Vous êtes déterminé à terminer la tâche qui vous incombe quand soudain quelque chose surgit – un « ping » ! – de votre messagerie électronique, une fringale, ou même un collègue qui passe la tête pour vous raconter une petite anecdote de bureau.
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Lorsque vous vous recentrez enfin, vous avez perdu cinq minutes, quinze minutes, voire une heure. Vous n’arrivez pas à retrouver l’endroit où vous vous étiez arrêté ni à comprendre pourquoi vous vous êtes égaré. Vous voulez simplement vous concentrer davantage et faire avancer les choses !
Heureusement, vous n’êtes pas le seul à être confronté à ce problème. Il existe de nombreux conseils pour rester concentré au travail. Nous vous montrons ici comment appliquer facilement les conseils les plus efficaces.
21 façons de rester concentré au travail
Pour être stratégique dans votre approche de la concentration au travail, vous devez d’abord identifier les causes de votre incapacité à vous concentrer.
Il convient de se demander si la cause est mineure, par exemple si vous passez une mauvaise journée ou si vous avez du mal à vous concentrer en raison d’un problème sous-jacent plus grave.
Voici quelques raisons courantes pour lesquelles les gens n’arrivent pas à se concentrer au travail :[1]
- Manque de sommeil
- Mode de vie stressant
- Ennui
- TDAH
- Insomnie
- Dépression
- Anxiété
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous perdez votre concentration au travail. Toutefois, ne vous inquiétez pas si vous n’arrivez pas à déterminer avec précision la cause de votre manque de concentration sur une tâche donnée.
Prendre le temps de réfléchir à ce qui peut être à l’origine de votre manque de concentration peut vous aider à résoudre les problèmes sous-jacents. Une fois que vous l’aurez fait, la décision de rester concentré au travail sera entre vos mains.
Lorsque vous savez quelle est la cause de votre incapacité à vous concentrer sur votre travail, il s’agit de trouver les bonnes techniques et de les appliquer efficacement.
Voici 21 façons de se concentrer au travail :
1. Connaître les éléments déclencheurs
La probabilité d’être distrait est directement liée à l’importance de l’attraction exercée sur notre attention. Une meilleure observation de soi et une introspection profonde vous aident à identifier vos limites.
Il existe trois indices pour lesquels vous devez fixer des limites ou vous sensibiliser lorsque vos limites sont dépassées :
- Malaise
- Le ressentiment
- Culpabilité
Vous ne pouvez pas toujours éviter toutes les distractions, mais si vous êtes conscient de vos faiblesses, vous avez plus de chances de mettre en place les bons systèmes pour réduire l’exposition aux distractions.
La première étape pour fixer des limites consiste à connaître vos déclencheurs et vos limites – sont-elles mentales, émotionnelles, physiques ou spirituelles ?
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Une fois que vous avez identifié vos déclencheurs, vous pouvez fixer des limites saines pour vous permettre de faire ce que vous voulez. Les limites servent de cadre pour concentrer vos efforts et exploiter votre énergie de manière à ce que vous puissiez donner le meilleur de vous-même.
Gardez à l’esprit que vos limites sont les vôtres, et qu’elles seront donc probablement différentes de celles des autres.
Notre incapacité à fixer des limites résulte de notre peur d’offenser ceux qui nous entourent. Cependant, au-delà de votre propre culpabilité, vous n’avez guère d’obligation d’être immédiatement disponible pour tout le monde, tout le temps. Une fois que vous avez fixé des limites, respectez-les.
Pour en savoir plus, cliquez ici : 6 étapes pour établir des limites saines et équilibrées.
2. Communiquer ses limites
Demandez (gentiment) à vos collègues de ne pas vous distraire pendant que vous travaillez.
Une fois que vous avez mis en place votre système de travail personnel qui vous permet de donner le meilleur de vous-même, veillez à en informer les autres. Cela augmentera les chances que vos collègues vous laissent vous concentrer sur votre travail pendant les heures que vous réservez aux tâches importantes.
En revanche, lorsque les collègues de travail savent que vous êtes en « temps libre », ils posent des questions et discutent pendant ces périodes.
3. Éliminer les distractions numériques
Si vous êtes comme la plupart des travailleurs, vous ne passez pas toutes vos heures de travail à faire du vrai travail. Soyez honnête. Pendant les périodes d’accalmie, la tentation de surfer sur Internet ou de vérifier deux fois vos notifications peut être forte. Supprimez toutes les distractions numériques et récompensez-vous plus tard.
4. Faites en sorte que votre ordinateur ne soit pas une source de distraction
Ceci est très important pour les personnes qui travaillent toujours sur leur ordinateur. Les distractions permanentes sur votre ordinateur de travail réduiront votre capacité à vous concentrer à volonté.
