Vous arrive-t-il d’être occupé toute la journée par des tâches interminables ? Êtes-vous constamment à court de temps ?

Si oui, il est possible que vous n’utilisiez pas votre temps de manière optimale. Il est probable que vous ayez trop de distractions masquées sous forme de « tâches ». Et ce sont ces tâches qui vous font perdre du temps et de l’énergie.

Par exemple, pensez-vous être super-productif lorsque vous consultez vos courriels ou participez à des réunions ? C’est peut-être ce que vous pensez, mais à la fin de la journée, qu’avez-vous vraiment accompli ?

Heureusement, comme vous le verrez bientôt, il est possible d’éliminer (ou du moins de réduire) les choses sans importance afin de faire de la place pour les tâches qui ont un impact réel et produisent des résultats remarquables. Toutefois, avant d’en arriver là, examinons brièvement ce qui se passe lorsque nous consacrons trop de temps à des tâches à faible impact.

Procrastination, loi de Parkinson et plus encore

Procrastination

Le dictionnaire Oxford décrit la procrastination comme suit : « L’action de retarder ou de remettre quelque chose à plus tard ». De toute évidence, ce n’est pas un trait de caractère que l’on associe aux personnes qui réussissent.

Pour être honnête, nous sommes tous coupables de procrastination de temps à autre. Le problème ne se pose que lorsque la procrastination devient notre méthode de travail par défaut. Je suis sûr que vous avez déjà eu des collègues dans ce cas. Quelle que soit la tâche ou le projet sur lequel ils sont censés travailler, ils trouvent constamment des raisons et des excuses pour ne pas commencer.

Vous ne faites peut-être pas partie de ces personnes, mais…

Je parie que vous n’avez pas l’impression de procrastiner lorsque vous effectuez des tâches à faible impact ou à faible rendement, comme la vérification des courriels. Je le sais, car c’était aussi mon cas auparavant ! Je me souviens parfaitement de m’être sentie productive lorsque je travaillais sur ce type de tâches, même si elles ne m’ont jamais permis d’accomplir quoi que ce soit d’intéressant.

Il m’a fallu des années pour m’en rendre compte, mais consacrer du temps et de l’énergie à des tâches peu importantes et à faible impact est une forme de procrastination. En effet, si nous sommes honnêtes avec nous-mêmes, il est plus facile de s’occuper des tâches d’entretien que de s’attaquer aux tâches et missions plus importantes.

Loi de Parkinson

La loi de Parkinson stipule que votre travail s’étend pour s’adapter au temps dont vous disposez. Dans ma vie professionnelle antérieure, j’ai constaté que cette loi s’appliquait surtout aux tâches à faible impact.

Pourquoi ?

Le système limbique (nerfs et réseaux du cerveau qui contrôlent les pulsions et les émotions) lutte tellement contre les tâches les plus difficiles et les plus rentables que les tâches à faible impact qui soutiennent votre travail servent presque de « crack » ou de bonbons au travail. En d’autres termes, vous vous sentez productif lorsque vous travaillez sur ces tâches. C’est compréhensible, car vous êtes probablement très occupé. Mais, comme je l’ai dit plus haut, être constamment occupé à des tâches à faible impact signifie que vous ne parviendrez pas à accomplir quoi que ce soit d’important.

Il n’y a pas d’ordre

C’est lundi matin, vous êtes fatigué et vous venez d’arriver à votre bureau. Vous prenez un café bien serré, vous vous rendez à votre bureau, vous vous connectez à votre ordinateur et vous commencez à travailler. Cependant, vous tombez immédiatement dans le piège de la productivité qui empêche les gens d’atteindre leurs objectifs : vous ne consacrez pas de temps à l’établissement de priorités ou à la planification. C’est pourquoi vous finirez probablement par travailler sur toute une liste de tâches sans importance avant d’atteindre les tâches réellement importantes.

