L’inachèvement du travail est un problème majeur sur le lieu de travail aujourd’hui, il suffit de le demander à n’importe quel chef de projet. Le travail incomplet a souvent pour conséquence d’empiler les tâches les unes sur les autres jusqu’à ce que ce qui était autrefois réalisable paraisse aujourd’hui impossible ou difficile à faire. Pour éviter ce problème, il faut établir un calendrier et terminer avec diligence ce que l’on a à faire, avant ce que l’on veut faire. Voici quelques suggestions pour ceux qui veulent se débarrasser de l’habitude de procrastiner et devenir productifs. Fixer des priorités peut être un moyen efficace d’éviter la procrastination. Voici 8 pièges mortels qui nous empêchent d’être productifs.
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1. Attentes floues
La création d’attentes claires est la base de la réussite. Nous avons tous entendu parler des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, assignables, réalistes et limités dans le temps). Lorsque vous définissez, communiquez et mettez en œuvre des attentes claires, vous voudrez ajouter une pratique qui vous distinguera des autres. Incluez les trois éléments que sont la quantité, la qualité et le rythme. Plutôt que de dire « terminez le travail dès que possible », dites « terminez ces « x » éléments, tels que mesurés ou approuvés par « y », à un rythme de « z » éléments par heure/jour/semaine ». Soyons honnêtes, nous nous sentons un peu paresseux à un moment ou à un autre, cela fait partie de notre identité humaine. Cette caractéristique de paresse peut se manifester soit lorsque nous voulons obtenir quelque chose d’insignifiant, soit lorsque nous voulons que quelque chose d’important soit fait. Ne laissez pas la paresse prendre le contrôle dans la phase d’attente de l’activité, elle se retournera certainement contre vous plus tard !
2. Absence de programmation
Établissez deux listes, la première de ce qu’il faut faire et la seconde de ce qu’il ne faut pas faire. C’est la première étape de la planification et de l’exécution. Cela vous aide à définir vos priorités et à accomplir vos tâches dans les délais impartis. L’établissement d’un calendrier vous rappelle constamment toutes les choses que vous devez faire et les énumère une à une. Cette approche vous permet de relativiser les tâches et même de rendre parfois insignifiant ce qui vous paraissait difficile à faire. Cette méthode fonctionne particulièrement bien si vous accomplissez d’abord les tâches les plus difficiles, si vous les rayez rapidement de votre emploi du temps une fois qu’elles sont terminées et si vous continuez à accomplir les tâches plus faciles en vous détendant.
3. Permettre les distractions
Il s’agit d’abord d’identifier ce qui vous empêche de faire votre travail de manière productive et ce qui vous fait sombrer dans la paresse. Est-ce la télévision ? Votre téléphone ? Vos jeux vidéo ? Ou peut-être même votre canapé confortable qui rend l’idée de s’y affaler plus tentante que celle de faire son travail ? Identifiez ce qui vous distrait et faites une pause. Vous pouvez même vous en éloigner. La responsabilité est importante. Si vous ne pouvez pas vous fier à vous-même pour accomplir votre tâche, trouvez quelqu’un pour vous en rendre responsable.
4. Démarrages retardés
La mise en route est généralement la partie la plus difficile. Parfois, le travail n’est pas difficile, c’est le fait d’y penser qui le rend tel. Commencez par quelques tâches faciles, vous serez surpris de voir où est passée votre paresse lorsque vous arriverez aux tâches plus difficiles. En effet, une fois que vous avez décidé de commencer, la décision est prise et il n’y a plus qu’à aller de l’avant. Pour augmenter la productivité, il est indispensable de commencer par identifier où et par quoi commencer.
