Combien d’heures passons-nous chaque jour devant l’ordinateur ? Non seulement cela nuit à notre santé et à notre forme physique, mais nous n’avons souvent pas grand-chose à nous mettre sous la dent. Une grande partie du temps est consacrée au travail, certes, mais il est très facile de se laisser distraire et de remettre à plus tard. Avant même de vous en rendre compte, il s’est écoulé deux heures et vous n’avez pas encore répondu à plusieurs courriels importants ni terminé un projet dont la date limite approche à grands pas.

Ce qui est triste, c’est que beaucoup de gens s’investissent, mais ne parviennent pas à s’acquitter de toutes leurs tâches parce que leurs comptes de messagerie électronique sont dans un état de chaos perpétuel. À une époque où la sécurité en ligne est compromise et où des tonnes de spams et de virus circulent, la nécessité de disposer de comptes de messagerie sécurisés et bien gérés est plus grande que jamais. C’est pourquoi j’ai compilé une liste des meilleurs plugins Gmail pour stimuler votre productivité et réduire le temps que vous passez à gérer vos comptes de messagerie.

1. Bananatag

Que ce soit à des fins privées ou professionnelles, il peut être très important de savoir si les gens lisent réellement vos messages ou non. Vous ne voulez pas perdre de temps à attendre une réponse qui ne viendra jamais, et c’est là que Bananatag s’avère vraiment utile. Vous pouvez choisir des courriels spécifiques que vous souhaitez suivre et obtenir des informations sur le fait que les gens les ouvrent ou non et cliquent sur les liens qu’ils contiennent. Vous recevez des notifications dans votre courrier électronique lorsque ces actions sont effectuées, ce qui vous permet d’avoir un bon aperçu de ce que les différents contacts font avec vos courriels, d’évaluer ceux qui sont les plus réceptifs et de cibler vos efforts pour construire des connexions solides. Vous bénéficiez d’une fonctionnalité professionnelle, avec des mesures détaillées présentées sous forme de graphiques, dans un package facile à utiliser et entièrement gratuit.

2. SecureGmail

La plupart d’entre nous savent à quel point nos informations sont vulnérables en ligne. Une personne qui accède à nos données personnelles peut faire toutes sortes de ravages, les utiliser pour nous traquer ou simplement nous surveiller. Si vous avez du mal à accepter que des personnes extérieures s’emparent de vos informations personnelles – qu’il s’agisse d’entreprises concurrentes, du gouvernement ou de pirates informatiques – SecureGmail est un excellent petit outil pour vous. Vous pouvez l’installer rapidement et l’utiliser pour envoyer des courriels cryptés. Même les serveurs de Google ne verront que la version cryptée du texte. Seule la personne à qui l’e-mail est destiné peut décrypter le message à l’aide d’un mot de passe que vous avez convenu. Bien entendu, vous devez choisir un mot de passe complexe et le communiquer au destinataire par d’autres moyens que le courrier électronique.

3. Gmail Snooze

À première vue, GmailSnooze peut sembler un concept étrange – après tout, vous pouvez simplement supprimer des courriels ou les laisser et les lire plus tard. Cependant, en y réfléchissant, combien de fois avez-vous lu un courriel, noté mentalement d’y répondre plus tard et vous êtes laissé distraire par une tonne de courriels et de projets différents ? Grâce à la fonction « snooze », vous pouvez temporairement retirer un certain courriel de votre boîte de réception, pendant que vous vous occupez de choses plus urgentes, et le faire apparaître comme le dernier message dans votre boîte de réception après un jour, une semaine ou tout autre délai que vous aurez spécifié. Cette fonction peut vous aider à rester en contact avec vos collègues et associés, et vous rappeler les événements importants à venir.