Comment faire pour que votre ordinateur ne soit pas une source de distraction ?
5. Repenser l’utilisation du courrier électronique
Les courriels peuvent être extrêmement distrayants. En gardant nos courriels ouverts, nous pensons que nous sommes davantage en contact avec les autres. Cependant, il n’est pas nécessaire de vérifier souvent nos courriels.
Le professionnel moyen passe 28 % de sa journée de travail à consulter des courriels et à y répondre[2].
En cas d’urgence, le courrier électronique n’est pas la première méthode de contact. Les gens vous appelleront plutôt.
Que pouvez-vous faire pour éviter de consulter constamment votre courrier électronique ?
Selon l’entreprise pour laquelle vous travaillez et votre rôle spécifique, il est fort probable que vous receviez quotidiennement un flux constant de courriels de l’entreprise. Soyons réalistes : vous en recevez beaucoup. Il s’agit probablement d’un mélange de correspondance personnelle et professionnelle, de promotions et de mises à jour de vos sites, et sans aucun doute de spam.
Une autre stratégie de courrier électronique que vous pouvez appliquer est la méthode de polarisation Inbox Zero.
Inventé par Merlin Mann, propriétaire de 43 Folders, Inbox Zero vous aidera à consacrer des plages de temps spécifiques à la lecture et à la réponse aux courriels, afin qu’ils ne prennent pas le dessus sur votre journée.
Voici quelques éléments de la vision originale de Mann sur la boîte de réception zéro :
- Gardez votre application de messagerie fermée pendant la majeure partie de la journée.
- Lorsque vous traitez des courriers électroniques, suivez le principe suivant : supprimer, déléguer, répondre, différer ou faire.
- Répondre immédiatement aux messages qui peuvent être traités en deux minutes ou moins.
6. Réimaginez l’utilisation de votre téléphone
Tous les appels ne concernent pas le cambriolage de votre appartement ou la situation précaire d’un proche. Éteignez donc votre téléphone portable ou mettez-le en mode silencieux pendant les heures où vous devez consacrer toute votre attention à votre travail. Vous pouvez également choisir d’activer le service de messagerie vocale.
Vous pouvez également demander à vos collègues de travail d’informer vos interlocuteurs que vous les rappellerez plus tard au lieu de toujours vous tapoter le dos ou de crier que vous avez un appel à tout moment.
Une fois que vous avez terminé votre travail, rappelez vos interlocuteurs précédents et expliquez-leur brièvement votre situation. Dans les deux minutes qui suivent, demandez-leur ce qui les préoccupe, notez-le et dites-leur que vous les rappellerez pour qu’ils prennent les mesures qui s’imposent. Préparez et écrivez tous les détails dont ils ont besoin, en gardant à l’esprit leurs éventuelles réflexions ultérieures sur la question. Rappelez-les ensuite et limitez toujours la conversation téléphonique à moins de trois minutes.
Être « invisible
Vous pouvez également définir le statut de votre messagerie instantanée pour indiquer que vous êtes « occupé » ou rester « invisible » pendant que vous travaillez pour rester concentré sur une tâche. Si vous continuez à recevoir des messages instantanés, désactivez simplement la notification ou le programme. Réactivez-la plus tard, lorsque votre tâche actuelle ne sera plus aussi urgente.
7. Rester à l’écart des médias sociaux
Il est souvent difficile de rester concentré au travail parce que la plupart des sites de socialisation proposent toujours quelque chose de nouveau, d’intéressant et de joyeux. Non seulement cela va à l’encontre de votre objectif de rester concentré au travail, mais il y a aussi beaucoup d’informations qui peuvent perturber inutilement votre esprit, comme le statut d’une amie qui parle de son chagrin d’amour ou d’une personne du travail qui a obtenu une augmentation de salaire.
Disciplinez-vous pour ne vous connecter que lorsque vous avez quelques minutes de libre. Cela vous aidera à utiliser efficacement votre temps pour vous concentrer sur votre travail.
8. Planifier méthodiquement chaque journée
Planifier méticuleusement chaque journée est la meilleure façon d’aborder un travail approfondi et l’une des meilleures stratégies pour rester concentré au travail. Elle impose des limites de temps, créant ainsi une saine « pression sur le temps ».
L’absence de plan ou d’horaire structuré est l’une des principales raisons pour lesquelles la plupart des gens se déconcentrent au cours d’une journée de travail.
Vous maîtriserez mieux votre temps lorsque vous planifierez chaque journée de travail, car vous saurez exactement ce que vous voulez accomplir et à quel moment.
L’approche du time-blocking (ou time boxing) vous responsabilise en allouant des périodes spécifiques pour des types de travail spécifiques.
