Les réunions peuvent être une source de créativité et de motivation – un moment où la collaboration et le leadership de l’équipe se combinent et créent l’espace nécessaire à la réalisation des objectifs de l’organisation. Peut-être dans un monde idéal. Malheureusement, le plus souvent, les réunions ne sont qu’une perte de temps improductive et inefficace.

Il existe un secret pour organiser des réunions qui dynamisent plutôt que de démoraliser. Voici 15 mesures prises par les entreprises les plus innovantes du monde pour que les réunions restent productives :

1. Apple – Petits groupes de personnes intelligentes

Une réunion n’est pas une fête, la règle « plus on est de fous, plus on rit » ne s’applique donc pas. Steve Jobs était connu pour insister sur le fait que les réunions devaient être des petits groupes de personnes intelligentes – et il n’hésitait pas à faire savoir à quelqu’un qu’il n’avait pas besoin de lui. Les experts estiment qu’il ne devrait pas y avoir plus de 10 personnes à une réunion – choisissez donc vos invités avec discernement.

2. TED – Soyez bref

Il n’y a rien de pire que d’être coincé dans une réunion et de voir l’heure passer. Les réunions ne devraient pas s’éterniser pendant des heures, ni même pendant une demi-heure. Les recherches montrent que notre capacité d’attention se situe entre 10 et 18 minutes, de sorte que les organisations les plus innovantes savent que les réunions doivent être courtes. TED a prouvé qu’il peut se passer beaucoup de choses en 18 minutes :

Dans un discours TED de 15 minutes, Sheryl Sandberg, directrice de l’exploitation de Facebook, a inspiré des millions de femmes à « s’engager ». Steve Jobs a prononcé l’un des discours les plus populaires de notre époque à l’université de Stanford, et il l’a fait en 15 minutes. Martin Luther King a mis un peu plus de temps à partager son rêve d’égalité raciale – il l’a fait en 17 minutes.

3. Google – Désigner un décideur

Le secret de la réussite de Google n’est pas d’agir comme une grande entreprise multimilliardaire, mais d’agir « comme une startup affamée », selon son PDG Larry Page. L’un des problèmes des grandes entreprises est l’augmentation de la paperasserie et de la bureaucratie due à la multiplicité des services (entreprise, opérations, ventes, etc.). ), ce qui multiplie les réunions et ralentit les décisions. Google a donc adopté l’approche « buck stops here » pour rationaliser la prise de décision lors des réunions.

Comme le dit Larry : « Il n’y a pas d’entreprises qui prennent de bonnes décisions lentes ».

4. 3M – Accorder du temps libre

Les réunions ont besoin d’un ordre du jour et d’un objectif, mais l’innovation et la créativité ont également besoin d’espace pour respirer. 3M a créé le programme 15% pour permettre à ses employés de disposer de temps (rémunéré) sur leur journée de travail pour générer des idées et poursuivre des projets créatifs – cela a commencé en 1948 ! Depuis plus de 50 ans, il est prouvé que les produits et services les plus vendus sont ceux qui bénéficient de ce temps et de cet espace libres. Google a suivi l’exemple et a relevé la barre en accordant 20 % de temps libre, ce qui a conduit à la création de Gmail et de Google Earth. Que ce soit avant, pendant ou après une réunion, accordez du temps libre pour laisser libre cours à la créativité.

5. Virgin – L’emplacement, l’emplacement, l’emplacement

Une salle de réunion et un powerpoint suffisent à endormir n’importe qui. Richard Branson suggère que les idées novatrices naîtront d’espaces novateurs. Selon lui, la nouveauté d’une réunion dans un parc ou un café apportera une bouffée d’air frais à toute réunion de groupe et générera probablement de nouvelles idées et de nouveaux modes de pensée. Si vous ne disposez pas d’une île privée ou d’un yacht pour discuter du compte de résultat du mois, essayez de sortir ou d’utiliser un espace différent dans le bureau, comme la cuisine.

6. Facebook – Pensez à vos pieds

Les experts affirment que chaque heure passée assis réduit notre espérance de vie de 22 minutes. Si l’on considère que nous passons entre 40 et 80 heures par semaine assis à notre bureau, il n’est pas étonnant que les entreprises technologiques les plus innovantes refusent de se réunir en position assise. Une étude récente a également révélé que « lorsque les gens sont debout pendant les réunions, ils semblent plus enthousiastes par rapport à leur travail, se montrent moins territoriaux par rapport à leurs idées et interagissent mieux au sein de l’équipe ». En outre, la position debout réduirait de 25 % la durée des réunions. Le directeur technique de Facebook (Mark Tonkelowitz) organise des réunions debout de 15 minutes à 12 heures tous les jours – l’absence de chaises et l’imminence de l’heure du déjeuner permettent de faire des mises au point courtes et précises. Pour les réunions en tête-à-tête, Nilofer Merchant a demandé au public de TED d’envisager les avantages d’une réunion en marchant. Commençons à penser debout !

7. Microsoft – Partager le temps d’antenne

Les réunions ne sont pas des cours magistraux – la contribution de tous les participants est généralement requise (en particulier si vous avez respecté le point 1 et dressé la bonne liste d’invités !) Les meilleurs innovateurs savent comment maintenir les réunions sur la bonne voie et s’assurer que chaque personne dispose d’un temps d’antenne. Une équipe de Microsoft utilise « Ralph » – le poulet en caoutchouc – pour lancer dans le groupe l’orateur du moment. Cela ressemble un peu à un brise-glace de colonie de vacances, mais cela peut aider à maintenir l’équilibre entre la parole et l’écoute dans les réunions.

