Imaginez que vous puissiez utiliser 5 raccourcis simples lorsque vous travaillez dans Excel, et augmenter votre productivité sans perdre de temps à rechercher des informations dans d’énormes tableaux, à écrire de longues formules et à trier les données.

Ou mieux encore :

Et si vous obteniez 25 raccourcis utiles… et que chacun d’entre eux pouvait simplifier votre travail, afin que vous puissiez en faire beaucoup plus chaque jour ?

Vous vous sentirez certainement enthousiaste à l’idée de les lire.

Aujourd’hui est votre jour de chance car nous allons partager avec vous dans cet article 25 superbes raccourcis Excel que vous pouvez utiliser dans votre travail tous les jours ! C’est votre chance, alors allez-y et devenez un vrai professionnel d’Excel sans perdre votre temps.

Quelle est l’importance des raccourcis Excel pour vous ?

La meilleure façon de vérifier si les gens ont vraiment besoin de quelque chose est de publier une enquête et d’en examiner les résultats. Ainsi, selon l’enquête anonyme, 99 % des personnes ont déclaré que les raccourcis Excel étaient essentiels ou importants pour elles.

En général, il existe plus de 200 raccourcis dans Excel. Mais lorsque nous avons analysé les données concernant le nombre de raccourcis que les gens connaissent, nous avons obtenu les résultats suivants :

• 26% des personnes connaissent 10 raccourcis ou moins ;
• 61% des personnes connaissent 10 à 50 raccourcis ;
• 10 % des personnes connaissent 50 à 100 raccourcis.

Comme vous pouvez le constater, peu de gens connaissent un grand nombre de raccourcis. Il est probable que certains d’entre eux ne pensent jamais à augmenter leur productivité d’une manière aussi simple.

Bien sûr, cela dépend de l’usage que vous faites d’Excel. Certaines personnes utilisent cette application puissante uniquement pour créer des tableaux ou des graphiques simples, d’autres l’utilisent au quotidien pour compter quelque chose.

La plupart des comptables et des hommes d’affaires utilisent beaucoup plus de fonctions Excel pour des tâches plus complexes telles que la création de macros VBA, la gestion de tableaux croisés dynamiques, le recalcul d’énormes classeurs, la présentation de données, etc.

Mais même les personnes qui travaillent quotidiennement avec Excel de très près peuvent connaître quelques raccourcis. Il va sans dire qu’ils peuvent faire leur travail sans raccourcis, mais cela leur prend généralement beaucoup plus de temps. T

Cela n’a rien d’amusant, surtout si vous devez terminer une grande quantité de travail de toute urgence. Vous avez la possibilité d’augmenter votre productivité dans Excel et d’effectuer votre travail plus rapidement grâce à nos raccourcis utiles.

5 Principales raisons d’apprendre les raccourcis d’Excel

De nombreuses personnes ne comprennent pas pourquoi elles devraient utiliser des raccourcis si elles peuvent travailler sans eux. Bien sûr, si vous utilisez Excel deux fois par an pour créer un simple tableau ou un graphique, il n’est probablement pas si important pour vous de connaître de nombreux raccourcis.

Mais si vous travaillez tous les jours dans Excel, triant d’énormes tableaux et gérant des tonnes de données, les raccourcis vous aideront à atteindre les cinq objectifs suivants :

1. Travailler efficacement et plus rapidement avec Excel
2. Gérer facilement et rapidement de grandes quantités de données
3. Rester calme et concentré même lors d’un travail fastidieux
4. Réalisez votre travail de manière précise et correcte, sans erreurs
5. Mieux comprendre Microsoft Excel

Qui peut utiliser les raccourcis Excel ?

De nombreuses personnes peuvent se simplifier la vie grâce aux raccourcis Excel, et voici les groupes qui aimeront certainement les utiliser :

• Les personnes qui travaillent dans les banques, les organismes financiers, etc.
• Les hommes d’affaires qui rédigent des tonnes de rapports et de présentations en Excel pour des réunions et des briefings.
• Les étudiants qui sont généralement paresseux et impatients de faire leurs devoirs parce qu’ils ne veulent pas perdre beaucoup de temps à travailler dans Excel.
• Les entrepreneurs privés qui conservent diverses données dans des tableaux Excel.

