C’est un nouveau jour. Il ne fait aucun doute que cette journée sera positive et productive. C’est alors que tout s’écroule. Vous regardez votre téléphone et voyez la petite lumière clignotante. Vous avez du courrier. Et vous savez qu’il y en aura beaucoup, beaucoup, beaucoup. Soudain, votre humeur s’effondre et la luminosité de la journée ne semble plus d’actualité. Avant de faire quoi que ce soit, vous allez devoir parcourir vos courriels.

Alors, comment faire pour ne plus ressentir ce sentiment d’insécurité chaque jour et pour faire de la gestion de votre courrier électronique une expérience positive et productive ?

Lorsque vous êtes submergé de courriels, la première chose à faire est de gérer le flux.

Il n’y a pas d’autre moyen de traiter le courrier électronique, vous allez avoir besoin d’un système approprié pour y faire face. Un système cohérent, appliqué sans pitié. Si vous n’avez pas de système et que vous ne vous y tenez pas, vous ne parviendrez jamais à résoudre votre problème de courrier électronique. Votre système doit avoir un objectif simple. À la fin de chaque journée, votre boîte de réception sera complètement vide et tout ce qui est essentiel aura été traité. La manière dont vous mettez en place votre système de filtrage du courrier électronique dépend entièrement de vous, mais esquissons dès à présent une structure généralement efficace.

Première étape.

Créez un dossier. Vous pouvez lui donner le nom que vous voulez. Dans ce dossier, vous allez stocker tous les courriers électroniques qui nécessitent une attention particulière, mais qui ne doivent pas ou ne peuvent pas recevoir de réponse ou être traités ce jour-là.

Une alternative à la création d’un dossier consiste à utiliser les options de mise en évidence des couleurs dans votre système de messagerie électronique. Cependant, il n’est pas aussi satisfaisant de voir de nombreux courriels colorés que de voir sa boîte de réception contenant moins de courriels.

Deuxième étape.

Créez un dossier d’archives. C’est dans ce dossier que vous allez placer tout ce que vous jugez utile de conserver, mais qui ne nécessite pas de réponse.

Troisième étape.

C’est l’étape du filtrage. Sans vous arrêter, parcourez l’ensemble de votre boîte de réception. Si vous n’en avez pas besoin, supprimez-le. Faites-le généreusement. Si vous devez y donner suite plus tard, placez-le dans le dossier « action ». S’il est utile mais que vous n’avez pas besoin d’agir, archivez-le.

Quatrième étape.

Traitez votre courrier électronique. Votre boîte de réception ne contient plus que des messages qui nécessitent une réponse immédiate. Traitez-les le plus rapidement possible, en essayant de consacrer moins d’une minute à chaque courriel.

Après avoir suivi ces étapes, il ne vous restera plus dans votre boîte de réception que les courriels à traiter avant la fin de la journée. Il vous suffira alors de retourner dans votre boîte de réception à la mi-journée, de reprendre le processus et de traiter les courriels restants avant de vous arrêter pour la journée. Vous devrez également aller dans votre dossier d’actions une fois par jour et traiter ces courriels aussi rapidement que possible.

Il ne s’agit certainement pas d’un système complexe. L’important ici est d’adopter une approche systématique du traitement de vos courriers électroniques qui permette d’atteindre deux objectifs :

1. Traite l’ensemble de votre boîte de réception en une seule fois, vous donnant une vision claire de ce qui doit être fait dans l’immédiat.

2. Vous donne un sentiment positif à la fin de chaque journée en ayant une boîte de réception vide.

Traiter les courriels qui arrivent de manière impitoyable et cohérente, c’est bien. Mais si vous ne ralentissez pas le flux d’e-mails, vous continuerez à avoir l’impression de vous noyer. À l’instar de l’horrible torture du waterboarding, même si vous ne vous noyez jamais réellement, le sentiment que vous pourriez éprouver peut être préjudiciable sur le plan émotionnel.

L’étape suivante consiste donc à prendre quelques mesures simples qui permettront d’endiguer définitivement le flux d’e-mails.

1. Traiter les abonnements

Prenez l’initiative de vous désabonner de toutes les listes de diffusion auxquelles vous participez actuellement. Ne vous arrêtez pas et ne pensez pas que vous voudrez peut-être lire quelque chose à un moment ou à un autre, désabonnez-vous simplement de toutes les listes. Je parie que rien ne vous manquera.

Si c’est le cas, il vous suffit de créer un compte webmail séparé et de l’utiliser pour vous inscrire à des listes de diffusion. Ensuite, lorsque vous aurez du temps libre, vous pourrez accéder à ce compte et le consulter à votre guise.

Vous éviterez ainsi la tentation de vous laisser distraire par la dernière bonne nouvelle que l’on vous raconte !

2. Envoyer des courriels plus courts

Vous ne voulez pas paraître impoli, mais vous devez traiter vos courriels en un minimum de mots. Alors, faites des économies et allez droit au but. Cela vous fera gagner du temps, ainsi qu’à la personne qui vous lira.

3. Envoyer moins de courriels

Devez-vous vraiment répondre à cet e-mail ? Passez en revue toutes les réponses que vous avez envoyées au cours de la semaine écoulée. Combien d’entre elles n’étaient en fait que des accusés de réception ou des confirmations ? Ne vous donnez donc plus la peine d’envoyer ce genre de réponse. Dans 90 % des cas, la personne qui l’envoie n’a pas besoin d’une réponse et ne s’y attend pas.

