Levé à 6 heures du matin, vous vous préparez à suivre votre routine quotidienne. Après la douche, vous prenez un petit déjeuner copieux, vous vous informez en lisant le journal du matin, puis vous commencez à travailler. Vous vous sentez détendu et heureux. Vous avez de grandes attentes pour la journée et vous voulez être aussi productif que possible dans votre liste de tâches.

Avancez rapidement jusqu’à 14 heures le même jour. Le travail semble beaucoup plus pressé et vous avez à peine eu l’occasion de prendre une pause déjeuner. Vous commencez à vous sentir un peu stressé et fatigué à cause de votre emploi du temps chargé. En outre, il semble que vous deviez revenir sur certaines tâches et les corriger parce que vous n’avez pas eu le temps de vous y consacrer correctement.

Vous aimeriez trouver un bouton de réinitialisation qui vous permettrait de recommencer votre journée avec une stratégie différente.

Voici ce que vous avez probablement vécu : vous avez planifié votre journée la veille et vous aviez l’impression de maîtriser vos tâches. Cependant, les choses ont commencé à se gâter lorsque vous avez continué à ajouter des tâches à votre liste, et finalement, votre liste de tâches s’est allongée de plusieurs kilomètres. Votre liste de tâches contenait également des tâches qu’il était pratiquement impossible d’accomplir en une journée.

L’autre point qui a contribué à votre journée mouvementée et stressante est le fait que vous n’avez pas compris combien de temps il fallait pour accomplir une tâche particulière et quand l’exécuter. Si vous aviez eu ces informations, il vous aurait été plus facile de déterminer le bon moment pour exécuter la tâche.

Qu’est-ce qu’une liste de choses à faire ?

Une liste de choses à faire est une liste de tâches ou d’éléments que vous devez accomplir au cours d’une période de temps spécifique, par exemple un jour, une semaine ou même une partie de la journée. Ces listes contiennent souvent des tâches faciles à gérer et aident les gens à être productifs et à éviter la procrastination.

Les listes de tâches liées à la productivité se présentent souvent sous deux formes : soit les tâches importantes sont placées en haut de la liste et les tâches moins importantes en bas, soit la liste est conçue de manière à ce que les tâches soient alignées de la plus facile à gérer à la plus exigeante. Il est ainsi plus facile de fixer des rappels et de rester organisé.

Idéalement, les éléments importants de la liste devraient figurer en haut, tandis que les éléments moins importants peuvent être placés en bas. Avoir une liste de choses à faire signifie avoir toutes les tâches importantes et les échéances en un seul endroit, de sorte qu’il est plus facile de s’en occuper.

Vos listes de choses à faire peuvent aller de la gestion de projets aux listes de courses, en passant par les objectifs de développement personnel.

La différence entre une bonne et une mauvaise liste de choses à faire ?

Il ne suffit pas d’avoir une liste de tâches, il faut qu’elle soit efficace et qu’elle vous aide à rester organisé. C’est là qu’intervient la différence entre les bonnes et les mauvaises listes de choses à faire.

Bonne liste de choses à faire

Une bonne liste de choses à faire comporte les éléments suivants :

• Tâches facilement réalisables
• Description détaillée des tâches
• Une planification adéquate
• Flexibilité en cas de retard
• Faire la distinction entre les objectifs et les buts

Il est ainsi plus facile d’accomplir les tâches sans être débordé. Or, l’idée même d’une liste de choses à faire est de rendre les tâches réalisables, et non écrasantes.

Mauvaise liste de choses à faire

Au contraire, une mauvaise liste de choses à faire comporte des tâches ambiguës, sans détails ou délais appropriés, des formulations lourdes et une mauvaise distinction entre les buts et les objectifs.

Par exemple, une mauvaise liste de choses à faire contiendrait des tâches telles que : « Mettez de l’ordre dans votre vie », « Arrêtez de faire la grasse matinée » et « Trouvez trois idées de projets dès que possible ». Ces titres n’incitent pas à l’espoir ou à la volonté d’accomplir la tâche. Utilisez plutôt des titres tels que « fais ton lit pour améliorer ta discipline », « essaie de dormir une heure plus tôt ce soir » ou « écris tes idées sur la façon dont tu peux tenter de réaliser ce projet ».

Quel est le contenu habituel d’une liste de choses à faire ?

