Les feuilles de calcul sont très répandues dans le monde des affaires. Si vous travaillez dans le domaine de l’argent, des finances, des affaires ou dans un domaine similaire, il est probable que vous utilisiez une feuille de calcul. Les militaires s’en servent même pour suivre les approvisionnements. Étant donné le nombre de personnes qui utilisent des feuilles de calcul dans de nombreux secteurs d’activité, on pourrait penser que les erreurs sont nombreuses. C’est faux ! Voici dix erreurs courantes que vous avez probablement déjà commises.
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1. Erreurs de logique dans les feuilles de calcul
Les feuilles de calcul sont notoirement strictes en ce qui concerne l’ordre des opérations. Si vous ne saisissez pas correctement vos équations et vos formules, vous obtiendrez des résultats mathématiques erronés, ce qui peut détruire toute une feuille de calcul. Heureusement, il existe un moyen d’y remédier : il suffit d’utiliser davantage de parenthèses. Mettez-y des parties de vos équations afin d’obtenir l’effet désiré.
2. Mauvaise utilisation des fonctions intégrées
Une seule lettre erronée dans une fonction peut en modifier toute la signification. Par exemple, la fonction MOYENNE ignore toutes les entrées de texte et les entrées erronées. AVERAGEA convertit toutes les entrées de texte et les entrées erronées en zéro. Cette seule lettre peut totalement modifier les perspectives et les valeurs de votre feuille de calcul. Pendant des années, des entreprises ont utilisé des fonctions à mauvais escient et des valeurs erronées dans leurs feuilles de calcul, ce qui a entraîné des dommages se chiffrant en millions de dollars. Si vous utilisez une fonction, vérifiez que vous utilisez les bonnes.
3. Ne pas copier toutes les cellules dont vous avez besoin
Lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul, vous êtes souvent amené à faire des copier-coller. Il est très fréquent que les personnes ne sélectionnent pas toutes les cellules qu’elles doivent copier et coller dans le classeur suivant. Si vous ne le faites pas, vous aurez des informations manquantes. Cette situation peut entraîner de nombreux problèmes si elle n’est pas détectée. Comme les feuilles de calcul peuvent devenir ridiculement grandes, c’est plus difficile qu’il n’y paraît. Si vous avez 15 ans d’historique financier et que vous n’en copiez que 10 ans, vous risquez de ne pas vous en apercevoir tout de suite.
4. Séparer les cellules de saisie des cellules de formule
Les cellules de formule et les cellules de saisie de données ne devraient jamais se trouver à proximité l’une de l’autre. La raison en est relativement simple. Si vous mettez dans les cellules de formule des valeurs qui sont censées se trouver dans les cellules de saisie de données et vice versa, vous pouvez gravement perturber votre comptabilité. Lorsque vous les séparez, vous courez peu de risques de mélanger les deux, ce qui satisfait vos livres et vos patrons.
5. N’épargnez que lorsque vous en avez besoin
Celle-ci semble étrange, mais elle est vraie. Vous ne devez épargner que lorsque vous en avez besoin. Ce conseil va à l’encontre de celui qui consiste à épargner fréquemment. Voici pourquoi vous ne devez épargner que lorsque c’est nécessaire. En supposant que vous n’ayez pas fait d’erreur jusqu’au moment où vous avez ouvert une feuille de calcul sauvegardée, vous avez terminé le projet avec une feuille de calcul sans erreur. Si vous faites une erreur et que vous la sauvegardez plusieurs fois, votre erreur est sauvegardée et vous ne pourrez pas récupérer votre copie parfaite plus tard. C’est pourquoi vous ne devez enregistrer que lorsque vous savez que ce que vous venez de faire est correct.
6. Créez de nouvelles feuilles de calcul si vous souhaitez expérimenter.
Si vous voulez jouer avec vos feuilles de calcul, faites-en une copie et modifiez-la. Vous ne devez jamais modifier vos feuilles de calcul principales, car vous pourriez perdre votre copie originale en cas de sauvegarde accidentelle. Pour éviter ce qui pourrait être une erreur cataclysmique, faites-vous une faveur et conservez des copies.
7. Donner un nom de plage aux nouvelles cellules
Les noms de plage peuvent vous aider à organiser votre travail. Vous pouvez trier par nom de plage et cela vous aide à trouver des informations plus rapidement. Si vous créez de nouvelles cellules, il est logique de leur attribuer un nom de plage. Le fait de ne pas donner de nom de plage aux nouvelles cellules peut limiter la façon dont elles sont triées et recherchées, ce qui peut les rendre difficiles à trouver. Vous seriez surpris du nombre de personnes qui ajoutent de nouvelles cellules à une énorme feuille de calcul sans leur donner de nom de plage. Cela rend la feuille de calcul encombrée et plus difficile à utiliser.
8. Supprimer les noms de plage lorsque vous supprimez toutes ses cellules
Vous devez également supprimer les noms des plages lorsque vous supprimez toutes leurs cellules, et ce pour les mêmes raisons que celles évoquées au point 7. Lorsque vous apportez des modifications importantes à votre feuille de calcul, vous devez mettre à jour tout ce qui entoure la modification afin de garantir une documentation correcte. Si vous ne le faites pas, d’autres personnes risquent de saisir à nouveau des informations qui étaient censées être supprimées et cela peut également entraver des opérations telles que la recherche et le tri.
9. Vérifiez vos calculs
Cette erreur semble évidente, mais elle est absolument essentielle. Une société du nom de Fidelity a un jour vu ses comptes perturbés de 2,6 milliards de dollars à cause d’un stupide signe moins. Vous pouvez imaginer l’effet que cela a eu sur les investisseurs et les dirigeants de l’entreprise. Un soir de fatigue, vous tapez accidentellement sur le signe moins et vous pouvez faire croire que votre entreprise a gagné 1,3 milliard de dollars de plus qu’elle n’en a gagné en réalité. Veillez à vérifier les opérations arithmétiques les plus élémentaires que vous effectuez.
10. Demandez à quelqu’un de revérifier votre travail
La plupart des erreurs les plus importantes commises dans le monde des feuilles de calcul sont dues au fait que les gens ne vérifient pas leur travail. Cette erreur est ensuite transmise à la chaîne de commandement sans que personne ne vérifie sérieusement le travail des autres, ce qui peut entraîner d’horribles problèmes. Si vous travaillez avec des feuilles de calcul, vous devriez trouver quelqu’un pour vérifier les vôtres de temps en temps afin de vous assurer que les chiffres s’additionnent. Si vous êtes responsable de personnes qui travaillent sur des feuilles de calcul, vous devriez vérifier leur travail plus souvent. Selon un article datant de 2013, 88 % des feuilles de calcul contiennent une erreur. Ce chiffre n’est pas très prometteur.
En fin de compte, il s’agit simplement d’être attentif. Lorsque vos yeux fixent des chiffres minuscules dans des blocs minuscules toute la journée, ils commencent forcément à rater des choses. Veillez à vous éloigner de l’ordinateur de temps en temps et à donner une pause à vos yeux et à votre cerveau. Les feuilles de calcul sont formidables, mais elles sont aussi très fastidieuses et il est très facile de faire une erreur si l’on n’est pas attentif.
Crédit photo : Sunoray via sunoray.com