Par exemple, combien de fois vous arrive-t-il de vous retrouver le matin à la première heure avec des courriels (et les ragots de vos collègues) ? La réponse est probablement : beaucoup ! Cela peut sembler être un moyen de s’échauffer avant le vrai travail, mais dans la plupart des cas, vous constaterez simplement que vous perdez une heure ou plus sans rien accomplir. Il se peut même que, le temps de rattraper les courriels et les ragots, vous soyez convoqué à une réunion. Et lorsque la réunion se termine, vous avez probablement déjà dépassé la date limite de réalisation d’un projet.

Culture d’entreprise et réunions redoutées

Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais les postes que j’ai occupés par le passé m’ont permis de m’en rendre compte : Les gens aiment organiser des réunions pour discuter, présenter, trouver des solutions, etc.

Mais dans de nombreux cas, ces réunions peuvent ne pas être la meilleure façon d’utiliser votre temps ou celui d’autres personnes.

Bien que certaines réunions soient importantes, l’employé moyen y perd un temps fou : 37 % du temps d’un employé de bureau moyen est consacré à des réunions. (Une statistique choquante !)

En outre, une enquête menée auprès de 150 cadres supérieurs a révélé qu’ils pensent que 28 % des réunions sont une perte de temps inutile. (Je dirais que ce chiffre est supérieur à 50 % pour la majorité des employés, car les cadres supérieurs ne sont pas invités aux réunions les plus inutiles).

Les réunions improductives sont à l’opposé des tâches à haut rendement comme le travail sur des projets. Ces réunions vous font perdre beaucoup de temps, mais n’ont pratiquement aucun effet positif sur votre travail.

Conséquences

Tout dans la vie a des conséquences. Il en va de même pour la manière dont vous abordez votre travail.

Si vous passez beaucoup de temps à effectuer des tâches inutiles, vous n’obtiendrez pas de bons résultats. En fait, votre productivité risque au mieux de stagner. La raison en est évidente : vous ne produisez pas votre meilleur travail parce que vous perdez votre temps à essayer de terminer ces tâches interminables et peu rentables. Et c’est là que le bât blesse. Vous risquez de vous retrouver à la traîne du reste du peloton (par exemple, vos pairs, vos collègues) parce que vos performances sont de plus en plus médiocres.

Que pouvez-vous donc faire pour résoudre ce problème ?

Mon avis sur la question

Ayant déjà été un adepte des tâches à faible impact, je me sens aujourd’hui en mesure de vous aider à sortir de cette impasse.

Tout d’abord, quel que soit votre travail, vous pouvez éliminer certaines tâches à faible impact.

C’est exact. Chaque tâche d’assistance ou de maintenance dans votre travail peut être réduite, déléguée ou même, dans certains cas, entièrement éliminée. Une fois que vous aurez mieux maîtrisé le temps et l’attention que vous consacrez à ces tâches, vous aurez la possibilité de travailler sur ce que j’aime appeler… les vraies choses !

D’après mon expérience, voici quelques-unes des tâches à faible impact que vous pourrez réduire ou éliminer :

1. Réunions récurrentes et à faible rendement.
2. Les appels téléphoniques à faible rendement et le porno productif des médias sociaux, des sites web d’information et d’autres pertes de temps.
3. Les tâches et les projets qui ne font que peu appel à votre temps, à vos talents uniques ou à vos compétences.
4. Des tâches et des projets dont la valeur ajoutée est négligeable, mais qui absorbent une grande partie de votre temps.

Prenons l’exemple du courrier électronique.

Dans son ouvrage The Productivity Project, Chris Bailey a mené une enquête informelle en demandant à plusieurs amis de noter la fréquence à laquelle ils vérifiaient chaque jour, pendant une semaine, l’arrivée de nouveaux messages électroniques sur leur lieu de travail. La moyenne entre eux ? Une moyenne étonnante de 41 fois !

Une autre étude (plus scientifique cette fois) a montré que la plupart des gens consultent leur courrier électronique toutes les 15 minutes environ, soit 32 fois sur une journée de 8 heures.

