Les horaires chargés ne sont pas atypiques pour ceux qui travaillent à temps plein dans des bureaux. À tel point que la phrase « Je déteste travailler » peut être une chose courante qui vous traverse l’esprit si vous trouvez que le travail consume votre vie et que vous n’avez plus de temps pour rien d’autre.

Et si je vous disais qu’il existe un moyen de gagner du temps ?

Les travailleurs d’aujourd’hui vivent dans un monde où le fait d’être occupé est mis sur un piédestal. On croit souvent à tort que plus on accepte de travailler et plus on est occupé, plus on montre à son patron et à ses collègues à quel point on est un travailleur dévoué.

Cependant, la plupart du temps, il s’agit simplement d’une idée fausse. Ce n’est pas parce que votre emploi du temps est chargé que vous êtes nécessairement productif. Et quelle est votre valeur ajoutée si vous n’êtes pas productif ?

Connaître la différence entre « occupation » et « productivité » est la base pour pouvoir s’attaquer à son emploi du temps chargé afin de dégager plus de temps.

Alors qu’être occupé signifie avoir beaucoup à faire, être productif signifie obtenir des résultats efficaces en un minimum de temps. Dans ce dernier cas, vous avez plus de chances d’avoir plus de temps à consacrer à vos loisirs.

Un emploi du temps surchargé peut non seulement vous submerger et vous stresser, mais il peut aussi vous faire perdre vos moyens et vous priver de la motivation nécessaire pour poursuivre et achever vos tâches au mieux de vos capacités.

Si la plupart d’entre vous ne sont pas en mesure de contrôler le nombre de tâches qui leur sont assignées, il existe des moyens de les gérer afin de ne pas y consacrer tout leur temps.

Il n’est pas nécessaire de faire appel à un génie magique ou à une machine à remonter le temps pour disposer de plus de temps. C’est plus simple que cela. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des techniques que vous pouvez mettre en œuvre pour ne pas être submergé et inondé de tâches, mais pour vous attaquer à votre emploi du temps de manière productive.

En plus des techniques ci-dessous, Lifehack vous propose le Guide en 4 étapes pour créer plus de temps dans un emploi du temps surchargé. Il s’agit d’un guide gratuit qui vous aidera à donner la priorité à vos demandes quotidiennes et à cesser d’être trop occupé ! Téléchargez le guide gratuit.

Voyons maintenant les 5 techniques pour faire face à un emploi du temps chargé.

1. Établir des priorités

Si vous ne hiérarchisez pas déjà vos tâches, c’est que vous vous y prenez mal !

Classer les tâches de votre emploi du temps par ordre de priorité est une bonne façon de s’y attaquer, car cela permet de mettre en évidence ce qui doit être fait en premier. Connaître ces informations peut vous aider à gérer votre temps et à vous assurer que vous respectez toutes les échéances.

Une méthode de hiérarchisation que vous pouvez essayer est de « manger la grenouille« . Cette méthode a été popularisée par Brian Tracy dans son livre Eat That Frog ! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, cette méthode ne vous oblige pas à consommer des amphibiens, mais vous encourage à vous attaquer d’abord à votre tâche la plus importante.

L’idée sous-jacente est qu’une fois la tâche la plus importante accomplie, le sentiment d’accomplissement sera si grand que vous serez motivé pour accomplir le reste de vos tâches de la journée sans problème, créant ainsi une sorte d’effet domino.

2. Ne vous engagez pas trop

Si vous êtes du genre à dire oui à toutes les demandes qui vous sont faites, il n’est pas étonnant que vous ayez un emploi du temps chargé. Le fait d’accepter plus de tâches et d’obligations que vous ne pouvez en assumer peut vous conduire à la mentalité du « je déteste travailler ».

Même si dire non n’est pas naturel pour certaines personnes, c’est une compétence qu’il faut développer si l’on veut s’assurer que l’on travaille dans les limites de ses possibilités. S’engager à l’excès peut vous épuiser et vous faire subir une pression et un stress supplémentaires.

Vous aurez peut-être du mal à dire non à votre patron, mais croyez-moi, le fait de dire non au départ le décevra moins que si vous acceptez quelque chose et que vous ne le livrez pas à son plein potentiel.

Même si le fait de refuser des tâches et des obligations vous permet de gagner du temps, il est toujours bon de garder à l’esprit qu’avant de dire automatiquement non à toutes les demandes, vous devez d’abord évaluer ce que l’on vous demande. On ne sait jamais, il y a peut-être des choses qui ne vous prendront pas trop de temps et qui en valent la peine.