4. Utilisez le pied de page de votre courrier électronique

La plupart des gens ne prennent même pas la peine de faire figurer par défaut quelque chose au bas de leurs courriers électroniques, à l’exception peut-être d’une clause de non-responsabilité.

Tout d’abord, veillez à ce que votre signature soit correcte. Cela vous évitera d’être l’une de ces personnes qui tapent quelque chose comme « Regards, John » 50 fois par semaine.

Deuxièmement, créez une politique en matière de courrier électronique et mettez-la en œuvre, ce qui m’amène au point suivant…

5. Disposer d’une politique adéquate en matière de courrier électronique

En établissant une politique en matière de courrier électronique, vous pouvez inciter les gens à vous envoyer de meilleurs courriels ou à ne pas en envoyer du tout. Cette politique doit tenir en quelques lignes et viser à réduire le nombre de courriels que vous recevez.

Par exemple, si vous ne vous occupez pas d’un certain aspect de votre activité, mais que votre assistant personnel s’en charge, il peut être fastidieux de lui transmettre sans cesse des courriers électroniques ou de répondre et de faire son travail à sa place.

Commencez donc par placer votre politique en matière d’e-mail dans le pied de page de vos e-mails. Ensuite, créez un répondeur automatique contenant cette politique. Dans l’autorépondeur, indiquez que si l’e-mail porte sur certains sujets, les destinataires doivent transférer l’e-mail qu’ils viennent d’envoyer à l’assistant personnel. Précisez qu’en raison du volume d’e-mails que vous recevez, vous ne pouvez pas y répondre personnellement et que, si les destinataires ont besoin d’une réponse, ils doivent prendre des mesures et la transmettre. Ensuite, vous pouvez simplement supprimer les courriels au fur et à mesure qu’ils arrivent.

6. Publier une page de questions fréquemment posées sur votre site web

Cela devrait être évident si vous recevez toujours les mêmes questions par courrier électronique. Si c’est le cas, il est judicieux de prendre 20 minutes pour créer une page web contenant les réponses, puis de l’inclure dans la politique d’envoi d’e-mails que vous avez placée en bas de page et dans le répondeur automatique.

Vous allez réaliser des bénéfices considérables en vous empêchant de vous noyer dans les courriels grâce à la denrée la plus précieuse qui soit. Si je vous donnais une heure de plus par jour, vous seriez ravi. Pensez à ce que vous pourriez faire avec une heure de plus par jour, sept heures par semaine. C’est beaucoup de temps pour vous occuper de choses qui vous rapporteront de l’argent, plutôt que d’essayer de mettre les doigts dans la digue pour arrêter le flot d’e-mails.

La manière dont vous filtrez vos courriels vous est très personnelle. Vous pouvez commencer par le système que j’ai décrit ici, puis l’adapter en fonction du volume et du type d’e-mails que vous recevez. L’essentiel est de vous engager dès maintenant à mettre en place un système mental pour traiter impitoyablement votre courrier électronique au début de chaque journée.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez décider combien de fois par jour vous voulez accéder à votre compte de messagerie. Je suggérerais une deuxième fois seulement, juste après le déjeuner. Tout ce qui arrive dans l’après-midi peut être traité le lendemain matin. Il n’y a pas de mal à parcourir votre boîte de réception avant de terminer votre journée, juste pour vous assurer que rien d’important n’arrive en retard.

Mais comme vous l’avez peut-être déjà deviné, il est encore plus important de mettre en place un système personnel que de prendre des mesures actives dès maintenant pour empêcher les futurs courriers électroniques d’arriver. Un peu de temps passé à supprimer les courriels qui n’arrivent jamais, à informer les gens sur le type de courriels que vous souhaitez recevoir et à leur dire ce qu’il faut faire dans tous les cas évidents, peut transformer votre position et vous faire gagner un temps précieux chaque jour.

Il n’y a pas de formule magique pour gérer le courrier électronique, mais une fois que vous avez mis en place un système et que vous avez créé votre propre gardien, vous pouvez vous donner plus de temps pour gagner de l’argent.

Ou peut-être existe-t-il une formule magique : ….

Un moyen de réduire de 90 % le temps passé à envoyer des courriels est d’engager un assistant personnel (AP). Ces assistants peuvent être recrutés sur des sites d’externalisation pour un tarif horaire raisonnable. Vous pouvez ensuite le former en lui donnant accès à votre messagerie professionnelle et en utilisant un outil tel que Skype pour passer en revue votre boîte de réception tous les jours pendant une semaine. Ensuite, ils pourront se connecter à votre compte de messagerie tous les matins et ne vous transmettre que les courriels dont vous avez absolument besoin pour les traiter personnellement.

La seule étape supplémentaire que vous devrez franchir consistera donc à créer une boîte aux lettres différente. Si vous recevez des courriels personnels, il est évidemment conseillé de les diriger vers votre nouveau compte de messagerie plutôt que de permettre à votre assistant personnel de les lire. Certes, cela coûtera de l’argent, mais un assistant personnel indépendant ne coûtera potentiellement qu’une fraction de l’argent que vous pouvez gagner en libérant plusieurs heures par jour dans certains cas.

J’ai pensé lancer cette idée à la toute fin pour vous donner matière à réflexion. La gestion de votre boîte de réception ne doit pas être une tâche qui vous incombe personnellement. Tant que vous êtes sûr de traiter les courriels que vous avez BESOIN de traiter, pourquoi devez-vous les passer en revue tout seul ?