Au moment où vous vous asseyez pour lire cet article, je suppose que vous avez déjà été distrait au travail au moins une fois aujourd’hui, et probablement plus d’une fois.

Il y a de fortes chances que vous soyez interrompu avant d’avoir terminé la lecture de cet article.

La simple vérité est que nous sommes tous confrontés à des distractions au travail chaque jour, et généralement chaque heure, quelque chose ou quelqu’un peut vous distraire.

Avec les nombreuses réunions auxquelles il faut assister, les conversations ou les visites de collègues, les appels, les courriels, les notifications sociales et les nombreuses autres interruptions, il est souvent difficile de rester productif et d’accomplir les tâches importantes.

Les distractions réduisent notre productivité et notre énergie.

Ils affectent notre capacité à nous concentrer et à nous accrocher à des projets ou à des tâches suffisamment longtemps pour les mener à bien.

Si vous réfléchissez à votre semaine de travail, je suis sûr que vous pouvez citer 5 à 10 choses ou personnes qui ont créé des distractions au travail.

Mais combien de ces distractions sont auto-infligées et combien sont le résultat de votre environnement de travail ?

Pourquoi se débarrasser des distractions au travail ?

Près de 3 travailleurs sur 4 (70 %) admettent qu’ils se sentent distraits au travail, 16 % d’entre eux déclarant qu’ils sont presque toujours distraits^[1].

Selon le rapport, l’impact des distractions sur le lieu de travail est le suivant :

• 54% déclarent qu’ils « ne sont pas aussi performants qu’ils le devraient ».
• 50 % ont déclaré qu’ils « sont nettement moins productifs »
• 20% ont déclaré qu’ils n’étaient « pas en mesure d’exploiter pleinement leur potentiel et de progresser dans leur carrière ».

La même enquête d’Udemy cite les principaux avantages de la réduction des distractions sur le lieu de travail pour les personnes interrogées :

• 75 % ont déclaré : « Je fais plus de choses et je suis plus productif ».
• 57% ont déclaré « Je suis motivé pour faire de mon mieux ».
• 51% ont déclaré : « Je suis plus confiant dans ma capacité à bien faire mon travail ».
• 49% ont déclaré « Je suis plus heureux au travail ».
• 44% ont déclaré : « Je fournis un travail de meilleure qualité ».

Parmi les principales distractions identifiées par Udemy for Business dans son enquête figurent les collègues bavards (cités par 80 % des travailleurs interrogés) et le bruit du bureau (70 %).

Pour 60 % des personnes interrogées, les réunions sont responsables de la faible productivité, tandis que 58 % ont déclaré que, bien qu’ils n’aient pas besoin des médias sociaux pour faire leur travail, ils ne pourraient pas passer leur journée de travail sans consulter des plateformes telles que Facebook, Twitter et Instagram.

7 distractions courantes au travail (et comment y remédier)

Une enquête menée en 2016 par CareerBuilder auprès de 2 000 responsables américains du recrutement et des ressources humaines a montré que les principaux facteurs de distraction étaient les smartphones (55 %), Internet (41 %), les ragots (39 %), les médias sociaux (37 %), les collègues qui passent (27 %), les pauses cigarette ou casse-croûte (27 %), le courrier électronique (26 %), les réunions (24 %) et les collègues bruyants (20 %)^[2].

Près de trois quarts des employeurs interrogés par CareerBuilder ont déclaré perdre deux heures ou plus de productivité par jour à cause des distractions sur le lieu de travail, et près de la moitié (43 %) estiment perdre trois heures ou plus par jour.

Une enquête menée auprès de 2 000 personnes par le service de gestion financière Think Money au Royaume-Uni a révélé qu’un tiers des employés sont distraits au travail jusqu’à trois heures par jour^[3].

Imaginez donc que vous ayez moins de distractions au travail et que vous puissiez vous concentrer davantage et accomplir votre meilleur travail.

À la lumière de ces enquêtes sur les distractions au travail, j’ai identifié les sept principales distractions auxquelles vous êtes probablement confronté en ce moment, ainsi que des stratégies concrètes pour vous aider à les surmonter afin d’accroître votre productivité et votre créativité :

1. Des collègues bavards

Il est essentiel d’établir des relations avec votre équipe et vos collègues de travail.

