Un outil aussi efficace que la délégation n’est pas sorti de nulle part. Ce n’est pas parce qu’un jour quelqu’un a décidé de répartir sa charge de travail entre les membres de son équipe que le terme de délégation est apparu.

Au contraire, la délégation est basée sur des modèles complets de délégation, et ces modèles étendus sont étayés par des recherches approfondies.

Il s’agit de modèles éprouvés qui, si vous les comprenez bien, peuvent être utilisés pour améliorer votre technique de délégation.

Qu’est-ce que le modèle de délégation ?

Le modèle de délégation peut être divisé en deux parties.

La première partie du modèle est un autre modèle – le modèle de leadership situationnel. Il s’agit de la partie qui explique quel style de leadership doit être utilisé en fonction de la nature de vos collaborateurs.

Dans la deuxième partie, les 5 niveaux de délégation des tâches sont expliqués. Cela vous permettra d’attribuer des tâches et d’en assurer le suivi d’une manière qui garantisse l’efficacité du temps et la qualité des résultats.

Le modèle de leadership situationnel

Le modèle de leadership situationnel est très complet^[1] Il s’agit d’un guide pour les dirigeants qui peuvent choisir entre les quatre styles de leadership proposés^[2].

4 Modèles de leadership

Les quatre styles de leadership sont les suivants :

• Raconter
• Vente
• Participer
• Déléguer

Raconter

Un leader éloquent est celui qui communique le mieux, même si cette communication n’est qu’à sens unique.

Ces leaders peuvent crier des ordres à longueur de journée. Ils s’adressent aux équipes dont les membres ne disposent que de connaissances, d’expertise ou de compétences minimales pour accomplir le travail à accomplir.

Vente

Le deuxième type de leadership est la vente.

Les membres de votre équipe s’interrogent sur les raisons de chaque commande ? Ce style est parfait pour vous.

Vous devrez vendre la tâche à votre équipe. Les responsables de la vente doivent donner beaucoup d’explications pour que chaque membre de l’équipe puisse se faire une idée claire de ce que le responsable a en tête.

Participer

Les dirigeants participatifs conservent leur autorité tout en laissant leurs subordonnés prendre leurs propres décisions. Cette méthode est idéale pour les équipes dont les membres sont tout à fait capables de mener à bien le projet.

Le responsable peut aider les membres de l’équipe à prendre des décisions afin d’assurer un déroulement harmonieux des opérations.

Déléguer

Enfin, il y a les dirigeants qui délèguent. Ils confient entièrement la tâche à leurs subordonnés selon les modèles de délégation qu’ils préfèrent. Toutefois, ils continuent à faciliter le processus.

Les dirigeants qui délèguent assument généralement le rôle des trois autres types de dirigeants. Ils doivent vendre la tâche à certains subordonnés, en parler à quelques-uns et adopter le style de participation pour les autres.

Suivez vos followers

Selon le modèle de leadership situationnel, un leader doit adopter un style en fonction de la nature de l’équipe. Contrairement à d’autres modèles de leadership, celui-ci suggère de tenir compte de l’équipe et de prendre des décisions en conséquence.

Vous êtes peut-être un vendeur hors pair, mais cela ne garantit pas votre succès en tant que chef de file de la vente. Toutefois, si votre équipe est facilement influençable, vous pourrez mettre à profit vos talents de persuasion.

Cette stratégie augmente les chances d’être accepté et de réussir en tant que dirigeant. Ce n’est pas facile. Mais elle est très utile, en particulier pour les dirigeants qui délèguent.

En tant que responsables, vous avez le pouvoir de tester les compétences des membres de votre équipe.

Il y a plusieurs façons de le savoir. Vous pouvez observer le comportement de chaque individu lors de l’exécution d’une tâche, vous pouvez l’apprendre au fil du temps ou vous pouvez programmer des enquêtes régulières pour obtenir ces informations.

En fonction des informations reçues, vous constaterez qu’il existe quatre types d’individus.

Le premier type est celui des personnes qui ont les compétences et la volonté de faire ce qui leur est demandé. Deuxièmement, il y a des membres de l’équipe qui sont capables mais qui manquent de motivation. De même, le troisième type d’individus n’est pas compétent mais très inspiré. Enfin, certains membres de l’équipe n’ont ni les compétences ni la volonté de faire ce qui leur est demandé.

Délégation de tâches

Si votre équipe est composée d’un mélange des quatre types de travailleurs, ce qui est généralement le cas, la délégation fonctionnera parfaitement.

La deuxième partie de la délégation vous donne l’autonomie nécessaire pour varier votre style de leadership d’une personne à l’autre.

Oui, vous avez toujours un seul style de leadership dans l’ensemble. Mais en ce qui concerne les tâches individuelles déléguées, vous pouvez adopter différentes techniques pour vous assurer que chacun travaille au mieux de ses capacités.

Par exemple, pour un membre de l’équipe qui est compétent mais qui n’est pas motivé pour faire son travail, vous pouvez devenir un leader révélateur. Un ordre strict peut être le coup de pouce dont il a besoin pour mettre ses capacités à profit.