Il existe différentes méthodes de découpage du temps, comme la thématisation des journées. Cette méthode consiste à consacrer chaque jour de la semaine à un thème spécifique au lieu de passer d’un type de travail à un autre ou d’un domaine de responsabilité à un autre au cours de la journée. Cette stratégie ne consiste pas à planifier une journée parfaite. Il s’agit de structurer votre journée de travail en vous obligeant à gérer votre temps de manière plus intentionnelle.
9. Dresser une liste quotidienne des choses à faire et la garder à portée de main
Il est toujours utile d’avoir sa liste de tâches à côté de son ordinateur, à un endroit bien visible de son espace de travail ou dans une application accessible. Découvrez ici « La bonne façon de dresser une liste de tâches et de faire avancer les choses« .
Rayez les tâches « terminées » lorsque vous les avez accomplies, vous aurez ainsi un sentiment d’accomplissement et de satisfaction.
10. Se concentrer sur de courtes périodes
La « technique Pomodoro », qui a fait ses preuves, est une stratégie clé pour améliorer votre concentration au travail. Elle permet de comprendre que se concentrer sur des tâches difficiles est à la fois efficace et fatigant. Vous pouvez la décomposer comme suit [3]
Comment appliquer la technique Pomodoro:
- Choisissez votre mission/travail à faire
- Régler la minuterie sur 25 minutes
- Travailler jusqu’à ce que le minuteur sonne
- Faire une pause de cinq minutes
- Faire des pauses plus longues (15 à 30 minutes) tous les quatre intervalles Pomodoro.
11. Hiérarchiser les tâches
La première heure de travail est celle où la plupart des gens sont productifs. Cela s’explique par le fait que toutes les énergies n’ont pas encore été dépensées. L’un des meilleurs conseils pour se concentrer au travail est de mettre à l’ordre du jour la tâche la plus exigeante et la plus difficile au cours de la première heure. Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches les plus urgentes.
Poursuivez avec les tâches moins urgentes et terminez par les tâches routinières qui vous ennuient.
12. Gardez la nourriture et les boissons près de vous
Boire de l’eau n’est pas seulement bon pour la santé, c’est aussi un moyen de se rafraîchir. Dès que vous ressentez les premiers signes de fatigue ou de faim, un verre d’eau peut les repousser. Vous pouvez alors terminer ce que vous êtes en train de faire et vous reposer plus tard.
En outre, tous les maux d’estomac ne sont pas des signes de faim, et boire un verre d’eau permet généralement d’y remédier.
Veillez simplement à avoir de l’eau à portée de main. Ainsi, vous resterez concentré sur votre travail au lieu de marcher jusqu’à la station d’eau et d’être la proie de distractions !
Les aliments susceptibles de calmer un estomac grincheux doivent également être à portée de main. Pour la même raison que vous consacrez 90 % de votre attention à votre travail, manger dans votre espace de travail ne vous exposera pas à des activités sans rapport avec votre travail. Essayez simplement de prendre des en-cas sains afin de rester énergique.
13. Monotâche
Selon le psychiatre Edward M. Hallowell, auteur de CrazyBusy : Overstretched, Overbooked, and About to Snap ! Strategies for Handling Your Fast-Paced Life (Stratégies pour gérer votre vie à un rythme effréné),
« Le multitâche consiste à passer d’une tâche à l’autre en succession rapide. Cela donne l’illusion que nous travaillons simultanément, mais ce n’est pas le cas. C’est comme jouer au tennis avec trois balles ».
Se concentrer sur une seule tâche
Lorsque nous nous concentrons sur plus d’une chose à la fois, nous avons tendance à mal les faire toutes. Les erreurs sont plus nombreuses et, par conséquent, nous devons nous corriger plus souvent[4].
14. Regroupement des tâches
Même si nous ne sommes pas capables de faire plusieurs choses à la fois, nous pouvons mener deux activités simultanément si elles font appel à des parties différentes de notre cerveau. C’est pourquoi nous pouvons conduire et écouter des podcasts en même temps et garder le contrôle de notre voiture – la conduite a été intériorisée.
Si le découpage ne permet pas d’accroître la concentration, il libère du temps que l’on peut consacrer à d’autres tâches. Une bonne gestion du temps permet d’en faire plus. Lorsque nous avons tant de choses à faire, il peut être décourageant de tout faire. Mais en fractionnant les activités, nous faisons d’une pierre deux coups.
15. Fixer des délais
La loi de Parkinson stipule que le travail s’étend pour remplir le temps imparti[5]. En termes simples, nous adaptons notre travail au temps dont nous disposons pour le mener à bien.
Ne vous laissez pas aller à remettre les choses à plus tard et attaquez-les de front. Combiné aux autres techniques et stratégies décrites dans cet article, vous serez en mesure d’aller au bout des choses.