Les conversations quotidiennes sont importantes pour créer une culture et une atmosphère amicales et collaboratives au sein du bureau, mais il est facile de se laisser piéger par des conversations interminables et des commérages.

Si votre porte est toujours ouverte, il est très facile pour quelqu’un de passer la tête dans le bureau pour poser des questions, ce qui vous éloigne de votre travail productif.

Comment faire face à un collègue bavard ?

Si vous avez des problèmes avec des membres de l’équipe qui sont constamment bavards ou distrayants, essayez d’avoir une conversation discrète avec eux sur l’impact que cela a sur votre journée.

Vous pouvez également fermer la porte de votre bureau, si vous en avez une. Une autre méthode à utiliser si vous avez besoin d’être concentré est de mettre une paire d’écouteurs (si votre bureau le permet).

2. Bruit de bureau

Des recherches menées par Kim et de Dear à l’université de Sydney ont révélé que 30 % des travailleurs dans des box et environ 25 % dans des bureaux sans cloisons n’étaient pas satisfaits des niveaux de bruit au travail^[4].

Une étude menée par Ipsos et la Workspace Futures Team de Steelcase montre que 85 % des personnes ne sont pas satisfaites de leur environnement de travail et ne parviennent pas à se concentrer. Parmi les personnes interrogées, 95 % ont déclaré qu’il était important pour elles de travailler en privé, mais seulement 41 % ont indiqué qu’elles pouvaient le faire et 31 % ont dû quitter le bureau pour terminer leur travail^[5].

Plus de 10 000 travailleurs de 14 pays ont été interrogés :

• Les employés de bureau perdent 86 minutes par jour à cause des distractions
• De nombreux employés sont démotivés, improductifs et trop stressés.
• Ils ont une faible capacité à penser et à travailler de manière créative et constructive.

Si vous travaillez dans un grand ou un petit bureau, je suis sûr que vous avez déjà constaté que les bureaux peuvent être très bruyants, qu’il s’agisse de conversations, d’appels téléphoniques, de musique ou d’autres bruits.

Comment gérer le bruit au bureau

Si vous avez un bureau, la chose la plus simple à faire est de fermer la porte afin d’avoir un peu d’intimité et un temps de concentration et de calme.

Lorsque vous avez des collègues dont vous savez qu’ils sont à l’origine d’une grande partie du bruit, pouvez-vous les approcher et avoir une conversation calme sur la façon dont leurs actions affectent votre capacité à vous concentrer ? Devez-vous travailler depuis votre bureau ?

Si vous avez un projet spécifique sur lequel vous devez travailler et que vous avez besoin d’un temps calme et ininterrompu, envisagez de travailler dans un espace calme au sein de votre bâtiment.

Les alternatives sont le travail à domicile (si possible) ou dans un autre lieu tel qu’un parc ou un café.

Il y aura toujours du bruit dans un bureau et la plupart du temps, il sera supportable, mais de temps en temps, vous devez changer d’environnement pour accomplir votre travail le plus important.

3. Consommation d’e-mails

Selon Tim Ferriss, nous avons besoin de t :

« limiter la consommation et la production de courrier électronique. C’est la plus grande interruption du monde moderne ».

Nous savons tous à quel point le courrier électronique peut être une source de distraction.

Au cours d’une journée normale, combien de courriels recevez-vous et envoyez-vous ?

Cela vous semble-t-il familier ?

Vous travaillez sur un projet important et vous recevez une notification indiquant que vous avez reçu un message électronique.

Deux choix s’offrent maintenant à vous.

Vous pouvez arrêter ce que vous êtes en train de faire, vous déconcentrer et lire l’e-mail, ou vous pouvez rester concentré sur votre tâche et consulter l’e-mail plus tard.

C’est ainsi que de nombreuses personnes passent toute leur journée. Ils sont pleinement occupés à travailler sur quelque chose d’important, puis une notification de courrier électronique apparaît.

Vous arrêtez ce que vous êtes en train de faire, vous basculez dans votre boîte de réception et vous lisez l’e-mail, souvent un e-mail qui n’a rien à voir avec vos priorités du moment.

