Vous détestez absolument l’échec ? Vous avez de la chance car, aujourd’hui, vous allez apprendre l’art de faire face à l’échec dans votre vie professionnelle. Ce tour de magie s’appelle la délégation de pouvoir.

L’échec est souvent le résultat d’une charge excessive. Lorsque l’on prend plus que ce que l’on peut gérer, on est incapable d’être performant, même si l’on dispose de l’expertise nécessaire pour le faire parfaitement. C’est démotivant, c’est une perte de temps et c’est extrêmement ennuyeux.

Examinons de plus près la délégation d’ autorité pour savoir comment en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce qu’une délégation de pouvoir ?

Déléguer l’autorité n’est ni de la magie ni de la science-fiction. C’est exactement ce que cela signifie : la division de la charge de travail et la distribution du pouvoir.

C’est là que la plupart des supérieurs s’inquiètent. Ils comprennent mal l’idée et pensent que la distribution leur enlèvera leur autorité.

Cependant, la division et la répartition de l’autorité reviennent à donner à l’ensemble de l’équipe l’autonomie sur son propre travail, mais leur contrôle est limité à cela.

Le supérieur a toujours la suprématie sur tous les employés.

La délégation de pouvoirs minimise la charge de travail du supérieur. Ce travail est décomposé en tâches plus petites et réparti au sein d’une équipe afin que chaque membre travaille simultanément pour terminer le projet dans un délai plus court.

3 éléments de la délégation d’autorité

La délégation de pouvoir comporte trois éléments :

1. Attribution des responsabilités

Il s’agit de la première étape du processus. Une personne responsable, telle qu’un manager ou un chef d’équipe, assigne à d’autres membres de l’équipe certaines tâches qui doivent être accomplies dans un délai donné. Bien entendu, cela n’est possible que si le supérieur a plus de contrôle et d’autorité sur l’environnement de travail que les subordonnés.

2. Autorité chargée de l’octroi

L’étape suivante consiste à donner aux subordonnés suffisamment d’autorité et de responsabilité pour qu’ils puissent accomplir la tâche et agir de manière indépendante.

Supposons que vous soyez un supérieur hiérarchique qui a chargé une personne de son équipe d’effectuer une certaine tâche. Cette mission vous sera inutile si le subordonné doit venir vous voir à chaque étape pour obtenir l’autorisation et les signatures nécessaires à l’accomplissement de la tâche qui lui a été confiée.

Si vous ne donnez pas d’autorité, vous ne déléguez pas. Au contraire, vous ne faites qu’assigner une tâche, ce qui ne vous apportera aucun avantage.

En outre, l’octroi d’une autorité place le subordonné en position de responsable. Cette personne est désormais chargée de faire ce qui lui a été confié, comme elle l’entend. C’est à elle de décider de la manière dont elle va surmonter les obstacles. En tant que supérieur hiérarchique, vous ne devez vous préoccuper que des résultats finaux.

3. Maintenir l’obligation de rendre compte

Il y a toujours un risque que certains membres de l’équipe n’agissent pas de manière responsable, en particulier lorsqu’ils ont été investis d’une autorité sur la tâche assignée. C’est pourquoi vous devez responsabiliser chaque employé ou membre de l’équipe au moyen de règles et de règlements.

Le supérieur doit toujours avoir le droit d’interroger la personne responsable sur sa tâche^[1]. Il est important de créer une culture de la responsabilité au sein d’une entreprise, et la responsabilité monte dans la hiérarchie d’un environnement de travail. Ne faites jamais preuve d’indulgence à cet égard si vous voulez garantir des résultats de qualité.

Cette étape consistant à donner et à recevoir un retour d’information contribue à améliorer considérablement l’éthique du travail à l’avenir^[2].

Pourquoi est-il important de déléguer des pouvoirs ?

Souvent, les supérieurs assument toutes les tâches parce qu’ils ont du mal à faire confiance à quelqu’un d’autre pour faire le travail aussi bien qu’ils le feraient eux-mêmes.

C’est une préoccupation légitime, qui peut vous empêcher de tirer le meilleur parti de la délégation d’autorité.

Mais ce risque s’accompagne d’une longue liste d’avantages. Il est en effet important de déléguer l’autorité pour le bien de votre organisation et de votre équipe.

Les supérieurs peuvent être plus performants

L’avantage le plus important de la délégation d’autorité est que le manager divise l’autorité et obtient le temps nécessaire pour faire son travail.

En tant que superviseur, votre premier devoir est de maintenir le flux de votre équipe. En réduisant votre charge de travail et en disposant de plus de temps, vous pouvez prêter attention aux petits détails.

Les superviseurs ont ainsi le temps de se pencher sur les questions les plus importantes. En même temps, ils ont la possibilité de tester les membres de l’équipe les plus efficaces. En cas de problème, le délégataire dispose de suffisamment de temps dans son emploi du temps pour s’asseoir et trouver une solution.

Dans l’ensemble, cela permet au superviseur d’être plus efficace.

Les subordonnés apprennent au fur et à mesure

Avec un certain degré d’autorité entre leurs mains, les subordonnés commencent à se sentir utiles et importants. Ce sentiment est la voie la plus importante vers l’amélioration.