Que vous soyez un étudiant qui déteste Excel parce qu’il vous semble être une application ennuyeuse et qui vous fait perdre du temps, ou que vous soyez un comptable qui doit recalculer d’énormes feuilles de calcul tous les jours sans faire d’erreurs, nous vous recommandons de lire et d’apprendre ces raccourcis Excel afin de simplifier votre travail et de gagner du temps.

Grâce à ces astuces simples mais utiles, il est très facile de terminer son travail et d’avoir plus de temps pour soi.

25 raccourcis Excel pour augmenter votre productivité

Voici 25 raccourcis Excel que vous devriez apprendre et utiliser pour le travail ou les études afin de rendre votre travail plus rapide et plus simple. Essayez de les utiliser tous et vous réaliserez que vous étiez totalement aveugle lorsque vous travailliez avec Excel :

1. Formatez rapidement n’importe quel objet avec Ctrl+1

Si vous sélectionnez n’importe quel objet dans Excel – une cellule, un graphique, un axe de graphique, un objet de dessin – puis appuyez sur Ctrl+1, vous obtiendrez la boîte de dialogue Propriétés pour l’objet en question. Ce raccourci offre un moyen très rapide et facile de formater l’objet sur lequel vous travaillez.

2. Utiliser les noms de plage avec Ctrl+G ou la touche F5

Si vous utilisez des noms de plage (ce que nous vous recommandons vivement) et que vous souhaitez choisir la plage avec une référence de nom spécifique, appuyez sur Ctrl+G ou sur la touche F5, qui lance la boîte de dialogue GoTo.

Si le nom est simple, vous pouvez cliquer sur une liste dans cette boîte de dialogue. Mais s’il est inhabituel, Excel ne le listera pas ; vous devrez donc taper le nom. Appuyez ensuite sur OK.

3. Utiliser un nom de plage dans une formule avec =sum( et F3

Supposons que vous souhaitiez utiliser un nom de plage dans une formule. Par exemple, vous voulez faire la somme de la plage Ventes. Entrez…

=somme(

…puis appuyez sur F3.

Excel lance alors la boîte de dialogue Coller le nom. Il vous suffit de choisir « Ventes » dans la liste, d’appuyer sur le bouton OK dans la boîte de dialogue, puis de saisir la fermeture « ) » de la fonction SOMME pour compléter la formule.

4. Lancer facilement la boîte de dialogue Arguments de fonction avec Ctrl+A

Supposons que vous souhaitiez consulter la rubrique d’aide relative à une fonction de la feuille de calcul. Par exemple, vous voulez en savoir plus sur la fonction MATCH. Dans une cellule, tapez…

=match(

…puis appuyez sur Ctrl+A, ou cliquez sur le bouton Insérer une fonction (« fx« ) à gauche de la barre de formule.

Dans ce cas, Excel affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction, qui peut offrir toute l’aide dont vous avez besoin.

Mais si vous souhaitez toujours consulter la rubrique d’aide complète, cliquez sur le lien hypertexte bleu « Aide sur cette fonction » dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue. Cette technique fonctionne avec toutes les fonctions Excel documentées.

5. Copier des éléments dans la colonne sans défiler avec Ctrl+D

Si vous avez ajouté une formule dans une nouvelle colonne à droite d’un énorme ensemble de données et que vous souhaitez copier cette formule sans faire défiler la page, procédez comme suit :

• aller vers la droite jusqu’à la colonne qui contient des données (la colonne à gauche de la nouvelle colonne avec la formule) ;
• appuyez sur Ctrl+Bas – pour atteindre le bas de la page ;
• déplacer une cellule vers la droite (avec la touche flèche naturellement) ;
• appuyez sur Ctrl+Shift+Up pour sélectionner la nouvelle colonne, en haut de laquelle se trouve la formule que vous venez de créer ;
• appuyez sur Ctrl+D pour remplir la formule.