Ces courriels peuvent créer un sentiment constant d’agitation et se traduisent souvent par des projets inachevés à la fin de la journée.

Cela peut donner l’impression que nous n’avons pas vraiment eu une journée productive.

Comment gérer vos courriels

Blocage du temps

Réservez une période de temps ininterrompue pour travailler sur un projet ou une tâche. Engagez-vous à ne pas consulter vos courriels (ou à ne pas répondre à vos appels téléphoniques) pendant cette période.

Sur la base des conseils de Tim, j’ai décidé de ne consulter mon courrier électronique que deux fois par jour. Cela a déjà un impact énorme. Voici ce que je propose :

Travailler en mode déconnecté

Mettez votre ordinateur ou votre portable en mode hors ligne et laissez les messages électroniques s’accumuler dans votre boîte de réception jusqu’à ce que vous soyez prêt à y répondre.

Plutôt que de consulter les courriels et d’y répondre un par un, laissez-les s’accumuler, puis réservez du temps pour les traiter et y répondre.

Répondre par lots aux courriels prend moins de temps que d’y répondre un par un, et cela vous permet de rester concentré sur le projet en cours sans être distrait.

Vérifier les courriels à certaines heures chaque jour

Cette méthode a été introduite par un certain nombre de mes clients en coaching entrepreneurial et elle leur a permis de gagner du temps et de rester plus concentrés.

Vos conditions de travail seront différentes, il est donc important de trouver un processus qui fonctionne pour vous et les autres membres de votre équipe.

L’une des méthodes consiste à prévoir deux moments spécifiques par jour pour consulter ses courriels, une autre consiste à le faire trois fois par jour – le matin, à l’heure du déjeuner et dans l’heure qui précède votre départ – afin de s’assurer que vous êtes au courant de tout.

Si vous décidez de mettre en œuvre cette technique, il serait judicieux de créer un message en dehors du bureau.

Ne pas consulter son courrier électronique à la première heure

Cette technique peut être difficile à mettre en œuvre en fonction de votre situation, mais si vous y parvenez, vous serez beaucoup plus productif. Voici pourquoi.

Plutôt que de consulter le courrier électronique à la première heure, consacrez ce temps précieux, lorsque vous êtes plus énergique et plus concentré, à travailler sur votre ou vos deux principales priorités de la journée.

4. Utilisation des smartphones (et autres appareils)

Regarder continuellement son téléphone interrompt le flux de travail et la concentration.

Selon une étude récente de Deloitte, une personne moyenne consulte son smartphone 47 fois par jour^[6].

Si vous utilisez votre téléphone en moyenne 47 fois par jour et que vous travaillez 8 heures par jour, cela signifie que vous consultez votre téléphone près de 6 fois par heure.

C’est suffisant pour distraire n’importe qui.

Nous savons tous que les smartphones et autres appareils nous interrompent fréquemment et détournent notre attention du projet ou de la tâche sur lequel nous travaillons.

Il est facile d’interrompre fréquemment nos tâches importantes pour consulter nos téléphones, montres et autres gadgets.

Comment gérer vos appareils numériques

Déplacez votre téléphone ailleurs

Il est très tentant de consulter son téléphone, même si l’on travaille sur un projet important.

La solution ? Rangez votre téléphone dans un tiroir ou mettez-le hors de portée de main pour ne pas être tenté d’y jeter un coup d’œil.

Désactiver les notifications

Désactivez toutes les notifications qui ne requièrent pas une attention immédiate, en particulier celles des médias sociaux. Cela inclut le courrier électronique si vous l’avez configuré sur votre téléphone.

Si certaines notifications sont vraiment importantes, rendez-les silencieuses et masquez-les de votre écran de verrouillage.

5. Médias sociaux

Combien de temps passez-vous sur les médias sociaux au travail ? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest… La liste des applications et des sites web qui s’unissent pour réclamer une grande partie de notre attention est presque infinie.

Nous disposons d’un flux constant d’informations, provenant de nos amis et collègues, des médias, de nos entreprises. Certains de vos collègues sont probablement en train de consulter leurs médias sociaux à l’heure où vous lisez cet article.