16. Mettre des écouteurs
Dans la plupart des bureaux, divers sons peuvent s’avérer gênants, comme la cireuse, le chariot à courrier, les conversations entre collègues, les sonneries de téléphone et les bruits d’objets tombant sur le sol. Alors pourquoi ne pas bloquer les bruits gênants ?
Protégez-vous avec des écouteurs pour rester concentré au travail. Les écouteurs vous protégeront des bruits surprenants et de ceux qui vous font perdre la tête.
Choisir une musique adaptée
L’intérêt d’écouter de la musique en arrière-plan pendant que vous travaillez est de vous faciliter la tâche et de vous inspirer afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail. Pour certains, écouter de la musique fait monter l’adrénaline et leur permet de travailler avec plus d’énergie.
Mais tous les types de musique ne sont pas agréables pour tout le monde, et certains ne sont pas adaptés à l’humeur de chacun. Si vous souhaitez avoir des idées sur le type de musique à écouter, consultez cette rubrique Musique de productivité pour la concentration (listes de lecture recommandées).
17. Cultiver son meilleur espace de travail
De nombreuses personnes trouvent que le travail est physiquement pénible, même s’il est effectué en position assise la plupart du temps.
L’un des meilleurs conseils pour se concentrer au travail est de ne pas perdre un temps précieux et de ne pas se laisser distraire par l’inconfort. Procurez-vous une bonne chaise avec un bon soutien dorsal et veillez à ce que votre bureau ou votre table de travail soit bien structuré. Vous pourrez ainsi travailler pendant de nombreuses heures sans que votre corps et vos yeux ne soient fatigués.
Selon la science, le désordre perturbe notre attention et nous incite à effectuer plusieurs tâches à la fois. Cela entraîne une stimulation excessive et une perte de productivité[6].
Trop de choses à portée de main ou sur votre bureau peuvent s’avérer distrayantes. Pour rester concentré au travail, ne gardez sur votre bureau que les objets dont vous avez besoin et rangez le reste correctement, par exemple dans un tiroir ou sur une étagère.
Prévoyez un espace pour la nourriture et les boissons, votre sac à main et d’autres objets personnels. Mais mettez-les à portée de main pour pouvoir prendre une boisson sans perdre de vue ce que vous êtes en train de faire.
18. Changer les choses
Même en éliminant toutes les distractions gênantes et en se mettant le plus à l’aise possible, il arrive que l’on se retrouve bloqué. C’est dans ces moments-là que l’on a besoin de changer d’air. Il ne sert à rien de s’acharner sur un cheval mort.
Faites le vide dans votre esprit en faisant quelque chose de complètement différent. Cette respiration donnera à votre esprit le temps de se réinitialiser. Jouer à un jeu vidéo, lire un livre ou faire quelque chose de complètement différent de ce que vous faites habituellement peut fonctionner. Il est étonnant de constater à quel point nous pouvons améliorer notre concentration en changeant simplement d’activité.
Aller à l’extérieur
Une petite promenade favorise un état d’esprit détendu et augmente les chances de revenir sur le problème et d’envisager de nouvelles façons de l’aborder.
En outre, de nombreuses recherches nous rappellent les conséquences d’une trop grande assise. Un article récent cite le comportement sédentaire comme un nouveau problème de santé [7]
19. Être bienveillant envers soi-même
Vous avez probablement remarqué que vous êtes extrêmement critique à l’égard des petites choses. Elles nous occupent l’esprit et nous empêchent d’essayer à nouveau parce qu’elles sont très faciles à croire.
Si nous sommes plus gentils avec nous-mêmes, nous passerons moins de temps à nous critiquer pour de simples erreurs.
20. Trouvez toujours le plaisir dans ce que vous faites
Avant d’entreprendre quoi que ce soit, demandez-vous pourquoi vous devriez le faire. Ensuite, trouvez des moyens pour que la tâche devienne amusante, en laissant votre créativité et votre imagination jouer dans le processus. Ne vous cantonnez pas aux limites de la production « approuvée » ; ouvrez vos options à des idées nouvelles et amusantes.
Lorsque vous créez quelque chose qui vous est propre, vous avez plus de chances de rester concentré au travail.
21. Méditer
La méditation vous aide à accomplir des tâches plus rapidement et avec plus de régularité. Prendre dix minutes pour méditer peut faire des miracles. Elle vous permet de rester calme et détendu et, à bien des égards, vous redonne de l’énergie lorsque vous vous sentez épuisé mentalement et physiquement[8].
Le bilan
Au travail, nous sommes toujours entourés d’événements et de personnes qui nous coupent l’herbe sous le pied et affectent notre capacité de concentration. En nous tenant consciemment à l’écart de ces distractions, nous pouvons rester plus concentrés au travail et obtenir de meilleurs résultats.