6. Accès rapide à n’importe quelle fonction avec Alt+.

En personnalisant la barre d’outils d’accès rapide, vous pouvez créer des raccourcis simples vers des commandes que vous devriez autrement trouver dans les onglets du ruban, ou des macros que vous avez créées vous-même.

Le raccourci clavier consiste simplement à sélectionner Alt+ (le numéro de la commande que vous souhaitez sélectionner).

Par exemple, si vous avez personnalisé votre barre d’outils d’accès rapide pour qu’elle contienne les options Calculer la feuille, Enregistrer, Ouvrir. Pour calculer la feuille, vous devez appuyer sur Alt+1, pour enregistrer Alt+2 et pour ouvrir Alt+3.

Beaucoup de gens ignorent l’existence de cette fonction utile, qui permet pourtant de gagner beaucoup de temps.

7. Formater les cellules avec Ctrl+1

Lorsque vous devez formater des cellules, utilisez Ctrl+1. La plupart des gens connaissent ce raccourci pour la boîte de dialogue Format Cellules, mais vous pouvez également l’utiliser pour formater presque n’importe quoi dans Excel, sans vous soucier de l’état du ruban. Essayez ce raccourci étonnant et simple !

8. Sélectionnez les cellules visibles avec Alt+

Lorsque vous devez sélectionner uniquement les cellules visibles, utilisez Alt+. C’est l’astuce qui permet de ne copier que ce que l’on voit. C’est un raccourci inestimable lorsque vous masquez manuellement des lignes et des colonnes dans le tableau.

9. Utiliser le filtrage

Filtrage – il s’agit d’un moyen puissant de couper, de découper et de trier un énorme tableau d’informations.

C’est incroyablement efficace lorsque vous participez à une réunion pour discuter d’un sujet tel que les prévisions de vente et que tout le monde regarde en temps réel votre feuille de calcul projetée sur un écran (ou sur leurs moniteurs).

Pour certains, vous serez considéré comme le Dieu des feuilles de calcul, et ce n’est pas une blague !

10. Insérer ou supprimer une colonne/rangée facilement avec la touche Ctrl

Certaines personnes perdent beaucoup de temps même pour des opérations simples, par exemple lorsqu’elles doivent insérer/supprimer des colonnes et des lignes dans Excel.

Utilisez ce raccourci pour insérer : lorsqu’une ligne ou une colonne entière est sélectionnée, utilisez les touches Ctrl+Shift ++.

Pour supprimer : une ligne ou une colonne entière sélectionnée, utilisez Ctrl + –.

11. Voir les résultats de la formule avec F9

Si vous souhaitez vérifier les résultats d’une formule dans plusieurs formules, mettez la formule en surbrillance et sélectionnez F9 pour afficher le résultat de la formule.

N’oubliez pas d’annuler avant de quitter la formule.

12. Utiliser ALT+Entrée pour plus de texte dans une cellule

Si vous souhaitez ajouter une deuxième ligne de texte dans une cellule, utilisez ALT+Entrée.

13. utiliser EDATE pour avancer une date d’un mois calendaire complet :

Voici comment utiliser EDATE :

=EDATE(15/01/16,+1) = 15/02/2016 (15 Feb 2016)

=DATE (15/01/2016,-2) = 15/11/2015 (15 Nov 2016)

14. Utilisez EOMONTH pour déplacer une date à la fin du mois :

Voici comment utiliser EMONTH :

=EOMONTH(15/01/2016,0) = 31/01/2016 (31 Jan 2106)

=EOMONTH (15/01/2016,-2) = 30/11/2015 (30 Nov 2015)

15. Supprimer les espaces avec TRIM

TRIM est une fonction utile connue de peu de personnes. Elle supprime les espaces au début d’une valeur. C’est utile si vous extrayez des valeurs d’un autre endroit.