De nombreux éléments peuvent être intégrés dans une liste de choses à faire. La première chose à faire est de déterminer l’objectif de votre liste. Certaines listes de tâches peuvent être des listes de courses, d’autres des échéances, etc. Vous pouvez même les stocker sous différents formats, des rappels de Google Agenda aux feuilles de calcul en passant par Google Tasks. Parfois, il peut même s’agir d’un simple morceau de papier sur lequel vous avez griffonné au hasard. Il existe également des programmes disponibles sur internet qui vous aident à créer de telles listes : 10 Best To-Do List Apps to Keep Track of Things (en anglais)

La plupart du temps, les listes de tâches comportent les éléments suivants :

• Tâches importantes à accomplir
• Achats à effectuer
• Divers objectifs d’amélioration personnelle, etc.
• Des tâches chronométrées avec des échéances, pour ne pas perdre le fil.
• Suivi des progrès

Par conséquent, si vous souhaitez dresser une liste de choses à faire, voici quelques éléments susceptibles d’être inclus dans des types de listes spécifiques :

Listes d’achats

Les listes de courses comprennent souvent des articles qui doivent être achetés, qu’il s’agisse de produits alimentaires, de vêtements ou de tout autre article à usage personnel ou professionnel. La meilleure façon de les détailler est de les classer par ordre d’importance. Vous pouvez également séparer la liste en fonction des magasins dans lesquels les articles listés seront disponibles. Il est également suggéré que l’établissement d’un budget pour cette liste vous aide à gérer votre argent.

Listes de projets

Les listes de projets sont destinées à la gestion des projets et au contrôle des délais. Il est préférable de dresser ces listes à l’aide de calendriers ou de marqueurs d’échéances. Vous pouvez également compartimenter les éléments de la liste pour faciliter l’accomplissement des tâches.

Liste d’objectifs personnels

Il est préférable d’établir ce type de liste avec des échéances vagues et de se concentrer sur de petites améliorations, si tant est qu’il y en ait. Commencez par des objectifs réalisables qui s’étoffent progressivement au fur et à mesure que vous progressez dans l’établissement des listes.

Ce que les gens pensent de travers à propos d’une liste de choses à faire

Savez-vous vraiment ce que vous êtes censé faire ?

Combien de temps avez-vous réellement consacré à la planification de votre journée – est-ce seulement 5 minutes pendant que le téléviseur vous distrayait ?

Si c’est le cas, c’est probablement la raison principale pour laquelle votre journée est devenue si stressante.

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez vraiment comprendre les tâches que vous allez accomplir et ce qu’il faut pour les réaliser. C’est nécessaire, en particulier pour les tâches importantes, car cela vous permet de progresser dans les tâches qui comptent le plus.

Le manque de temps consacré à la planification se traduira également par un trop grand nombre de tâches importantes sur votre liste quotidienne. Si vous n’avez pas divisé les tâches en éléments plus petits, il est probable que vous ne les accomplirez pas au cours de la journée. Vous vous en voudrez alors de ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Enfin, ne considérez pas la création d’une liste de tâches comme une chose secondaire que vous essayez de faire le plus rapidement possible. En fait, plus vous accordez d’attention à votre liste de tâches du lendemain, plus il y a de chances qu’elle soit réaliste et moins stressante pour vous.

Comment créer une liste de choses à faire qui vous convienne ?

Pour dresser une liste que vous pourrez réellement accomplir le lendemain, procédez comme suit :

1. Prendre le temps de planifier la liste

Ne vous précipitez pas pour établir votre liste de tâches – consacrez du temps à la phase de planification. Si nécessaire, isolez-vous pour la partie planification en vous rendant dans une pièce séparée de votre maison (ou même à l’extérieur). Vous pourrez ainsi réfléchir aux tâches à accomplir avant de les inscrire sur votre liste de tâches.

Essayez de passer au moins 15 minutes avec votre liste lorsque vous la planifiez.

2. Rédiger des tâches, pas des objectifs

Vous devriez avoir des listes distinctes pour vos tâches et vos objectifs. L’idée est de ne pas mettre les objectifs dans la liste des tâches.

Si les tâches peuvent vous aider à atteindre vos objectifs, les objectifs sont des désirs plus vastes et non quelque chose que vous pouvez réaliser au cours de la journée. Par exemple, « apprendre à parler français » est un objectif ; cependant, vous pouvez le transformer en tâche en disant « lire un contenu en français pendant 15 minutes » ou « regarder un film en français ».

