L’une des choses les plus importantes à laquelle les gens aspirent aujourd’hui dans nos modes de vie incroyablement occupés et rapides, c’est le temps libre. Que ce soit pour passer du temps avec sa famille, ses amis ou seul, nous avons tous besoin de plus d’heures dans la journée. Ne serait-ce pas formidable de pouvoir quitter le travail plus tôt tous les jours et d’avoir plus de temps pour soi sans avoir à sacrifier son salaire ou sa productivité ? Ah, avoir plus de temps pour profiter de la vie !
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Si vous souhaitez savoir comment optimiser votre vie professionnelle, travailler moins d’heures par semaine tout en restant productif au travail, nous avons quelques conseils à vous donner. Voici des techniques simples et rapides qui, ensemble, peuvent réduire de moitié votre temps de travail et vous permettre de consacrer plus de temps à ce que vous aimez.
N’oubliez pas que pour être productif et efficace, il faut travailler plus intelligemment plutôt que plus durement.
1. Planifiez votre journée la veille.
Chaque soir, avant de vous coucher, dressez une liste de choses à faire pour le lendemain. Cette liste n’a pas besoin d’être compliquée. Une liste de trois à cinq objectifs principaux que vous avez l’intention d’accomplir le lendemain suffit. Concentrez-vous sur ce qui est nécessaire et ce qui vous poussera à atteindre vos objectifs. Ainsi, vous n’aurez pas à passer des heures à essayer de déterminer ce qui est important et ce que vous devez faire ensuite. Comme le préconise Tim Ferriss, auteur de La semaine de 4 heures, consacrez 20 % de votre temps à planifier les choses qui vous apporteront 80 % des résultats.
2. Gardez votre poste de travail propre et organisé.
Cela va de soi. Vous devez veiller à ce que votre poste de travail soit bien rangé et organisé afin d’assurer un fonctionnement plus harmonieux. L’organisation vous permet de gagner du temps dans votre journée et joue un rôle important dans ce que vous accomplissez. Prenez le temps d’organiser votre bureau de manière à pouvoir accéder facilement et rapidement à ce dont vous avez besoin. Débarrassez-vous des objets que vous n’utilisez pas et ne gardez que ceux dont vous avez besoin et que vous utilisez souvent. Même si vous devez consacrer quelques heures à l’organisation, faites-le. Cela vous rapportera beaucoup.
3. Arriver un peu plus tôt au travail.
Les premières heures du matin, lorsqu’il fait beau et calme, sont propices à la productivité. De nombreuses personnes affirment qu’elles peuvent partir deux heures plus tôt si elles ajoutent une heure au début de la journée. Arrivez tôt au travail et vous en tirerez les mêmes avantages. Par ailleurs, avez-vous vraiment besoin de huit heures de sommeil par nuit ? Entraînez votre corps à ne dormir que six heures par nuit afin de pouvoir vous réveiller tôt, avant 6 heures du matin, pour vous préparer au travail. Vous disposerez ainsi de plus de temps dans votre journée.
4. Travaillez à vos meilleures heures.
Ce n’est pas parce que le matin est un moment propice à la productivité qu’il n’y en a pas d’autre. Déterminez le moment de la journée où vous êtes le plus productif et exploitez-le. Si vous êtes le plus productif de 7 heures à 12 heures, travaillez à ce moment-là. Si vous atteignez votre apogée dans l’après-midi, lorsque la plupart des gens se détendent, travaillez à ce moment-là. Ne vous sentez pas obligé de travailler selon l’horaire traditionnel des lève-tôt. Travaillez à vos meilleures heures pour préserver votre productivité. Il est absurde de travailler aux heures où vous êtes le moins productif sous prétexte que d’autres travaillent mieux à ce moment-là.
