messages à l’aide d’une question de type « oui/non ». Lorsque vous examinez une notification, posez-vous la question suivante : cela vous prendra-t-il moins de deux minutes pour y répondre ? Si c’est le cas, effacez-la immédiatement pour réduire votre liste de tâches. Si cela prend plus de temps, créez un élément dans votre application de tâches préférée. Pensez également à l’importance et à l’urgence. Quelqu’un dépend-il de votre réponse ? Si oui, et si votre réponse ne prend qu’une ligne, répondez pour permettre à votre collègue de poursuivre son travail.
En tant que dirigeant, vos réponses sont essentielles pour guider votre entreprise. En modifiant légèrement votre comportement, vous pouvez atteindre le niveau « boîte de réception 0 » en triant les messages par ordre de priorité et en prévoyant des créneaux horaires dédiés pour y répondre.
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