8. Facebook – Avoir un agenda

Il s’agit là d’un point important et sans doute assez évident. Sheryl Sandberg, directrice de l’exploitation de Facebook, insiste sur le fait qu’un ordre du jour est essentiel pour les réunions et qu’elle a toujours un carnet à spirales avec elle pour s’assurer que chaque point est coché. Dans l’idéal, l’ordre du jour devrait être distribué à l’avance et présenter une certaine souplesse – il n’a pas besoin d’être une liste détaillée mais doit refléter le but et les objectifs de la réunion. Cela m’amène au point suivant…

9. American Express – Connaître son objectif

Toutes les réunions doivent avoir un objectif clairement défini ou un problème à résoudre. Christopher Frank, vice-président d’American Express, estime que vous devez être en mesure de formuler cet objectif ou ce problème en cinq mots ou moins. Il explique à Forbes que cela donne « une bonne idée des informations dont vous avez besoin, des personnes à qui vous devez vous adresser et permet de s’assurer que tout le monde travaille dans le même sens ». Ce n’est pas toujours facile ! Comme le dit le Dr Seuss, les questions sont parfois compliquées et les réponses simples.

10. Upfront Ventures – Quitter les ordinateurs portables

Mark Suster, entrepreneur à succès, investisseur providentiel et investisseur en capital-risque, estime que les ordinateurs portables n’ont pas leur place dans les salles de réunion. Chacun doit être pleinement engagé et attentif dans une réunion productive, ce que les ordinateurs portables ne facilitent guère. Qu’en est-il de la prise de notes ? Les recherches montrent que la mémoire conceptuelle est bien meilleure après avoir pris des notes manuscrites que sur un ordinateur portable. Si la réunion doit durer longtemps (mais voir le point 2 ci-dessus), prévoyez une pause de 15 minutes pour le courrier électronique.

11. Barack Obama – Éteindre

Une étude récente a révélé que 79 % des personnes âgées de 18 à 44 ans utilisent leur smartphone 22 heures par jour. Bien que cette technologie mobile présente de nombreux avantages, elle constitue surtout une distraction inutile lors des réunions, alors gardez un espace sans téléphone ! Très peu de choses sont urgentes ou importantes. Même Barack Obama l’a compris : apparemment, les réunions bimensuelles du cabinet à la Maison Blanche se déroulent sans téléphone portable ! À l’entrée, une corbeille est mise à la disposition de tous les participants pour qu’ils y déposent leur téléphone. Si c’est assez bien pour le président des États-Unis…

12. Apple – Avoir un DRI

Il n’est pas surprenant qu’Apple figure deux fois sur cette liste. Apparemment, chez Apple, la clé pour atteindre les objectifs des réunions est de nommer une « personne directement responsable », ce qui crée une culture de la responsabilité, qui fait avancer les choses et garantit que les réunions sont toujours productives. Cela crée une culture de la responsabilité qui fait avancer les choses et garantit que les réunions sont toujours productives. Steve Jobs a encouragé (lire : insisté) pour que les cadres supérieurs s’approprient pleinement les problèmes et les mesures à prendre et qu’ils en assument la responsabilité. Il n’y a rien de tel que la honte de la responsabilité publique pour motiver le personnel à aller jusqu’au bout.

13. Amazon – Se débarrasser de PowerPoint

Nous aimons tous les bons camemberts et les graphiques linéaires, mais le PDG et fondateur d’Amazon (Jeff Bezos) a banni PowerPoint de ses réunions. Personne n’aime mourir d’un millier de diapositives. Jeff affirme que PowerPoint est facile pour les présentateurs, mais difficile pour le public. À moins d’être un pro de PowerPoint, tenez-vous-en aux puces.

14. Yahoo – Utiliser les données

La PDG du portail Internet de 35 milliards de dollars est (sans surprise) une fervente adepte du pouvoir des faits et des chiffres dans les réunions. Elle considère les données comme un facteur d’égalité. Elles permettent également d’éviter que la réunion ne succombe à la politique de bureau et aux débats d’opinion. N’interprétez pas les « données » de manière trop conservatrice : un équilibre entre les informations qualitatives et quantitatives est généralement mieux perçu.

15. Nike – Doodle away

Une étude réalisée en 2009 à l’université de Plymouth a révélé que les personnes qui griffonnent peuvent retenir 29 % d’informations en plus que celles qui ne griffonnent pas lors de réunions et de conférences. Il n’est donc pas surprenant que le PDG de Nike, Mark Parker, se retrouve souvent avec un carnet de notes et un stylo Moleskine à la main pendant les réunions – il dit que cela facilite le processus de brainstorming. L’empire de 15,9 milliards de dollars s’est probablement construit sur la base de dessins esquissés en réunion un mardi après-midi.

Vous disposez désormais de tous les outils nécessaires pour organiser des réunions motivantes et productives sur votre lieu de travail. En un rien de temps, vous organiserez des réunions d’équipe debout de 15 minutes dans le parc, en lançant une balle de tennis. Mais n’oubliez pas qu’aucune réunion ne vaut mieux qu’une mauvaise réunion.

Crédit photo : Hybrid Tech Car via hybridtechcar.com