Il en va de même pour les objectifs. Vous pouvez les considérer comme des jalons. Pour revenir à l’exemple de l’expression orale en français, un objectif peut être : « discuter de mes plats préférés avec quelqu’un en français ». C’est le résultat que vous attendez de votre pratique.

3. Des listes de choses à faire brèves

Ici, bref signifie scannable, c’est-à-dire que vous pouvez rapidement jeter un coup d’œil à la liste et savoir ce qui doit être fait. Pour ce faire, vous devez vous concentrer sur les mots-clés des tâches spécifiques et ne pas les faire traîner en longueur. Par exemple, disons que votre garage est en désordre et que vous voulez le nettoyer. Au lieu d’écrire une longue phrase, faites court et écrivez quelque chose comme « nettoyer le garage pendant 30 minutes » ou simplement « nettoyer le garage ».

Grâce à cette stratégie, vous passez moins de temps à écrire la tâche lors de l’élaboration de la liste des choses à faire. En outre, vous vous appuyez sur des mots déclencheurs pour que votre esprit se souvienne des détails spécifiques de cette tâche.

4. Limiter le nombre d’articles

Si vous trouvez que diviser votre liste en deux parties est trop long, je vous conseille d’opter pour la brièveté lors de l’établissement de ces listes. Vous pouvez établir n’importe quel nombre d’éléments, mais l’essentiel est que vous ayez une limite à l’esprit. Certaines personnes ne dépassent pas sept éléments, tandis que d’autres se contentent de trois. Faites ce qui vous convient le mieux.

L’idée est de se concentrer sur les tâches les plus importantes à accomplir ce jour-là. Bien sûr, il y a d’autres choses que vous ferez au cours de la journée, et c’est très bien ainsi, mais vous voulez donner la priorité aux éléments qui figurent sur votre liste de choses à faire avant la fin de la journée.

5. Utiliser des listes de contrôle pour les tâches complexes

Si vous établissez déjà des listes restreintes mais que les tâches à accomplir sont plus difficiles, je vous suggère de les décomposer. C’est à vous de décider s’il s’agit d’étapes complètes à franchir ou de noter les détails importants qui doivent être présents.

Quoi qu’il en soit, cela vous permet de vous assurer que tout est fait correctement et que vous ne manquez aucun détail ou étape clé.

6. Tâches similaires en lot

Examinez votre liste et déterminez s’il existe des tâches similaires que vous pouvez traiter par lots. De cette façon, vous pouvez éliminer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.

7. Suivre les tâches récurrentes

Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps il vous faut pour les accomplir ?

Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de faire un suivi du temps pour le déterminer. Cela vous aidera à mieux planifier votre journée, car vous saurez combien de temps prend une tâche et s’il y a une certaine plage horaire dans votre emploi du temps où la tâche pourrait être exécutée.

8. Hiérarchisez vos tâches

Il est difficile de vous donner un chiffre exact sur le nombre de tâches que vous devriez avoir sur votre liste quotidienne. Cela dépend de votre situation, mais je suis prêt à dire qu’un nombre de tâches compris entre 5 et 10 devrait suffire pour une journée.

Comprenez que certaines tâches sont très rapides, il est donc plus facile d’en inclure davantage et d’organiser vos tâches certains jours. Veillez à ce que la liste contienne également des tâches importantes afin que vous puissiez avancer dans vos projets plus importants.

S’attaquer d’abord aux MIT

Lorsque vous planifiez votre journée, veillez à ce que les tâches importantes figurent au début de votre liste. Cela vous permettra d’accomplir ces tâches le plus rapidement possible.

Le MIT est la « tâche la plus importante ». Une autre façon de voir les choses est de s’attaquer d’abord à la tâche la plus importante et la plus intimidante^[1]. La raison pour laquelle vous voulez faire cela est liée au fonctionnement de notre cerveau.

Vous vous sentez peut-être obligé d’accomplir d’abord les tâches les plus faciles avant de vous atteler à la tâche plus importante, mais le problème est que ces tâches, même les plus faciles, drainent votre énergie. De plus, si vous avez une tâche vraiment importante à accomplir, il y a de fortes chances que vous y pensiez tout au long de la journée. Cela signifie que vous dépensez plus d’énergie rien qu’en y pensant.

Tout cela ne serait pas un problème si cette grande tâche intimidante était accomplie dès le matin.

Éliminer les tâches inutiles

Passez en revue vos engagements et décidez si vous avez vraiment besoin de chacun d’entre eux.

