Un plan d’urgence n’a rien d’une discussion entre amis autour d’un gâteau et d’un café, mais c’est un élément essentiel de tout plan réel que vous élaborez. Vous pouvez en avoir besoin (ou plusieurs) pour votre entreprise, votre projet scolaire ou même vos vacances en famille. Le principal problème lié à l’élaboration d’un plan d’urgence est que l’on ne sait pas toujours ce qu’il faut y inclure. Voici un guide pratique qui vous permettra d’élaborer un plan complet.

Qu’est-ce qu’un plan d’urgence ?

Un plan d’urgence est un ensemble d’actions que vous entreprendrez lorsque quelque chose d’inattendu se produit. Considérez-le comme un plan de secours, ou un plan B. Il doit contenir des instructions que vous pouvez suivre lorsque votre plan initial ne fonctionne pas en raison de changements dans la situation.

Un plan d’urgence vous prépare à faire face aux problèmes que vous pourriez rencontrer à l’avenir et vous donne une sorte d’issue de secours en cas d’accident^[1].

Que se passe-t-il si vous n’avez pas de plan d’urgence ?

Si quelque chose ne va pas avec votre plan A de manière inattendue, ou si des accidents vous obligent à changer votre plan actuel, il y a de fortes chances que vous paniquiez. Surtout si vous n’êtes pas bien préparé à faire face aux imprévus, vous n’aurez probablement pas les idées assez claires pour trouver la solution dont vous avez besoin à ce moment-là. Vous ne saurez pas quoi faire.

Pire encore, tant que vous n’aurez pas maîtrisé la situation, les affaires ne pourront pas reprendre leur cours normal. Vous devrez remédier aux problèmes et élaborer de nouveaux plans.

Que se passe-t-il si le plan d’urgence est mauvais ?

Ne croyez pas que l’élaboration d’un plan d’urgence soit une tâche simple. Un plan d’urgence doit être complet, ce qui nécessite une réflexion approfondie. Dans le cas contraire, il n’est d’aucune utilité.

Par exemple, il se peut que vous soyez préparé à de mauvais types d’accidents. Et lorsque votre plan ne fonctionne pas comme prévu, vous n’êtes pas assez organisé pour gérer la crise. En d’autres termes, vous paniquerez.

Quels sont les avantages d’un plan d’urgence ?

Par exemple, un plan d’urgence vous permet de faire face aux accidents rapidement et efficacement^[2]. Dans un scénario d’entreprise, il peut même vous aider à gagner du temps et à réduire les coûts de réparation de la situation.

En outre, un plan d’urgence permet de minimiser les conséquences négatives ou les pertes causées par un événement inattendu. Il vous aide à faire face à la situation dès que quelque chose ne va pas et vous permet de rester en sécurité.

Après tout, il est rassurant de disposer d’un plan d’urgence, car vous n’aurez pas à vous soucier d’élaborer de nouveaux plans dans l’urgence.

Vous pensez peut-être que les accidents sont peu probables. Vous pensez peut-être que votre plan A est parfait. Cependant, vous devez garder à l’esprit que l’avenir est incertain jusqu’à ce qu’il devienne le présent, et qu’en tant qu’êtres humains, nous ne pouvons pas contrôler à 100 % ce qui se passe. Vous ne voulez pas regretter de ne pas avoir prévu de plan d’urgence lorsqu’il sera trop tard !

Comment rédiger un bon plan d’urgence ?

Il y a essentiellement 5 étapes :^[3]

Nous allons maintenant les passer en revue un par un :

1. Identifier

Comme un plan d’urgence concerne ce qui est inattendu, il faut d’abord essayer de prévoir les risques^[4].

• Qu’est-ce qui pourrait mal tourner ?
• Quelle est la probabilité que cela se passe mal ?
• Quel est l’impact et les conséquences de l’éventualité ?
• Quelle devrait être votre réaction ou votre solution ?
• Comment s’y préparer à l’avance ?

2. Établir des priorités

À l’aide de ce que vous avez noté à l’étape 1, classez vos risques en fonction de leur impact possible et de leur probabilité. Plus le risque est probable et plus l’impact est important, plus il doit être classé haut.

Vous devez décider de la pondération de chaque risque en fonction de votre situation.

3. Le plan

L’étape suivante consiste à rédiger votre plan d’urgence. En gardant à l’esprit les ressources dont vous disposez, concevez des solutions aux risques que vous souhaitez couvrir dans le plan. Soyez réaliste quant à vos besoins : certains problèmes doivent peut-être être traités avant d’autres, ou vous devez peut-être prendre des mesures dans un certain délai, etc.

Il est également important de donner des instructions claires et simples, afin que vous n’oubliiez pas ce que vous avez écrit des mois plus tard, ou que quelqu’un les comprenne mal^[5].

4. Exécuter

Si votre plan d’urgence implique d’autres personnes, par exemple vos collègues ou les membres de votre famille, parlez-en avec eux. Faites-leur savoir ce qu’ils sont censés faire lorsque certaines choses se produisent^[6]. Préparez-les.

Ensuite, si votre plan prévoit des actions pour se préparer à de futurs accidents, mettez-les en œuvre. Cela peut vous aider à réduire les risques que vous pourriez courir en fixant vos objectifs.

5. Révision

Des changements surviennent en permanence. Pour que votre plan d’urgence soit pratique, vous devez le revoir et y apporter des ajustements régulièrement. Évaluez les éléments de votre plan. Au fil du temps, certains risques peuvent devenir plus ou moins probables ou entraîner des résultats différents. Apprenez à bien connaître votre situation et mettez à jour vos solutions en conséquence.

Si votre plan concerne des risques à grande échelle, tels que des catastrophes naturelles ou des pannes de serveur, les exercices sont très utiles pour identifier les faiblesses du plan et s’assurer que les personnes concernées sont prêtes à agir conformément au plan en cas de besoin.

Quelques exemples concrets pour mettre les choses en perspective :

Exemple 1 : Plan d’urgence pour une exposition en plein air

• Risque potentiel : Pluie
• Qui sera concerné ? Exposants, visiteurs, organisateurs et membres d’équipage
• Action 1 : Sécuriser les objets exposés
  • Qui prendra les mesures nécessaires ? Membres de l’équipe sur place
  • Préparation : Bâches imperméables pour les stands des exposants, envoyer les prévisions météorologiques aux exposants par courriel 3 jours à l’avance.
• Action 2 : Diriger les visiteurs vers des zones abritées
  • Qui prendra les mesures nécessaires ? Membres de l’équipe sur place, agents de sécurité
  • Préparation : Marquer les zones désignées comme zones interdites au stationnement, vestes imperméables pour les membres de l’équipe

Exemple 2 : Plan d’urgence pour un discours devant un large public (collègues de travail)

• Risque potentiel : Le projecteur ou l’ordinateur ne fonctionne pas.
• Qui sera concerné ? Moi
• Action : Écrire les grandes lignes et les points clés sur le tableau blanc au fur et à mesure que je parle.
  • Qui prendra les mesures nécessaires : Moi
  • Préparation : Notes sur papier, 3 marqueurs de couleur, documents imprimés

Crédit photo : Flaticon via flaticon.com