Découvrez les conseils de Leo Babauta sur L’art délicat de dire non.

3. Rester organisé

La planification, la coordination et la mise en place d’un système sont essentielles pour gérer un emploi du temps chargé de manière productive.

La façon dont vous restez organisé dépend bien sûr entièrement de vous. Qu’il s’agisse de mettre en place un système complet de gestion des tâches ou de dresser une simple liste quotidienne des choses à faire sur une feuille de papier, la visualisation de votre emploi du temps peut vous aider à rester organisé et à ne pas perdre le fil.

Il peut également vous permettre de ne pas oublier une tâche importante. Le fait d’être préoccupé par un emploi du temps chargé peut vous amener à négliger certaines choses par inadvertance. Il peut également vous aider à vous préparer à des surprises inattendues ou à des changements de dernière minute afin de ne pas ralentir votre flux de travail.

N’oubliez pas que ce qui fonctionne pour votre collègue peut ne pas fonctionner pour vous. Ce n’est donc pas parce que vous n’avez pas le dernier système de planification à la pointe de la technologie que votre mode d’organisation est moins valable.

4. Délégué

Si vous en avez la capacité, déléguer des tâches est un autre moyen de gérer un emploi du temps chargé. Savoir déléguer efficacement est une compétence essentielle que toute personne occupant un poste de direction devrait posséder. Cela vous permettra non seulement d’alléger votre charge de travail, mais aussi de libérer votre temps pour que vous puissiez le consacrer à des activités qui vous plaisent.

Pour déléguer efficacement, il ne suffit pas de crier des ordres. Par exemple, vous devez identifier le type de compétences nécessaires à l’accomplissement de la tâche et déterminer ensuite qui sera le mieux à même de l’accomplir. Pour ce faire, vous devez connaître vos employés et/ou collègues. Vous devez également veiller à donner des instructions claires afin d’éviter de devoir refaire la tâche parce qu’elle n’a pas été effectuée correctement la première fois.

La délégation de tâches n’est pas seulement bénéfique pour vous. Elle peut aider quelqu’un d’autre à acquérir de nouvelles compétences qui pourront lui être utiles à l’avenir. Mais avant de commencer à déléguer, vérifiez toujours s’il y a des tâches que vous pouvez éliminer complètement. Il ne sert à rien de confier à quelqu’un d’autre la responsabilité d’une tâche qui n’a pas lieu d’être. Vous voulez créer plus de temps pour tous les membres de l’entreprise, pas seulement pour vous !

5. Faire des pauses

Les dangers d’un emploi du temps chargé sont le stress, l’épuisement et la baisse de productivité ; c’est pourquoi il est important de prévoir des pauses dans son emploi du temps. C’est pourquoi il est important de prévoir des pauses dans son emploi du temps. Cela concerne en particulier les personnes qui travaillent devant un ordinateur, car elles risquent de mener un mode de vie sédentaire.

Il est essentiel de faire des pauses régulières pour préserver sa santé et son bien-être. Trop de stress et d’épuisement peuvent entraîner de graves problèmes de santé, tels que l’épuisement professionnel (occupational burnout)^[1],, qui est désormais reconnu comme un syndrome légitime causé uniquement sur le lieu de travail.

L’avantage de faire des pauses régulières pendant que vous travaillez est que, même si vous avez l’impression d’être contre-productif en essayant de gagner du temps, en préservant votre santé et votre bien-être, vous augmentez en fait votre niveau d’énergie et de productivité.

Il suffit d’une micro-pause de 30 secondes pour améliorer la vivacité d’esprit de 13 % ! De plus, vous réduisez les risques d’attraper une maladie qui peut entraîner une absence importante du bureau.

Le bilan

Avec un emploi du temps chargé, il est facile de se laisser absorber par le travail et d’oublier les autres aspects de sa vie. Alors que l’activité fait référence à la quantité de choses que vous avez à faire, la productivité concerne la manière dont vous abordez vos tâches afin de réaliser le plus de choses possible en un minimum de temps.

En appliquant les cinq techniques ci-dessus, vous pouvez gérer votre emploi du temps de manière plus productive ; vous vous rapprochez également de l’éradication de la notion « Je déteste travailler » de votre esprit, car vous remarquerez que votre emploi du temps se libère.

Vous pourrez consacrer le temps créé aux choses qui vous importent le plus.

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