Par exemple, j’étais un membre actif du club informatique de ma ville natale, mais je me suis rendu compte que je n’avais plus assez de temps à consacrer à cette activité. Bien que je sois toujours membre du club, je ne participe plus à ses activités. Cela a éliminé les tâches liées à cet engagement.

9. Ajouter des tâches lorsqu’elles sont récentes

Une autre stratégie consiste à vous assigner des tâches même lorsque vous travaillez sur autre chose. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas de quelque chose que vous devez faire tout de suite, mais cela peut aider les personnes qui ont du mal à penser à ce sur quoi elles doivent se concentrer ensuite.

C’est comme lorsque vous entendez quelque chose d’intéressant et que vous le notez. C’est une bonne chose, car cela vous évite de vous attarder sur cette idée au lieu de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Cela vous évite également de devoir vous souvenir de la tâche à accomplir si vous êtes du genre à rédiger la liste des choses à faire le lendemain à la fin de la journée.

10. Se donner des échéances

Le travail prend de l’ampleur pour remplir le temps imparti.

Il s’agit d’une vieille philosophie qui reste d’actualité en ce qui concerne notre productivité. Par exemple, si vous êtes chargé de rédiger un rapport et que vous disposez d’une semaine pour le faire, vous travaillerez sans doute régulièrement tout au long de la semaine. Vous y travaillerez probablement de manière régulière tout au long de la semaine. Ou, si vous êtes un procrastinateur, vous le remettrez à la veille et le terminerez.

Mais que se passe-t-il si on vous confie la même tâche et que vous n’avez qu’une heure pour la réaliser ? Vous parviendrez probablement à rédiger le rapport, mais vous donnerez la priorité aux points principaux et importants et vous les mettrez en évidence au lieu de le truffer d’éléments superflus.

L’idée est de fixer des échéances pour vos objectifs et les éléments de votre liste de tâches. Lorsqu’il s’agit de listes de choses à faire, je vous suggère de vous donner un jour pour accomplir les tâches qui y figurent. C’est une pression et une incitation suffisantes pour que vous y travailliez dur.

11. Créer une liste des choses à faire

Une autre approche intéressante consiste à établir une liste des tâches accomplies. Il s’agit d’une liste des tâches que vous avez accomplies à partir de votre liste de choses à faire. De nombreuses personnes trouvent satisfaisant de simplement rayer un élément de leur liste et d’en avoir terminé, mais selon ce que vous mettez sur ces listes, une liste des tâches accomplies peut être une source d’inspiration.

Imaginez que vous soyez quelqu’un qui place des tâches plus difficiles que la moyenne sur vos listes de choses à faire, des activités qui nécessitent une heure ou deux pour être menées à bien. Cela peut vous inciter à en faire plus si, après une journée de travail, vous constatez tout ce que vous avez accompli au cours de la journée grâce à cette liste.

12. Définir les tâches de manière plus détaillée

Ne vous contentez pas d’inscrire sur votre liste une tâche telle que « créer un site web » ; assurez-vous que vous avez divisé la tâche en plusieurs petits éléments. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir avant la date d’échéance.

13. Faire un travail préparatoire à l’avance

Veillez à préparer certaines tâches à l’avance.

Par exemple, je rédige les grandes lignes de mes articles invités le dimanche afin qu’il me soit plus facile (et plus rapide) de commencer à rédiger les articles proprement dits à mon réveil. Avec un peu de travail préparatoire, j’accélère les choses et je m’assure que les tâches sont accomplies le jour voulu.

14. Automatiser la maintenance

Naturellement, vous pouvez utiliser un stylo et du papier pour votre liste de tâches personnelle, mais essayez aussi de tirer parti de la technologie. En fait, essayez de trouver un outil qui s’occupe de la maintenance de votre liste de tâches à votre place. Mon outil préféré est Nozbe, mais il existe d’autres applications de gestion des tâches que vous pouvez également essayer.

15. Soyez à l’aise avec la révision de votre liste de choses à faire

Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche, mais que vous n’êtes pas en mesure de l’accomplir ? Avez-vous prévu un plan B ? Si ce n’est pas le cas, essayez de trouver l’action alternative que vous pouvez entreprendre dans ces scénarios.

En fonction de votre état d’esprit général, une autre bonne stratégie consiste à examiner votre liste de tâches et à y apporter des modifications. Si vous pratiquez la stratégie précédente, il est possible que votre liste de tâches s’allonge et que vous ayez des attentes irréalistes quant à votre capacité à tout terminer.