16. Répéter les commandes avec F4 ou Ctrl+Y

Dans de nombreux cas, vous devrez répéter votre dernière action. Utilisez F4 ou Ctrl+Y; vous pouvez répéter de nombreuses commandes telles que l’application des mêmes bordures, le formatage ou l’insertion d’une feuille de calcul.

17. Accès rapide aux cellules avec les touches Ctrl et Shift

Lorsque vous devez accéder à la première ou à la dernière cellule d’une feuille de calcul, où que vous soyez, utilisez les combinaisons Ctrl+Home, Ctrl+End .

Et voici un bonus agréable pour vous : ajoutez la touche Shift pour sélectionner tout ce qui se trouve sur le chemin !

18. Utiliser Ctrl+ pour créer un horodatage

Si vous avez besoin d’une date et/ou d’un horodatage dans votre document, il n’est pas nécessaire de taper la date et l’heure ! Utilisez les raccourcis Ctrl+; (date) Ctrl+Shift+: (heure). Cela fonctionne comme par magie et vous permet d’économiser votre temps et vos nerfs.

19. Utiliser le raccourci autosum pour la fonction somme n’importe où

Il s’agit d’un raccourci « magique » d’Excel qui permet d’insérer automatiquement une fonction de somme.

Vous pouvez utiliser ce raccourci pour additionner des lignes, des colonnes ou même un tableau entier en une seule étape, sans perdre de temps.

20. Utiliser la validation des données

Il s’agit d’un outil étonnant mais sous-utilisé d’Excel, qui peut être utilisé pour toute une série de choses :

• Créer des listes déroulantes dépendantes ;
• Créer des listes déroulantes ;
• Protéger/limiter l’entrée de données dans des cellules spécifiques (sans avoir recours à des macros VBA).

21. Utiliser la mise en forme conditionnelle

Il peut être utilisé à diverses fins telles que le format de couleur ou le format des cellules, des lignes ou des colonnes sur la base de valeurs ou de formats de cellules dépendants.

22. Utiliser l’audit des formules

Il s’agit d’un outil formidable pour analyser et tracer les cellules précédentes ou dépendantes, vérifier les erreurs et évaluer les formules.

La « fenêtre de surveillance » est une fonction qui permet de conserver un instantané d’une zone de la feuille de calcul, puis de passer à une autre zone du classeur. Cette fonction est particulièrement utile si vous gérez de grandes feuilles de calcul ou si vous ne disposez pas d’un deuxième écran.

23. Utiliser le Gestionnaire de scénarios pour générer des sorties récapitulatives d’une feuille de calcul.

Scenario Manager (sous « What-if Analysis ») permet aux utilisateurs de générer des résultats synthétiques de haut niveau à partir d’une feuille de calcul, sans avoir à reproduire l’ensemble du classeur.

Il présentera plusieurs scénarios d’une feuille de calcul dans une feuille de calcul succincte et de haut niveau.

24. Utiliser INDIRECT pour mettre en place de grandes tables

INDIRECT permet de créer facilement des tableaux qui renvoient à des tableaux plus importants sans avoir à effectuer de nombreux travaux de référencement ou de copier-coller, en particulier pour les feuilles de calcul dynamiques.

25. Utilisez OFFSET pour les calculs ou formules compliqués.

OFFSET peut s’avérer utile pour calculer des nombres YTD ou créer des formules qui prennent des données en lignes et les utilisent en colonnes.

Le bilan

Comme vous pouvez le constater, lorsque vous avez un travail ennuyeux ou fastidieux à effectuer, le meilleur moyen de le faire rapidement n’est pas de chercher un moyen de l’éviter, mais de chercher la variante la plus courte pour le faire !

C’est pourquoi nous vous suggérons de garder à l’esprit ces raccourcis Excel qui vous aideront à gagner beaucoup de temps et à ménager vos nerfs.

S’il vous semble difficile de les retenir tous, vous pouvez imprimer la liste des raccourcis et la conserver sur votre table de travail. Utilisez-la pour chercher de l’aide lorsque vous en avez besoin et, avec le temps, vous vous souviendrez facilement de tous les raccourcis.