Dans mon travail quotidien en tant que conseiller académique dans l’enseignement supérieur, un grand pourcentage de ma communication professionnelle se fait par courrier électronique. Bien qu’elle fasse partie de la routine quotidienne, la correspondance électronique des étudiants qui s’entraînent à entrer dans le monde du travail en tant que professionnels compétents est souvent parsemée d’obstacles à une communication efficace.
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Que vous soyez un étudiant qui fait le saut dans le « monde réel », que vous postuliez à un emploi ou que vous soyez un nouveau professionnel, que pouvez-vous faire pour projeter une image plus soignée ? Commencez par examiner ces 10 pièges courants de l’étiquette des courriels professionnels et apprenez comment chacun d’entre eux peut nuire à votre image professionnelle.
- Sachez quand le courrier électronique est approprié. Faut-il beaucoup de détails ou d’explications ? Le ton peut-il être facilement mal interprété ? Le sujet est-il sensible au temps ? Si la réponse à l’une des questions précédentes est oui, le courrier électronique n’est peut-être pas le moyen approprié. En revanche, si vous contactez une personne difficile à joindre en personne ou par téléphone, si vous posez une question simple ou si vous fournissez des informations, le courrier électronique est probablement le plus approprié.
- Ne partez pas du principe que le destinataire vous connaît. Ne partez pas du principe que le destinataire vous connaît, surtout s’il s’agit de votre premier contact avec lui ou s’il reçoit un grand nombre de courriels. Il se peut que je sois la seule personne de mon nom à être conseiller dans mon établissement, mais il peut y avoir des dizaines de prénoms similaires parmi les centaines d’étudiants avec lesquels je suis en contact chaque semestre. Ce problème est aggravé par l’utilisation de l’adresse électronique de l’établissement ou d’une adresse électronique dépourvue d’informations d’identification (comme allstar29@mail.com). Abstenez-vous d’utiliser une adresse électronique personnelle si une adresse électronique institutionnelle ou professionnelle est fournie. Si vous devez utiliser une adresse électronique personnelle, veillez à ce qu’elle soit propre et pratique (joesmith@mail.com).
- Ne partez pas du principe que le destinataire connaît tous les détails. Je reçois souvent par courrier électronique la demande suivante : « J’ai besoin d’abandonner ce cours ». Cette demande mérite certainement d’être honorée, mais elle pose toute une série de problèmes. Notamment l’absence de détails essentiels. À qui s’adresse le cours que j’abandonne ? Quel cours ? Cela vaut pour toute forme de communication professionnelle. Prenez le temps de fournir autant de détails que possible dès le départ. Vous éviterez ainsi de perdre du temps et de l’énergie dans les échanges ultérieurs et vous montrerez que vous êtes organisé et attentif aux détails.
- Indiquez vos coordonnées complètes. Conformément à votre image professionnelle, veillez à indiquer non seulement votre nom complet, mais aussi toute information de contact susceptible d’aider le destinataire à vous recontacter. Le contenu de certains courriels peut comporter une demande de contact par téléphone ou par une autre forme de communication.
- N’utilisez pas de langage textuel. Ce n’est pas parce que vous rédigez un courriel sur un appareil mobile ou une tablette qu’il est professionnel d’utiliser un « langage textuel » dans un courriel professionnel, jamais. Lorsque vous rédigez des courriels à partir de ces appareils, il est impératif de les relire avant de les envoyer, car la plupart d’entre eux sont dotés d’une technologie de texte prédictif qui peut finir des mots de manière incorrecte et changer complètement le message ou le ton.
- Oubliez les arrière-plans, les polices et les couleurs bizarres. Gardez le noir et blanc, et restez simple. Les couleurs et les arrière-plans supplémentaires ne font que compliquer la tâche du lecteur et le dissuadent de répondre ou de prendre l’e-mail au sérieux en tant que communication professionnelle – surtout à une époque où les escroqueries sont monnaie courante. Les polices qui ne sont pas standard sont distrayantes, difficiles à lire et vous font passer pour un idiot.
- Utilisez correctement la mention « hors du bureau ». Il s’agit d’une fonction importante du courrier électronique, en particulier si vous prévoyez de vous absenter pendant une période prolongée en dehors des heures de travail normales prévues. Plutôt que de dire simplement que vous êtes absent, indiquez d’autres contacts pour que les personnes qui essaient de vous joindre puissent continuer à travailler si nécessaire. Faites preuve de discernement. Il m’est arrivé d’avoir un étudiant dont la messagerie électronique était réglée à plein temps pour répondre automatiquement par « Je vais étudier votre message et y répondre en conséquence ». Il ne répondait alors jamais. On ne peut crier au loup qu’un nombre limité de fois.
- Méfiez-vous du remplissage automatique. Je reçois souvent des courriels qui ne me sont pas destinés à cause de ce problème. La plupart des systèmes de messagerie commencent à proposer des options de remplissage automatique du champ « À : » lorsque vous commencez à taper l’adresse, sur la base des courriels précédents que vous avez envoyés. Veillez à lire attentivement ces options et à les vérifier avant de cliquer sur « Envoyer ». Cela peut faire la différence entre envoyer un courriel à votre femme ou au président. Vous n’avez pas besoin qu’on vous dise qu’il s’agit de deux publics totalement différents.
- Ne dites pas des choses que vous ne diriez pas en personne. Parmi les échanges de courriels les plus intrigants que j’ai connus, il y a ceux de personnes qui font preuve de plus d’agressivité ou de manque de professionnalisme dans un courriel, mais qui ne correspondraient jamais de cette manière en personne. N’agissez pas d’une manière ou ne dites pas des choses que vous ne diriez pas normalement dans une conversation. Tout d’abord, cela ne vous aidera pas à obtenir une réponse et ensuite, cela pourrait nuire à vos rapports avec cette personne en personne.
- En cas de doute, privilégiez le côté formel. Utilisez « M. » ou « Mme », ou le prénom complet au lieu d’une forme abrégée dans les cas où vous n’êtes pas sûr de vous. Lorsque vous postulez à un emploi, tenez-vous en à la formule formelle « À qui de droit ». Au fur et à mesure que la communication progresse, certaines formalités peuvent être abandonnées, mais le fait d’initier un contact de manière informelle place la barre en dessous d’une norme professionnelle.
Crédit photo : Focus/Financial Times photos via imcreator.com