4. CloudMagic

Pour être plus productif, il faut souvent chercher rapidement et efficacement dans sa boîte de réception les courriels importants et les conversations qui cachent des éléments d’information importants. Vous savez qu’ils sont là quelque part, il vous suffit de les trouver. CloudMagic offre une fonction rapide et efficace de recherche d’e-mails au fur et à mesure que vous tapez, qui vous permet de prévisualiser les conversations, de hiérarchiser les plus importantes et même de recevoir des rappels de suivi. Elle est discrète, nichée dans le coin supérieur droit de la page, et garde vos résultats de recherche ouverts pendant que vous parcourez votre boîte de réception ou que vous composez de nouveaux messages, ce qui vous permet de recouper et de partager des informations plus efficacement. Vous pouvez même rechercher des informations à partir d’un certain nombre de comptes différents.

5. Boomerang

L’envoi d’une multitude de courriels chaque jour vous fait parfois oublier une proposition commerciale que vous avez envoyée ou une question importante que vous avez posée à quelqu’un. Le courrier est envoyé, il n’y a toujours pas de réponse et il est facile de l’oublier complètement. Vous pouvez même oublier d’envoyer une réponse vous-même de temps en temps. Avec Boomerang, vous pouvez préparer des courriers électroniques et programmer leur envoi à une date précise dans le futur, ainsi que recevoir des rappels en cas d’absence de réponse à l’un de vos courriers électroniques après un laps de temps donné.

6. Suivi CC

Pour compléter les fonctionnalités de plugins comme Snooze ou Boomerang, FollowUp CC vous permet de créer de petits e-mails de suivi polis à envoyer à ceux qui ne vous ont pas répondu. Vous pouvez envoyer ces courriels après un certain temps ou à une date précise, par exemple après une semaine s’il ne s’agit pas d’une question urgente ou la veille d’une échéance. Vous pouvez être assez précis en ajoutant l’heure exacte. Il existe également une option de rappel des signets qui vous rappelle une page web spécifique après un certain laps de temps. La version de base, qui propose 25 rappels par mois, est gratuite, mais plusieurs autres formules sont disponibles pour les utilisateurs sérieux.

7. Rapporteurs

Si vous cherchez à créer des liens plus forts avec les personnes à qui vous envoyez des courriels, Rapportive sera un outil important pour vous. Une fois configuré, Rapportive s’affiche dans la barre latérale de Gmail et vous permet d’accéder à des informations de base sur la personne. Vous pouvez voir une petite image de la personne, ainsi que certaines de ses données personnelles, comme son emploi actuel et la ville où elle habite. Elle vous permet également d’entrer en contact avec elle par l’intermédiaire des médias sociaux en affichant des liens vers ses comptes Twitter, Facebook et LinkedIn, ainsi que sa photo de profil. Vous pouvez ainsi faire rapidement connaissance avec un nouveau client ou associé, ou commencer à travailler en réseau, voire à nouer des amitiés en ligne.

8. Taskforce

Pour tous ceux qui cherchent à s’organiser et à tout décomposer en tâches claires, Taskforce est l’outil idéal. Il vous permet de désigner des tâches spécifiques et de conserver toutes les informations nécessaires en un seul endroit, le tout dans Gmail et gratuitement. Finies les recherches dans les courriels, l’ouverture de plusieurs onglets et la copie de bribes d’informations à partir de plusieurs applications et programmes différents. Vous pouvez ajouter différentes personnes à une liste de collaborateurs pour chaque tâche, de sorte que tout le monde reste informé de l’avancement et des éventuelles modifications. Vous pouvez ajouter des personnes qui n’ont pas Taskforce et leur demander de recevoir régulièrement des mises à jour par courrier électronique.

9. Dérouler.me

Au cours de la journée, vous finirez par cliquer sur Dieu sait quoi, et il y aura de nombreuses demandes d’abonnement à une lettre d’information. Ces messages peuvent semer la pagaille dans votre boîte de réception et occulter les quelques mises à jour que vous souhaitez vraiment consulter. Unroll.me est un moyen extrêmement rapide et facile de gérer ces abonnements et de se débarrasser de ceux dont vous n’avez pas besoin. Il analyse votre boîte de réception et vous propose une interface visuelle simple où vous pouvez cliquer pour bloquer tous les messages provenant d’un site web spécifique sur une liste de vos abonnements actuels.

