Le courrier électronique est depuis longtemps devenu le mode de communication privilégié dans les bureaux. Le courrier électronique est pratique, simple et permet d’enregistrer les conversations pour plus de clarté. Toutefois, il est beaucoup plus facile d’ignorer ou d’oublier un courriel qu’une communication en personne. Pour vous assurer que les personnes occupées de votre entourage lisent vos courriels, veillez à ce que vos messages soient simples et directs. En fin de compte, la clé pour s’assurer que les autres lisent votre courriel est de respecter le temps de votre lecteur et d’élaborer un message clair.
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Ligne d’objet
Pour s’assurer que les personnes occupées lisent votre courrier électronique, l’étape la plus cruciale est une ligne d’objet fonctionnelle. Votre ligne d’objet doit être directe, mais descriptive. Une ligne d’objet généraliste permet de ne pas lire votre courrier électronique. Faites en sorte que votre ligne d’objet soit spécifique au type de pièce jointe ou de conversation dont vous parlez. Ainsi, non seulement le destinataire saura exactement pourquoi il doit lire votre courriel, mais celui-ci sera également plus facile à rechercher par la suite. Par exemple, essayez « Formulaires du troisième trimestre sensibles au facteur temps », plutôt que des termes généraux comme « Documents ».
Simplicité
Un message court et simple est un autre moyen essentiel de s’assurer que des collaborateurs très occupés liront votre courriel. Rappelez-vous : un courriel court est un courriel accessible. Les plaisanteries sont agréables lorsqu’il s’agit de prendre des nouvelles d’amis, mais elles alourdissent votre message dans un contexte professionnel. Abordez le moins de sujets possible pour que votre message soit direct et facile à comprendre.
Soyez bref
Lorsque vous transmettez des informations importantes, vous ne voulez pas que votre lecteur se perde. En outre, les gros blocs de texte sont intimidants pour les lecteurs. Un message composé de grands paragraphes est beaucoup moins lisible qu’un message comportant des paragraphes courts. Limitez votre message à deux ou trois blocs de texte, contenant idéalement trois phrases ou moins chacun. Cela permet à votre message de rester centré sur le sujet traité, ce qui est plus respectueux du temps de votre lecteur.
Section Votre message
Comme pour la concision, divisez votre message en sections. Chaque bloc de texte ne doit aborder qu’un seul sujet. Ainsi, votre message restera ciblé et il sera plus facile de le lire. Par exemple, si vous répondez à un projet d’associés pour votre entreprise, la première ou les deux premières phrases doivent résumer votre réaction. Commencez ensuite un nouveau paragraphe, en demandant d’éventuelles révisions en une ou deux phrases. Enfin, terminez votre message par une signature professionnelle. Bien que cette approche puisse sembler courte pour une conversation informelle, les conversations professionnelles doivent toujours prendre le moins de temps possible à votre lecteur.
Styliser avec parcimonie
Les arrière-plans fantaisistes et les logos multiples peuvent donner à votre courriel un aspect impressionnant sur votre machine, mais n’oubliez pas que tout le monde n’a pas activé les éléments HTML riches. En outre, nous sommes de plus en plus nombreux à consulter nos courriels sur des appareils mobiles, où les fichiers images volumineux prennent plus de temps à charger. Privilégiez une mise en forme de base plutôt qu’une mise en page compliquée. De cette façon, votre courriel sera uniforme sur tous les appareils.
Permettre d’autres façons de lire votre courrier électronique
Si votre message nécessite un formatage lourd des photos, n’oubliez pas que l’internet est aujourd’hui inondé d’hébergeurs de courrier électronique différents. Tous ne fonctionnent pas de la même manière et n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. Pour vous assurer que vos destinataires liront votre courriel, gardez à l’esprit les avantages qu’il y a à envoyer par courriel une version en texte brut de votre message avec un lien vers une version en ligne. Les messages en texte brut se chargent plus rapidement sur les navigateurs mobiles et éliminent tout problème de formatage sur les différentes plateformes. Un message en texte brut accompagné d’un lien vers une version en ligne, par opposition à un message contenant plusieurs images, a également moins de chances d’être bloqué par un filtre anti-spam.
Clarifiez vos attentes
Votre collaborateur, très occupé, vient de lire votre courriel, et maintenant ? La dernière étape d’un courriel efficace consiste à s’assurer que votre lecteur comprend ce qu’il doit faire maintenant. Si vous avez besoin d’une réponse avant une certaine heure, par exemple, appuyez-vous sur les règles deux et trois : la simplicité et les sections. Commencez un nouveau paragraphe, puis énoncez vos attentes en une ou deux phrases. Par exemple, des instructions telles que « Veuillez envoyer ces fichiers avant mardi à 15 heures » sont faciles à oublier à la fin d’un paragraphe. Isolez les instructions destinées à votre lecteur à la fin de votre courrier électronique, dans un paragraphe distinct, afin de ne rien oublier.