Si vous travaillez sur un projet de grande envergure, l’ampleur des différentes tâches que vous êtes censé accomplir dans les délais impartis peut vous donner l’impression d’être submergé. Ce sentiment vous empêche de progresser, car il nuit à votre moral et vous donne l’impression que votre projet est impossible à mener à bien. Lorsque vous commencez à penser qu’un projet est impossible à réaliser, vous commencez à procrastiner…
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Avez-vous pensé à diviser les missions importantes en tâches plus faciles à gérer ?
De la même manière que vous consommez un grand repas par petites bouchées, vous pouvez travailler sur n’importe quelle tâche, quelle que soit sa complexité ou sa longueur, à condition de la décomposer. Une fois que vous l’avez fait, vous pouvez facilement vous attaquer à ces éléments. Au lieu de vous concentrer sur l’ensemble du projet, concentrez-vous sur ce que vous pouvez faire dès maintenant pour progresser.
Apprendre l’art de décomposer un projet améliorera votre productivité et vos performances sur le lieu de travail[1].
Comment décomposer les tâches importantes
Avant de songer à décomposer les tâches en éléments plus petits, vous devez connaître la définition d’une tâche. Bien que cela puisse sembler évident, vous ne pouvez pas créer un plan solide si vous ne savez pas ce qu’est une tâche.
Puisque vous devez définir les grandes lignes de vos tâches, la difficulté réside dans la manière dont vous les divisez. La façon dont vous découpez un projet en plusieurs tâches est déterminée par la durée que vous souhaitez leur donner.
Par exemple, vous pouvez définir « Écrire un courriel » comme une tâche. Toutefois, vous pouvez la subdiviser en plusieurs étapes, par exemple « Écrire un courriel à George au sujet des échéances du projet ».
« Écrire un courriel » n’est pas suffisant pour constituer une tâche. En revanche, quelque chose comme « Terminer une présentation » est une tâche importante qui doit être décomposée.
La méthode du rembobinage et de la réduction
Si vous avez déjà essayé de décomposer des tâches pour améliorer votre productivité et vos performances, vous avez probablement réalisé qu’il existe de nombreuses méthodes qui vous aideront à apprendre à décomposer des tâches. Si la plupart de ces méthodes sont efficaces, toutes ne sont pas idéales pour vous.
La méthode « Rewind And Reduce » est idéale pour les personnes qui souhaitent augmenter leur productivité et atteindre leurs objectifs les plus ambitieux. Cette méthode permet non seulement de décomposer systématiquement un projet, mais aussi de fixer des délais réalisables que vous pouvez atteindre en toute confiance et de manière cohérente.
Une fois que vous vous serez habitué à ce système, vous ne penserez plus à d’autres façons de décomposer les tâches et d’augmenter votre productivité.
Voici un exemple clair qui démontre les avantages de la méthode de rembobinage et de réduction :
Avant que l’un de nos cadres n’essaie la méthode « Rewind and Reduce », il mettait 8 heures pour terminer une présentation de travail.
Une semaine après avoir essayé cette stratégie…
- Il a terminé la préparation d’une présentation en deux heures.
- Son niveau de stress a baissé.
- Il était capable d’accomplir plus de choses au travail sans avoir à se battre.
Pour comprendre comment utiliser les méthodes de rembobinage et de réduction, nous devons examiner les différentes étapes à suivre :
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Étape 1. Rembobiner
La première étape de notre technique consiste à revenir en arrière. Il s’agit de commencer par la fin, en prenant l’objectif final et en travaillant à rebours. Cet exercice vous aidera à identifier les principales étapes et à terminer votre projet dans les temps.
Chaque projet a un objectif. Il peut s’agir de générer davantage de ventes, d’améliorer les opérations commerciales, de réduire les frais généraux ou d’accroître la satisfaction des clients, pour n’en citer que quelques-uns. Connaître l’objectif de votre projet vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester en phase et d’accroître votre productivité.
Dans une étude scientifique, 162 participants ont été invités à effectuer un test de coordination œil-main. Les chercheurs ont constaté qu’il existait un lien entre la spécificité des objectifs et le niveau de performance. Ils ont constaté que les personnes qui se fixent des objectifs précis ont tendance à avoir des niveaux de productivité plus élevés[2].
L’objectif du projet doit définir les résultats afin de vous donner une direction. Fixer des objectifs clairs et travailler à rebours vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’énergie à long terme.
Par exemple, disons que je prévois de faire une présentation sur la stratégie globale de l’organisation.