En vous donnant la possibilité de réviser votre liste de choses à faire, vous vous permettez d’étaler vos tâches plutôt que de les accumuler. Cela améliore votre état d’esprit car vous n’êtes pas submergé par la liste.

16. Connaître ses types de tâches et son emploi du temps

Enfin, lorsque vous planifiez votre journée, posez-vous les questions suivantes :

Qu’est-ce que j’ai d’autre dans mon emploi du temps ?

Cette question se rapporte à votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous voyagez, veillez à ce que votre liste en tienne compte. N’essayez pas de « surcharger » votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous n’en accomplissiez qu’une fraction.

La tâche est-elle un garde-barrière ?

Cette question permet de savoir si la tâche bloque d’autres tâches qui doivent être exécutées.

De temps en temps, il se peut que nous ayons une tâche à accomplir en priorité. Ce n’est qu’une fois cette tâche accomplie que vous pourrez vous occuper des tâches suivantes.

Lorsque vous vous concentrez sur l’élaboration de votre liste de tâches de manière ciblée, vous êtes en mesure de repérer facilement les empêcheurs de tourner en rond.

Les icebergs figurent-ils sur ma liste ?

Cette question vise à déterminer si votre tâche est en réalité beaucoup plus importante qu’il n’y paraît. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous vous rendez vite compte qu’elle est beaucoup plus importante que ce que vous pensiez au départ (comparez-les à des icebergs, dont seule la partie émergée se trouve au-dessus de l’eau, alors que la majeure partie de la glace se trouve en dessous).

Une fois encore, lorsque vous vous concentrez suffisamment sur votre liste de tâches pendant la phase de création, il est plus facile de repérer ces « icebergs » et de diviser les tâches en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.

La tâche est-elle à l’abri des distractions ?

Toutes les tâches ne sont pas égales : certaines tolèrent davantage de distractions, tandis que d’autres requièrent toute votre attention.

Par exemple, je peux consulter mon flux Twitter ou effectuer une simple maintenance de mon blog même lorsque je suis en compagnie de ma famille. Ces tâches sont à l’abri des distractions et je peux m’en occuper, même si je n’y consacre pas toute mon attention.

17. Bouclier de protection

Construisez un bouclier de protection autour de votre liste de tâches afin que le moins de tâches possible puissent atterrir sur votre liste et que le nombre d’éléments sur votre liste n’augmente pas au cours de la journée.

Essayez d’éliminer les sources de vos tâches

Pour ce faire, vous devez réduire vos engagements et limiter vos projets. En effet, plus vous avez d’engagements (ou de projets), plus vous avez de chances qu’ils se retrouvent sous forme de tâches dans votre liste quotidienne.

Faites de votre liste une liste fermée

J’ai appris ce concept en lisant Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management de Mark Forster. Pour créer une liste de tâches fermée, il suffit de tirer un trait sur la dernière tâche de la liste.

Une fois cette étape franchie, vous n’êtes plus autorisé à ajouter de nouvelles tâches à votre liste au cours de la journée. Cela permet de s’assurer que le nombre de tâches diminue réellement au fil de la journée.

18. Compter sur le temps pour les transitions

Comprenez que les périodes de transition vous font perdre du temps. Veillez à ce que cette période soit incluse dans votre liste de tâches. L’ajout d’un tampon supplémentaire entre les tâches rendra votre liste plus souple et plus réaliste.

19. Utiliser une application de liste de tâches pour s’organiser

Outre le papier et le crayon, il existe de nombreuses applications de listes de tâches à effectuer à utiliser pour une productivité maximale. Jetez un coup d’œil à cette liste d’applications de listes de choses à faire que vous pouvez envisager d’utiliser : 10 meilleures applications de liste de tâches pour garder une trace des choses

Le bilan

Si vous avez toujours du mal à accomplir les tâches quotidiennes figurant sur votre liste de choses à faire, veillez à analyser les raisons de cette situation. Le cas échéant, ne vous culpabilisez pas de ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Personne n’est parfait et nous pouvons apprendre de nos erreurs.

Il faut un peu de pratique pour créer une bonne liste de tâches. Cependant, une fois que vous aurez appris à assembler toutes les pièces du puzzle, les choses se présenteront beaucoup mieux et vous serez plus productif dans l’ensemble.