10. Le Swizzle

Une façon similaire, mais un peu plus approfondie, de gérer l’encombrement de votre newsletter et de vos promotions, The Swizzle vous permet de vous désabonner de ce dont vous n’avez pas besoin et d’organiser un condensé quotidien personnalisé de ce que vous décidez de garder. De cette façon, vous pouvez recevoir un seul email contenant les différentes promotions et mises à jour que vous souhaitez, laissant votre boîte de réception propre et organisée.

11. Checker Plus

Pour ceux qui recherchent un bon moyen de gérer plusieurs comptes de messagerie, Checker Plus est une véritable aubaine. Il vous permet d’étiqueter et de surveiller les courriels importants, de recevoir des notifications avec des photos d’utilisateurs et peut même être configuré pour vous lire vos courriels à haute voix si vous êtes occupé. Vous pouvez l’exécuter indépendamment de votre navigateur et recevoir des alertes de nouveaux courriels même s’il est fermé. Il existe un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires utiles et le développeur offre un excellent support client et des mises à jour régulières.

12. Boîte de réception active

Autre solution rapide pour les personnes occupées qui souhaitent s’organiser davantage, ActiveInbox transforme votre boîte de réception en un gestionnaire de tâches fonctionnel en quelques secondes. Vous pouvez choisir les comptes sur lesquels vous souhaitez l’utiliser – par exemple, utilisez-la pour votre compte professionnel officiel et non pour votre compte privé – et commencer à travailler en quelques instants. Les courriels peuvent être facilement assignés à un projet spécifique et vous disposez également d’un menu avec les étiquettes « action », « en attente » et « un jour » que vous pouvez assigner à différents projets pour les classer par ordre de priorité. Si vous optez pour la version payante, vous aurez également la possibilité d’écrire des notes, de catégoriser les tâches et de fixer des échéances.

13. WiseStamp

Donner une touche personnelle à vos courriels sous la forme d’une signature qui apparaît avec chaque courriel est quelque chose qui peut vous servir à des fins professionnelles et personnelles. WiseStamp vous permet de créer votre propre signature, avec une image, des informations de base et des liens vers les médias sociaux, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires comme votre dernier Tweet ou votre dernier statut Facebook. Il rend les choses élégantes et discrètes, tout en fournissant les informations les plus importantes sur qui vous êtes en tant que personne ou professionnel dans chaque e-mail que vous envoyez.

14. Fusée à clé

Beaucoup d’utilisateurs de Gmail, dont je fais partie, ne connaissent pas tous les petits raccourcis clavier qui peuvent vous aider à réduire le temps que vous passez à gérer vos courriels de façon minime, mais notable. Key Rocket s’efforce de remédier à cela en vous bombardant de petites fenêtres pop-up chaque fois que vous cliquez sur une option pour laquelle vous auriez pu utiliser un raccourci. Chaque message contextuel contient un raccourci spécifique et, au bout d’un certain temps, grâce à son pouvoir d’agacement, il vous aidera à tous les apprendre par cœur, ce qui vous rendra un peu plus rapide et plus efficace.

15. Mail Timer pour Gmail

Qu’il s’agisse de la fin d’une journée bien remplie et du dernier courriel que vous devez envoyer avant de rentrer chez vous ou que vous ayez trop souvent tendance à vous égarer au milieu d’une phrase lorsque vous rédigez des courriels, un outil tel que le Mail Timer peut vous aider à rester concentré. Vous choisissez le temps que vous souhaitez consacrer à chaque courriel et vous réglez le minuteur qui, une fois le temps écoulé, vous indique que vous devez passer à autre chose. C’est incroyablement simple et pourtant incroyablement efficace.

Si vous êtes comme moi, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup trop de temps à consulter votre boîte de réception et à rédiger de nouveaux e-mails. En utilisant certains de ces excellents plugins Gmail, dont la plupart sont gratuits et peuvent être installés rapidement et facilement, vous pourrez améliorer considérablement votre productivité et vous épargner beaucoup de temps et de travail.