En travaillant à rebours, j’ai identifié quelques étapes importantes :
- Connaître son public
- Faire un brainstorming et trouver un bon sujet
- Planifier ma présentation
- Faire des recherches approfondies pour trouver des sources d’information importantes
- Créer des diapositives de présentation claires
- S’entraîner à la présentation
Étape 2. Réduire
La première étape vous a permis d’identifier les principales étapes sur lesquelles vous devez vous concentrer pour mener à bien votre projet. La deuxième étape est la réduction. Vous devez décomposer chaque étape en actions de taille réduite. La taille des actions signifie qu’elles sont axées sur un objectif spécifique et que vous pouvez les terminer en moins d’une heure.
Ensuite, estimez le temps que vous consacrerez à chaque tâche. Plus la tâche est petite, plus il est facile et précis de l’estimer.
Étape 3. Résumer
Enfin, la troisième étape consiste à additionner toutes vos estimations pour chaque étape afin d’obtenir un calendrier relativement précis. Pour revenir à l’exemple actuel, disons que mon délai est fixé à la fin du vendredi et que je ne peux consacrer qu’une heure par jour à mon travail.
- Planifier ma présentation et trouver un angle de présentation approprié – 1 heure
- Faire des recherches approfondies pour trouver des sources d’information importantes – 1 heure
- Créer des diapositives de présentation claires – 1 heure
- Pratique de la présentation – 30 minutes
Durée totale estimée – 3,5 heures
Cela signifie que je dois commencer à travailler sur le projet mardi (au plus tard) pour le terminer vendredi sans stress. Plutôt facile, non ?
La méthode « Rewind and Reduce » n’est pas une simple stratégie – c’est l’un des éléments clés de la solution unique de gestion du temps de LifeHack, appelée » Time Flow System » (système de gestion du temps).
Le système d’écoulement du temps
Le système Time Flow est une méthode pratique de gestion du temps qui permet de ne pas perdre de vue les objectifs généraux tout en s’adaptant à des emplois du temps en constante évolution.
Tout d’abord, examinons les étoiles polaires du système Time Flow.
Étoiles du Nord
Que sont les étoiles du Nord ? Ce sont des moments importants de la vie, des phases ou des réalisations que vous désirez profondément. Elles vous guident et vous indiquent la voie à suivre.
Leur rôle est d’offrir une voie claire et un but à atteindre.
De ces étoiles polaires découlent les initiatives.
Initiatives
Considérez les initiatives comme des moteurs de progrès. Elles mettent l’accent sur une étape particulière et ouvrent la voie à des plans et des actions visant à atteindre un objectif clair et mesurable.
Ils sont le plan d’action, offrant des étapes structurées et réalisables. Ils posent constamment la question suivante : « Est-ce que cela correspond à mon étoile polaire ? »
Il ne s’agit pas seulement de cocher une liste. Le simple fait de cocher des tâches peut donner un sentiment trompeur d’accomplissement.
À suivre : Blocs d’attention.
Blocs Focus
Si les initiatives esquissent le plan, les blocs d’action sont le point de rencontre entre le caoutchouc et la route. Ils constituent le rythme cardiaque du progrès, établissant votre base de référence pour l’action.
Leur principale mission ? Assurer une exécution concentrée et ciblée.
Un bloc Focus comprend deux éléments de base :
- La tâche spécifique à accomplir.
- Le temps qui lui est imparti.
Elles ne sont jamais imprévues. Lorsqu’une tâche se retrouve dans un bloc Focus, c’est après avoir été mûrement réfléchie, classée et examinée.
Chaque bloc d’attention a un objectif. Il s’agit moins de quantité que de qualité.
Votre progression est liée à ces blocs de concentration. Plus vous vous y plongez, plus vous progressez, et naturellement, l’inverse est vrai.
Ils dictent également votre rythme, en équilibrant l’urgence de progresser et le temps imparti.
En épluchant les couches, vous découvrirez que la méthode « Rewind and Reduce » est en résonance avec l’essence même du système Time Flow. Elle favorise une vision finale claire, divise de vastes objectifs en segments digestes, puis incite à l’action.
Pour en savoir plus sur le système Time Flow, cliquez ici.
Conclusion
Les grands projets peuvent prendre des semaines, des mois, voire des années. Il n’y a rien de plus frustrant que d’investir beaucoup de temps et d’énergie dans un projet pour se rendre compte ensuite que l’on n’est pas sur la bonne voie. C’est pourquoi vous devez utiliser la méthode « Rewind and Reduce » (rembobiner et réduire) pour diviser un projet énorme en parties plus petites.
Lorsqu’il s’agit de se sentir dépassé par de grands projets, le concept de décomposition en tâches gérables fonctionne pour tout le monde. Si vous avez tendance à procrastiner, il est très utile d’apprendre à décomposer un projet en tâches.