Vous pouvez également adopter la technique de la participation. En ayant une grande partie du pouvoir de décision entre leurs mains, ils peuvent se sentir responsables, ce qui peut stimuler leur productivité.

5 niveaux de délégation

Pour mettre en œuvre ces styles de leadership, le modèle de délégation propose 5 niveaux d’attribution des tâches.

À partir du niveau 5, les subordonnés jouissent d’une indépendance maximale. Le chef est persuadé que le subordonné accomplira la tâche qui lui a été confiée et la soumettra chaque fois que nécessaire.

Le niveau 1 est tout à fait opposé. C’est l’autre extrémité de l’extrême où le chef doit fournir le maximum d’assistance possible. Le subordonné a besoin de beaucoup de facilitation pour fournir un travail de qualité.

Les autres niveaux situés entre ces deux extrêmes se situent à mi-chemin. Le niveau 3, par exemple, est celui où le chef et le subordonné font tous deux des efforts. Au niveau 4, le chef doit offrir plus que le subordonné et, de la même manière, au niveau 2, le subordonné fournit plus d’efforts que le chef.

Aucun de ces niveaux n’est strict. La règle générale est d’avoir deux extrêmes aux niveaux 1 et 5 et d’adapter le reste en fonction des besoins de la situation.

Tous les dirigeants disposent de l’autonomie nécessaire pour contrôler ce qui est fait à chaque niveau concernant leur équipe et leur organisation.

Application

Toutes les informations susmentionnées sont appliquées simultanément dans une situation réelle. Il existe de nombreux conseils et astuces pour une délégation intelligente, mais le plus important est que vous utilisiez votre évaluation et les 5 niveaux pour prendre la bonne décision.

Trois scénarios sont possibles.

La première est celle où vous, en tant que chef, choisissez au hasard qui doit faire quoi. Vous attribuez des tâches sans mettre en balance les besoins de la tâche et les compétences de l’individu. Comme vous l’avez peut-être déjà deviné, il s’agit de la pire forme de délégation.

Une autre situation est celle où vous avez mis en œuvre la première partie du modèle de délégation. Vous avez identifié les points faibles et les points forts de chaque subordonné. Vous disposez à présent de suffisamment de connaissances pour déterminer quelle partie du projet peut être réalisée au mieux par qui. Vous déléguez donc l’autorité et les tâches sur la base de ces connaissances. Cependant, vous vous contentez de dire à chaque personne de « faire ce qu’elle a à faire ».

Le dernier scénario est idéalement la meilleure application. Sur la base des compétences identifiées, le délégant adopte différents styles de leadership afin de promouvoir les meilleures performances de chaque subordonné.

Utiliser les modèles de délégation dans la vie réelle

Supposons que vous soyez le chef d’une équipe de 5 personnes. Votre équipe est chargée de gérer une campagne de médias sociaux pour votre organisation. Vous aurez besoin d’un rédacteur, d’un responsable des médias sociaux, d’un expert en graphisme, d’un analyste de données et d’un responsable des relations publiques.

Vous savez que votre équipe de 5 personnes possède suffisamment de compétences pour mener à bien le projet. Cependant, ces compétences ne sont pas réparties de manière égale. Ainsi, la personne A est un rédacteur expert, tandis que la personne B peut gérer les médias sociaux et en sait assez sur les relations publiques. D’autre part, la personne C possède toutes les compétences en mathématiques, mais elle est inutile pour ce projet.

Ce n’est pas tout.

Vous remarquez également que la personne A est la plus motivée. Mais, pour une raison quelconque, la personne B semble très peu motivée. La personne C n’est absolument pas intéressée. Supposons que les personnes D et E aient un niveau médiocre de compétences et de motivation pour ce projet.

Dans ce cas, la personne A ne pose aucun problème. Vous lui « confiez » sa tâche et lui demandez de la rendre à la date prévue. C’est le niveau 1 de la délégation.

Pour la personne B, vous devez être très « participatif ». Vous devrez peut-être aussi « vendre » la tâche pour augmenter le niveau d’inspiration de cette personne. Vous adoptez le niveau 4 de délégation en lui demandant de vous consulter plusieurs fois avant la date limite. De cette façon, vous pouvez contrôler de près le bon déroulement du travail.

Avec les personnes D et E, vous pouvez opter pour le niveau 2 ou 3. Ces personnes continuent donc à travailler seules, mais une réunion peut avoir lieu avant la date limite pour vérifier leurs progrès. Comme ils ne sont pas les plus compétents pour ce travail, une réunion suffira à les maintenir sur la bonne voie.

Il est préférable d’exclure la personne C si possible. Sinon, la délégation de niveau 5 peut être utilisée. Une assistance continue peut aider cette personne à acquérir de nouvelles compétences et à apporter quelque chose au projet.

Réflexions finales

Les modèles de délégation sont très utiles. Vous pouvez améliorer considérablement les performances de votre équipe en proposant une délégation et un leadership personnalisés.

Appliquez ce modèle à votre leadership dès aujourd’hui pour obtenir le meilleur de vos subordonnés !