5. Ne pas établir de priorités
Une planification efficace est le meilleur moyen d’éviter de ne pas terminer son travail. Vous devez préparer une liste de choses à faire lorsqu’on vous confie un travail. Nous devons accomplir les tâches quotidiennes afin d’éviter la pression de devoir remplir les exigences à la fin du projet ou du travail. Il faut commencer par établir des plans à plus long terme, par exemple pour le mois, puis pour la semaine et enfin pour chaque jour. Cette pratique nous permettra de rester concentrés sur la situation dans son ensemble et nous saurons que nous accomplissons quelque chose de plus important que 30 jours de tâches individuelles. Vous devez connaître la valeur de votre travail. Votre objectif devrait toujours être d’être à l’heure ou avant, assurez-vous que vous avez été raisonnable quant à vos objectifs. Veillez à planifier en fonction de vos capacités et des ressources auxquelles vous avez accès (temps, argent, personnel, connaissances, etc.). Vous devez connaître la quantité de travail que vous pouvez accomplir chaque jour. La plupart d’entre nous s’engagent trop et ne tiennent pas leurs promesses. Si vous parvenez à surmonter les 8 pièges mortels mentionnés dans cet article, vous inverserez cette tendance. Comme nous l’avons déjà mentionné, la responsabilité est un principe important pour démontrer ce que vous pouvez faire.
6. La procrastination
La procrastination est l’assassin naturel du succès. Gardez à l’esprit les conséquences d’un échec au moment où vous commencez la tâche ou le projet, et non à l’approche de la date limite. Le maintien de cet état d’esprit et de l’image de la réussite est une bonne combinaison pour alimenter votre motivation. La principale raison pour laquelle nous procrastinons est que nous nageons dans une mer de distractions. Grâce à l’accès au monde par une simple touche d’ordinateur ou un glissement d’écran de téléphone, nous pouvons être instantanément transportés dans presque n’importe quel monde alternatif, et nous nous attendons à ce que cette tendance continue à ajouter à nos distractions.
7. Délais non respectés
La première chose à reconnaître est que presque tous les délais sont arbitraires. Cela ne signifie pas que vous pouvez ignorer les délais, mais que vous pouvez les remettre en question. Toutefois, cette remise en question doit avoir lieu au début du projet ou de l’activité, et non à l’approche de la date limite, ce qui ne ferait que vous faire passer pour un incompétent. Le fait de ne pas achever son travail est souvent lié à la pratique consistant à retarder les tâches les plus importantes et à exécuter les moins importantes. Cette pratique peut entraîner de graves problèmes pour votre réussite et pour l’organisation. Chaque fois que nous retardons les projets de nos clients internes ou externes, nous semons le doute dans leur esprit pour le projet suivant. L’acquisition de clients et l’instauration d’un climat de confiance prennent beaucoup de temps, mais peuvent être perdues en un instant. Livrer juste un peu plus vite que nécessaire ou plus vite que vos concurrents, c’est ce qui vous distinguera et continuera à contribuer à l’établissement de la confiance. Prévoyez les retards, ne réagissez pas, ce plan d’urgence est essentiel. Nos désirs humains nous poussent à reporter les activités qui ne nous amusent pas. Une fois de plus, c’est là que la responsabilisation distingue les mauvais des bons élèves. Luttez contre l’envie et restez responsable.
8. Oublier l’efficacité
Il faut être efficace en plus d’être efficient. L’efficacité consiste à travailler plus vite, mieux et moins cher. L’efficacité consiste à mettre en place les bons plans pour ne pas avoir à se forcer à travailler plus vite, mieux et moins cher. Nous pouvons toujours faire des heures supplémentaires, mais cela a un coût quelque part pour vous, votre famille ou votre organisation. Le temps est une denrée limitée, les heures supplémentaires que vous travaillez sont des heures pendant lesquelles vous ne faites pas autre chose. Assurez-vous que les compromis que vous faites sont conscients et ne sont pas dus à votre inefficacité. Les procrastinateurs essaient toujours de reporter leur travail en pensant qu’ils ont suffisamment de temps sur leur calendrier. Ce comportement d’évitement met en péril votre réussite potentielle. Nous devons tous travailler plus intelligemment et non plus durement L’efficacité est la clé d’un travail plus intelligent. Planifier à l’avance nous permet d’adopter un rythme plus raisonnable lorsque nous sommes en train d’effectuer le travail.
Alors, quand vous commencerez votre journée demain, faites tout ce que vous pouvez pour éviter les 8 pièges mortels qui vous feront échouer dans l’accomplissement de votre travail quotidien. Votre organisation vous remerciera de cette responsabilisation et de vos réalisations professionnelles.
Crédit photo : Penguins/ Marc Lombardi via marclombardi.zenfolio.com