Lorsque vous vérifiez la présence de nouveaux courriels 32 fois par jour, cela signifie que votre attention est détournée 32 fois de ce sur quoi vous êtes censé travailler. Il est difficile de conserver une certaine clarté mentale dans ces conditions. Le courrier électronique peut être une tâche d’assistance vitale, mais vous ne devriez pas non plus le consulter 32 fois par jour.

Voici comment remettre votre productivité sur les rails

Prendre note

Le simple fait de tenir un journal de bord vous permet de mieux prendre conscience de ce sur quoi vous travaillez quotidiennement. Mais le temps n’est qu’une partie de l’histoire. Les tâches à faible rendement accaparent également une grande partie de votre attention.

Après avoir identifié ces tâches à faible rendement, réfléchissez à la fréquence à laquelle vous vous concentrez sur elles tout au long de la journée, en faisant un décompte formel pendant un jour ou deux.

Classez-les par ordre d’importance du temps et de l’attention qu’elles requièrent. Par exemple : répondre à des courriels, assister à des réunions, faire de la paperasserie, gérer son agenda, etc.

Il y a de fortes chances que vous ayez des tâches de maintenance comme celles-ci qui soutiennent votre véritable travail – pratiquement tous les employés de bureau de la planète sont inondés de courriels et invités à trop de réunions et d’événements. Mais, comme je l’ai souligné plus haut, il est possible de réduire, de déléguer ou même d’éliminer ces tâches de soutien. Vous pouvez le faire – et vous devriez le faire !

Fixer des limites

Selon moi, la solution la plus efficace pour réduire les tâches de soutien à faible rendement consiste à prendre conscience du temps et de l’attention que l’on consacre à ces tâches, puis à les réduire littéralement en fixant des limites.

Certaines tâches de soutien dans votre travail accaparent une part disproportionnée de votre attention plutôt que de votre temps. Par exemple, il ne faut qu’une minute ou deux pour répondre à la plupart des courriels, mais lorsque vous consultez votre messagerie des dizaines de fois par jour, ce sont d’innombrables fois où vous avez dû passer de la concentration sur quelque chose d’important à la concentration sur le courrier électronique.

Les coûts de commutation associés au multitâche peuvent être énormes. (Et pas dans le bon sens du terme !)

Bien sûr, il y a aussi l’incertitude liée au fait de ne pas savoir si vous avez de nouveaux messages, ce qui a un impact sur votre attention. Et puis il y a les fréquentes alertes de courrier électronique qui vous interrompent alors que vous essayez de travailler sur quelque chose de plus productif.

Pour les tâches telles que le courrier électronique, le meilleur moyen que j’ai trouvé pour réduire leur impact sur le temps et la productivité est de limiter la fréquence à laquelle je m’y consacre tout au long de la journée. Je désactive mes alertes de messagerie et je ne consulte mes courriels qu’à certains moments précis : le matin, avant le déjeuner et à la fin de la journée.

Il en va de même pour les réunions.

N’acceptez pas toutes les invitations à des réunions que vous recevez. Limitez plutôt le nombre de réunions auxquelles vous assistez par semaine. Non seulement vous dégagerez du temps pour vous consacrer à votre véritable travail, mais vous dissuaderez également vos collègues de vous inviter à des réunions inutiles.

À vous de jouer

Ne laissez donc pas les tâches à faible rendement réduire votre productivité à néant. Commencez chaque journée, semaine et mois de travail avec un plan. Sachez ce que vous voulez accomplir et, en réduisant et en éliminant les activités qui vous font perdre du temps, allez de l’avant et atteignez vos objectifs !

Je vous promets que vous serez surpris par l’augmentation de votre productivité lorsque vous vous concentrerez sur les choses importantes. Votre patron et vos collègues vous regarderont d’un œil nouveau. Ils se demanderont comment vous arrivez à accomplir tant de choses avec apparemment si peu de temps. Une chose est sûre. Votre nouvelle vie professionnelle super-productive vous rapportera à terme de beaux dividendes. Ces dividendes pourraient prendre la forme d’une plus grande satisfaction au travail, d’augmentations de salaire et même de promotions.

Comme le dit l’adage, le monde est à vous !

Crédit photo : janeb13 via pixabay.com