Lorsque vos subordonnés travaillent de manière indépendante, ils améliorent non seulement leurs compétences, mais aussi leurs performances. Comme ce sont eux qui ont le contrôle, ils sont les seuls responsables de tout ce qu’ils mettent sur la table. Ce sentiment de responsabilité apporte le coup de pouce nécessaire à la motivation^[3].

En outre, grâce à la délégation d’autorité, les supérieurs et les subordonnés travaillent au même niveau dans une certaine mesure. Cela permet aux membres de l’équipe d’apprendre de leurs supérieurs tout en perfectionnant leurs connaissances de manière pratique.

Améliore les relations avec les autres

Si vous êtes responsable d’une équipe, si vous travaillez en tant que manager ou si vous possédez une organisation que vous dirigez, vous savez déjà pourquoi les relations entre employés et employeurs sont vitales.

Il en va de même pour chaque groupe de travail.

Ainsi, même si vous n’êtes qu’un petit groupe de cinq personnes au sein d’une organisation multinationale, les règles sont cohérentes.

En vous déchargeant de certaines responsabilités et en donnant aux individus la possibilité de se développer, vous diffusez des ondes positives au travail. Il s’agit d’un cycle dans lequel vous donnez de l’autorité à l’équipe, elle se sent importante et obtient de meilleurs résultats, votre confiance en elle se renforce et vous continuez à lui déléguer de l’autorité à l’avenir.

5 conseils pour déléguer efficacement l’autorité

Il existe tout un mécanisme qui soutient la délégation d’autorité.

S’il est bien appliqué, ce concept présente de nombreux avantages. Cependant, l’essentiel est qu’il soit bien fait.

1. Choisir la meilleure personne

Il n’est pas facile de confier à une autre personne une tâche que l’on aurait préféré faire soi-même. C’est pourquoi il est essentiel de ne déléguer une tâche qu’à une personne en qui vous avez pleinement confiance.

Le moyen le plus simple d’y parvenir consiste à évaluer au préalable les compétences et les qualités de chaque membre de l’équipe. Dans votre esprit, ayez une idée claire de qui fait quoi le mieux. Ainsi, si une personne en particulier excelle dans le domaine de la technologie, vous saurez à qui vous adresser chaque fois qu’il y aura un emploi lié à cette compétence.

Une fois que vous êtes satisfait de savoir qui a le contrôle, plus de la moitié de la question est résolue et les choses se dérouleront probablement sans problème.

2. Offrir suffisamment d’autonomie

L’une des grandes erreurs que vous pouvez commettre est de trop décomposer les tâches.

Supposons que votre équipe de 10 personnes doive organiser une fête de bureau pour 100 personnes. Vous devez gérer le lieu, les décorations, la nourriture et le mobilier.

Vous pouvez soit assigner 4 personnes à chacune des 4 tâches principales, soit diviser chaque composante en petites tâches.

Dans ce dernier cas, les tâches se chevaucheront, les choses deviendront confuses et aucun des membres de votre équipe ne maîtrisera totalement la tâche qui lui est assignée.

Cela conduit généralement à un résultat final extrêmement incohérent.

3. Une communication claire

Un aspect important de la délégation est la disponibilité d’instructions claires. Qu’il s’agisse des détails de la tâche ou des délais, la personne chargée d’accomplir le travail doit être au courant de tous les détails.

S’ils ne savent pas ce que l’on attend d’eux, ils ne pourront jamais satisfaire le délégant.

Pour en savoir plus sur la communication efficace, consultez cet article.

4. Éviter les pressions inutiles

Oui, les diamants ne se forment que lorsque le charbon de bois est soumis à une pression énorme. Mais, honnêtement, vous n’avez pas besoin d’appliquer cette stratégie dans votre environnement de travail lorsque vous mettez en œuvre la délégation d’autorité.

Offrez beaucoup de temps et de flexibilité à chaque individu pour qu’il puisse donner le meilleur de lui-même.

Certaines personnes travaillent mieux sous pression. Dans ce cas, laissez la personne prendre cette décision pour elle-même.

5. Offrir un coup de main

Ce n’est pas parce que vous avez confié la tâche et le pouvoir à quelqu’un d’autre que vous devez vous retirer complètement.

En fait, vous devriez essayer de participer au processus, mais seulement à partir d’un périmètre défini. C’est une chose que vous devrez déterminer concrètement en fonction des besoins de votre environnement de travail.

Le point important est que si quelqu’un rencontre un problème avec la tâche déléguée, ne refusez pas de l’aider. Offrez vos conseils et votre soutien sans hésiter afin que votre équipe puisse apprendre de vous. Votre organisation en bénéficiera.

Réflexions finales

En conclusion, on peut dire que la délégation d’autorité est une technique très utile à adopter sur le lieu de travail. Elle permet de créer un environnement de travail positif et d’obtenir des résultats fructueux.

C’est une mesure que tous les dirigeants devraient mettre en œuvre pour obtenir un espace de travail efficace et productif !

Crédit photo : Dylan Gillis via unsplash.com