Si vous êtes comme la plupart des gens, vous commencez chaque journée avec une liste de tâches à accomplir. Au fur et à mesure que la journée avance, vous cochez des éléments et en ajoutez d’autres. Êtes-vous productif ou ne faites-vous que vous occuper ? Examinez cette liste de contrôle pour le savoir.
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1. Planifier des réunions pour en organiser d’autres
Les réunions peuvent être terribles. Elles aboutissent rarement à des progrès réels et, le plus souvent, les participants repartent plus confus qu’ils ne l’étaient en arrivant. Organiser des réunions est une chose, mais organiser des réunions pour en organiser d’autres est une perte de temps. Lorsque vous perdez du temps, vous n’êtes pas productif et vous n’accomplissez pas votre travail.
2. L’édition à outrance
Vous recevez un courriel vous demandant de revoir un projet ou d’ajouter des détails à un document. Que faites-vous ? De nombreuses personnes perdent un temps excessif à trop modifier leurs documents. C’est particulièrement le cas pour les courriels, les documents et les feuilles de calcul. Il est probable que ces documents ne seront pas vus par le grand public, alors pourquoi perdez-vous autant de temps à mettre les points sur les « i » et les barres sur les « t » ?
3. Accumuler plus que ce que l’on peut supporter
Les patrons adorent donner à leurs employés plus de travail qu’ils ne peuvent en assumer. Ils le font parce qu’ils veulent avoir l’impression d’en avoir pour leur argent. Ils ne tiennent pas compte du fait que vous faites le travail de plusieurs personnes pour le prix d’une seule, et que vous vous gavez de café toute la journée pour tenir le rythme. Cette situation est improductive, car on ne travaille pas au mieux lorsqu’on est multitâche et qu’on se concentre sur plusieurs projets et tâches à la fois.
4. Planification des tâches pour les activités banales
Grâce aux smartphones et aux applications de rappel, il peut être extrêmement facile de se retrouver à planifier des tâches pour des activités banales, comme le moment de manger, d’appeler quelqu’un ou d’envoyer un courriel. Nombreux sont ceux qui pensent que cela favorise la productivité, alors qu’en réalité cela ne fait qu’engendrer de l’anxiété. Lorsque vous perdez du temps à planifier des tâches banales, vous n’êtes jamais en paix car votre cerveau est constamment concentré sur le prochain élément à cocher. Votre liste de choses à faire ne s’arrête jamais, ce qui vous maintient dans un cercle vicieux d’occupation.
5. Paralysie de l’analyse
Comment vous sentez-vous lorsque vous avez terminé un projet ou une tâche ? Passez-vous à l’étape suivante ou restez-vous assis à ressasser le passé ? C’est ce qu’on appelle la paralysie analytique, c’est-à-dire le processus qui consiste à analyser à l’excès le travail effectué précédemment et à réfléchir au résultat. Que faites-vous pour vous sentir mieux ? Vous créez du travail occupé qui est en quelque sorte lié au travail que vous avez déjà accompli. Vous espérez qu’en créant des éléments supplémentaires au travail que vous avez effectué, vous vous rachèterez si vous échouez. C’est une perte de temps et ce n’est pas productif. Arrêtez de faire cela.
6. Surcharge de courriels
La gestion du courrier électronique peut ressembler à un orage dispersé, car de temps en temps, on est trempé. Le problème disparaît, puis revient quelques heures plus tard. C’est ainsi et il n’y a rien à faire. Le problème survient lorsque vous êtes rivé à votre boîte de réception, anticipant la prochaine fenêtre contextuelle, l’alerte ou le message entrant. Répondre aux courriels peut devenir un travail prenant qui vous empêche d’accomplir des tâches plus importantes.
7. Constamment occupé
Êtes-vous constamment occupé ? Si c’est le cas, vous devez réorganiser votre journée pour trouver un équilibre. Personne ne devrait être débordé en permanence. Les gens sont parfois surchargés de travail et sous-payés. Je comprends cela. Vous avez probablement une liste similaire de tâches à accomplir chaque jour, qui occupent la majeure partie, voire la totalité, de votre journée de travail. Mais quelle est la part de ce que vous faites quotidiennement qui est réellement nécessaire ? Quelle est la part de travail réel et quelle est la part d’occupation ? Identifiez le travail qui a du sens et qui vous aide à atteindre les objectifs de votre entreprise – oubliez tout le reste.
Crédit photo : caféine, calcul, informatique/Ryan Ritchie via flickr.com