Récemment, la messagerie instantanée était considérée comme un outil de communication pour les activités personnelles, mais elle a commencé à améliorer les organisations commerciales partout dans le monde. Les employés peuvent utiliser la messagerie instantanée d’entreprise pour communiquer entre eux sans décrocher le téléphone ni quitter leur bureau. Si votre entreprise n’a pas encore adopté l’utilisation des systèmes de messagerie instantanée d’entreprise, le moment est peut-être venu d’examiner les avantages et les inconvénients qu’ils offrent à vos travailleurs.
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Lorsque je parle de « messagerie instantanée d’entreprise », je ne parle pas seulement des applications de messagerie instantanée que les gens utilisent dans leur vie quotidienne, comme Google Hangouts, Yahoo Messenger, Snapchat, Facebook Messenger, ou d’autres plateformes sociales que les individus ont en tant qu’applications sur leurs appareils mobiles et leurs tablettes. La messagerie instantanée d’entreprise (EIM) est encore meilleure que ces applications.
L’EIM combine les fonctionnalités et les capacités du client dans les systèmes de messagerie instantanée, telles que la connectivité instantanée et le support indépendant de la plateforme, ce qui sécurise les exigences de votre environnement professionnel. Il ne s’agit pas d’une application grand public, elle est donc propre à votre entreprise ; vous pouvez suivre la messagerie au sein de l’entreprise et utiliser des contrôles administratifs pour bloquer les contenus inappropriés.
Quels sont les avantages de la messagerie instantanée d’entreprise pour les entreprises ? Pour répondre à cette question, il convient de connaître les avantages et la valeur ajoutée qu’elle apportera à votre entreprise. Les avantages peuvent prendre la forme d’une amélioration des moyens de communication, mais il existe également d’autres avantages pour votre organisation qu’il convient de noter.
1. Avantages en termes de productivité
Tout d’abord, la messagerie instantanée d’entreprise contribue à stimuler la productivité des travailleurs en améliorant leur communication et en facilitant leur mise en relation. Un système de messagerie instantanée d’entreprise performant permet à chaque travailleur de disposer d’une application de messagerie instantanée à son bureau ou à son poste de travail.
Lorsque vos employés ont des questions et ont besoin d’une clarification rapide, ils n’ont pas besoin de passer un appel téléphonique, de laisser un message vocal ou d’envoyer un courrier électronique et d’attendre une réponse. La messagerie instantanée est une conversation instantanée, une connexion directe avec d’autres employés.
L’EIM peut indiquer quand les employés sont moins occupés, ou si quelqu’un s’est éloigné de son bureau ; une autre fonction offre la possibilité de partager du contenu avec des collègues. Vous pouvez même partager votre écran, ce qui permet à quelqu’un d’autre de voir votre bureau ou une application particulière. Cette fonction est très utile lorsque vous travaillez en groupe ou lorsque vous avez besoin d’aide pour un travail en cours.
2. Avantages en matière de mobilité et d’accessibilité
Certains systèmes de messagerie instantanée d’entreprise sont également mobiles, ce qui offre souplesse et accessibilité aux travailleurs qui quittent le bureau. Différents logiciels EIM permettent aux messageries instantanées d’exister sur de nombreuses plateformes, c’est-à-dire que les employés peuvent accéder au système de messagerie instantanée depuis leur téléphone portable comme depuis leur bureau, et même depuis une page web. Ainsi, par exemple, si un client ou un travailleur est retenu à l’aéroport, il peut envoyer des messages instantanés rapides pour répondre à ses questions ou avertir les autres de son retard.
3. Avantages pour les clients
Dans certaines entreprises, la plate-forme de messagerie instantanée peut être fédérée ; vous pouvez facilement mettre à jour votre statut et envoyer des messages instantanés aux personnes de votre entreprise, y compris vos clients. Les applications basées sur le web permettent aux clients de communiquer avec les membres du service clientèle par l’intermédiaire de programmes de chat et de vidéoconférences. Cela permet à vos clients de résoudre leurs problèmes instantanément et au service clientèle d’obtenir un retour d’information rapide sur les produits et les services.
4. Avantages du contrôle de la qualité
Au lieu d’utiliser la messagerie grand public, il est conseillé d’adopter l’application de messagerie instantanée d’entreprise, qui dispose de fonctions d’audit et de contrôle administratif. Pour le contrôle de la qualité ou la résolution d’autres problèmes, les gestionnaires et les utilisateurs peuvent utiliser les fonctions d’audit pour consulter les journaux de discussion et vérifier les messages qui se trouvent dans les bases de données internes et externes du système de messagerie instantanée d’entreprise.
La consultation d’un fournisseur de services technologiques vous aidera à vérifier vos besoins et vos capacités de participation.
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