5. Tenez-vous-en à votre liste de tâches de la journée.
De nombreuses personnes établissent de merveilleuses listes de choses à faire au quotidien, mais ne les suivent pas et ne s’y tiennent pas. Ne soyez pas l’une de ces personnes. Créez votre liste de tâches quotidiennes et suivez-la. L’efficacité veut que l’on commence par le projet le plus important ou le plus difficile de la journée afin de pouvoir s’y atteler au moment où l’on est le plus productif. Rendez-le urgent et mettez-le en route, puis passez aux tâches plus petites, moins difficiles et plus agréables.
6. Se concentrer intensément sur les tâches.
Une étude portant sur les habitudes d’entraînement des musiciens a révélé qu’un violoniste qui s’entraîne intensément pendant quatre heures bien ciblées obtient de meilleurs résultats que ceux qui s’entraînent pendant sept heures, mais moins intensément. Cette constatation s’applique à la plupart des autres activités de la vie, y compris les habitudes de travail. Si vous vous concentrez davantage sur les heures que vous consacrez à votre travail, vous aurez probablement besoin d’en faire moins. Valorisez votre « temps de concentration » au travail et soyez économe de cette ressource.
7. Cessez d’être multitâches.
Se concentrer intensément sur les tâches signifie ne pas faire de multitâches. Lorsque vous êtes multitâches et que vous essayez de faire dix choses à la fois, vous détruisez votre productivité et vous finissez par n’en faire aucune correctement. Le cerveau humain n’est pas conçu pour le multitâche. Le multitâche empêche le cerveau de traiter et de retenir les informations comme il le devrait. Souvent, vous devrez revenir en arrière et relire ou refaire quelque chose juste pour l’achever correctement. Cela vous fait perdre du temps et vous ralentit. Faites une tâche à la fois et restez présent. Vous y parviendrez mieux et beaucoup plus rapidement.
8. Limiter les interruptions.
Chaque interruption, aussi brève soit-elle, signifie que vous devez passer du temps à vous reconcentrer. C’est du temps perdu que vous ne récupérerez pas. Limitez votre accessibilité lorsque vous travaillez et cessez de consulter votre téléphone toutes les cinq minutes et votre courrier électronique toutes les dix minutes. Faites savoir à votre entourage que vous ne devez pas être dérangé pendant votre « temps de concentration » au travail. Vous pouvez leur donner un calendrier des « heures de bureau à portes ouvertes » pendant lesquelles vous êtes disponible pour dialoguer avec les autres et répondre aux questions. De cette manière, vous préserverez votre concentration et éviterez les distractions.
9. Répondre aux courriels par lots plutôt que de le faire immédiatement après leur réception.
Le courrier électronique est une véritable perte de temps au bureau. Il peut vous falloir des heures pour rédiger et répondre à tous les messages de votre boîte de réception. Réduisez le nombre d’heures que vous consacrez chaque jour au courrier électronique et évitez les distractions en regroupant les messages et en y répondant par lots au lieu de les traiter immédiatement. Par exemple, lisez et rédigez des courriels à trois moments précis de la journée, par exemple à 11 heures, 15 heures et 22 heures. Vous remarquerez qu’il vous faudra beaucoup moins de temps pour vider votre boîte de réception et envoyer tous les courriels nécessaires.
10. Suivez votre temps et répétezce qui fonctionne.
La productivité et l’efficacité sont une question d’expérimentation. Ce qui fonctionne pour vous peut ne pas fonctionner pour une autre personne. Il est donc nécessaire que vous suiviez votre temps et que vous sachiez non seulement comment vous l’utilisez, mais aussi quelles sont les techniques qui vous permettent de gagner du temps. Lorsque vous trouvez quelque chose qui fonctionne, répétez-le et efforcez-vous de l’améliorer. Dans le même temps, examinez et modifiez ce qui ne fonctionne pas. Comme l’a dit Aristote, « nous sommes ce que nous faisons de manière répétée ». L’excellence n’est pas un acte, mais une habitude ».