Lors d’une conférence TED, Cal Newport, auteur de Deep Work, a déclaré qu’aller sur les médias sociaux, c’est comme aller au casino.

Vous anticipez l’obtention de likes et vous en sortez. Vous y retournez en pensant : « J’aurai la récompense la prochaine fois. J’obtiendrai la récompense la prochaine fois. J’obtiendrai la récompense la prochaine fois. » Et vous restez assis à attendre qu’une notification arrive pour pouvoir y retourner.

Comment limiter votre utilisation des médias sociaux

Comme pour l’utilisation de votre smartphone et de votre messagerie électronique, essayez de fixer des périodes ou des paramètres spécifiques pour consulter les médias sociaux.

Veillez à ce que toutes les notifications soient désactivées lorsque vous devez consacrer du temps à une tâche ou à un projet spécifique.

Consultez cet article pour en savoir plus.

6. Réunions

Au cours d’une semaine chargée, la dernière chose que souhaite un dirigeant ou un manager est de perdre une heure ou deux dans une réunion improductive.

Si je vous demandais quel est le moyen le plus efficace d’être inefficace, je suis sûr que beaucoup d’entre vous répondraient « les mauvaises réunions ».

Les réunions consomment aujourd’hui plus d’heures de travail que jamais. La plupart des salariés participent à 62 réunions par mois, mais la moitié d’entre elles sont considérées comme une perte de temps.

Au total, 31 heures sont consacrées à des réunions improductives au cours d’un mois moyen, 91 % des employés étant coupables de rêvasser, tandis que 39 % ont admis s’être endormis^[7].

Comment gérer les réunions

Pour que les réunions soient productives et utiles, il est essentiel que chaque réunion ait un ordre du jour clair et un responsable.

J’ai écrit davantage sur la façon d’organiser une réunion productive dans cet article.

7. Multitâches

Nous devons tous être multitâches à l’occasion, mais moins nous le sommes, mieux c’est.

Le multitâche réduit la productivité et la créativité. Dans un article publié dans la Harvard Business Review, Peter Bregman note que notre productivité diminue de 40 % lorsque nous essayons de nous concentrer sur plusieurs choses à la fois^[8]..

Selon Gloria Mark, il faut en moyenne 25 minutes (23 minutes et 15 secondes, pour être exact) pour revenir à la tâche initiale après une interruption^[9].

Le multitâche nous ralentit et réduit notre concentration, notre énergie et notre productivité. Notre cerveau ne peut tout simplement pas gérer efficacement les tâches simultanées.

Comment arrêter le multitâche

Travaillez par blocs de temps. Cela minimise la quantité de distractions qui pèsent sur nos vies de plus en plus connectées. Elle nous protège non seulement des distractions des autres, mais aussi de celles que nous nous infligeons à nous-mêmes.

Le blocage du temps consiste à réserver un temps intentionnel pour des projets ou des tâches spécifiques et à faire un effort intentionnel pour ne pas laisser les distractions ou les interjections des autres briser cette concentration.

Une fois ce bloc de temps écoulé, faites une pause planifiée, puis entamez le bloc de temps de concentration suivant. Chaque bloc de temps de concentration est consacré à une tâche/un projet ou à un ensemble de tâches similaires.

J’utilise la méthode 60-60-30 pour bloquer le temps :

Travaillez pendant 50 minutes et faites une pause de 10 minutes. Travaillez encore 50 minutes et faites une nouvelle pause de 10 minutes. Prenez ensuite 30 minutes pour vous ressourcer, ce qui peut se traduire par un déjeuner, une promenade, etc.

Apprenez ici à rester concentré et à accomplir davantage de choses en bloquant le temps.

Résultat final

Les distractions sur le lieu de travail ne disparaîtront jamais. Afin d’utiliser notre temps efficacement et d’accroître notre productivité et notre créativité, il est essentiel de comprendre ce qui nous distrait et de créer des systèmes pour y mettre fin.

Je suis sûr que vous pouvez vous identifier à au moins une des distractions mentionnées dans cet article.

Nous espérons que certaines de ces équipes vous aideront à lutter contre les distractions au travail et vous rendront plus efficace et productif.