Aujourd’hui, pour de nombreuses personnes, le courrier électronique est synonyme de travail.

C’est la triste (ou pas si triste) vérité du monde moderne des professionnels, des entrepreneurs, des créatifs et de tous ceux qui se trouvent entre les deux.

Franchement, si vous n’êtes pas efficace avec votre courrier électronique, vous pourriez tout aussi bien ne pas prendre la peine de venir travailler.

Examinons donc ce sujet de plus près aujourd’hui et essayons de nous rendre un peu plus productifs avec nos courriels. La clé de tout cela est la maîtrise de certaines compétences en matière de gestion des courriels, dix d’entre elles, pour être plus exact.

1. Choisissez vos courriels lucratifs et donnez-leur la priorité

La gestion des courriels est un jeu qui consiste à savoir où accorder le plus d’attention et ce qu’il faut potentiellement ignorer complètement.

Quels que soient votre profession et votre secteur d’activité, vous devez rechercher une catégorie spécifique de courriers électroniques qui ont plus de valeur que les autres.

Si vous travaillez dans une agence (design, rédaction, freelance, etc.), ces courriels sont généralement des courriels de vente ou d’autres courriels qui amènent un client à signer un contrat avec vous. C’est en les maîtrisant que vous gagnerez de l’argent. C’est ainsi que vous transformez vos heures de travail en production productive.

C’est ce que Ruben Gamez – fondateur du logiciel de proposition Bidsketch – souligne lorsqu’on lui pose la question : « Quelle est la compétence n°1 en matière de gestion des e-mails que les entrepreneurs et les professionnels devraient maîtriser ? »

Sa réponse :

Apprendre à segmenter le courrier électronique en fonction du temps de réponse. Par exemple, chez Bidsketch, nous avons appris que les clients qui répondent le plus rapidement aux propositions concluent davantage de ventes.

Alors, comment être réactif sans détruire votre productivité ? Vous devez traiter différemment les courriels relatifs aux ventes et les envoyer dans un autre dossier ou à une autre adresse électronique. Le nombre de messages est ainsi beaucoup plus facile à gérer et il est possible d’y répondre peu de temps après leur réception. Les autres types de messages peuvent (et doivent) attendre.

2. Ne touchez qu’une seule fois à tous les courriels

Voici ce que je veux dire. Il est très fréquent que nous marquions naturellement un courriel important d’une étoile et que nous nous disions que nous y reviendrons plus tard. Puis, plus tard, nous répétons le processus en nous disant : « Je m’en occuperai demain. »

Il s’agit d’une perte de temps considérable.

Une solution plus simple ?

Essayez une variante du principe « Touchez-le une fois » qu’Ann Gomez m’a enseigné.

En bref, traitez chaque courriel dès la première fois que vous le « touchez ». Cela signifie que vous répondez immédiatement à cet e-mail ou que vous créez une tâche distincte ailleurs. De cette façon, votre boîte de réception reste vide.

3. Ne considérez pas votre boîte de réception comme une liste de choses à faire

Votre boîte de réception n’est tout simplement pas organisée de manière à pouvoir être traitée comme une liste de tâches. Si vous le faites, vous vous retrouverez rapidement perdu dans l’océan des courriels marqués d’un astérisque, des brouillons à moitié terminés et probablement plus d’une poignée de personnes en colère contre vous.

Au lieu de cela, transformez les courriels en tâches, puis transférez-les vers d’autres outils.

Je vous recommande d’utiliser Todoist à cette fin. En bref, il s’agit d’une liste de tâches et d’un gestionnaire de tâches basés sur le cloud. De plus, il est très bien intégré à Gmail, ce qui devrait vous faciliter la tâche.

En bref, chaque fois que vous tombez sur un e-mail qui nécessite une action, transformez-le en tâche Todoist et supprimez-le immédiatement de votre boîte de réception.

4. Utiliser une seule application/un seul outil sur tous vos appareils

Cela peut paraître simple, mais il est surprenant de constater le nombre de personnes qui tombent dans le piège de l’utilisation de plusieurs applications pour gérer leur courrier électronique. La multitude d’ outils n’est pas le problème. Les vrais problèmes commencent lorsque ces outils ne sont pas synchronisés les uns avec les autres.

Il en résulte une boîte de réception incohérente, dont l’aspect varie en fonction de l’outil par lequel vous y accédez.

Une solution simple : Utilisez un seul outil sur tous vos appareils. Par exemple, si vous utilisez Gmail, utilisez l’outil natif de Gmail partout. Si vous aimez Outlook, n’utilisez que cet outil, mais ne combinez pas plusieurs outils de messagerie.

5. Ne traiter le courrier électronique que deux fois par jour

Même si j’ai dit au début de ce billet que « le courrier électronique, c’est du travail », c’est en fait rarement le cas.

Pour la plupart des gens, le courrier électronique n’est pas ce qui rapporte de l’argent et ne devrait donc pas occuper la majeure partie de leur temps de travail.

Une solution simple consiste à traiter le courrier électronique deux fois par jour : une fois le matin et une fois l’après-midi.

Et surtout, désactivez toutes les notifications par courrier électronique. Les notifications provoquent des interruptions. Ces interruptions sont plus coûteuses que vous ne le pensez. Par exemple, comme l’explique cette ressource de la Harvard Business Review:

Selon une étude de l’Université de Californie-Irvine, il faut en moyenne plus de 20 minutes pour retrouver son élan initial après une interruption.

6. Utiliser des modèles de réponses

La clé de la productivité de nombreuses personnes réside dans leur capacité à ne pas réinventer la roue avec leurs réponses aux courriels, pour ainsi dire.

L’astuce consiste à identifier le moment exact où un modèle de réponse pourrait être utilisé, au lieu de réécrire le même courriel encore et encore.

Il n’y a que deux étapes pour maîtriser cette compétence :

1. Identifiez les scénarios et les types d’e-mails que vous envoyez le plus souvent.
2. Créez des modèles de réponses pour eux.

L’un des moyens d’y parvenir est d’utiliser un outil tel que Yesware. Parmi ses autres fonctionnalités, il vous permet de créer des modèles d’e-mails personnalisés, puis de les envoyer chaque fois que nécessaire.

7. Apprivoiser les inscriptions à la lettre d’information

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous êtes probablement abonné à beaucoup de choses en ligne (newsletters). Qu’il s’agisse de bulletins d’information de vos équipes sportives préférées, d’actualités industrielles, de sites de loisirs, il y en a probablement une tonne.

Découvrez Unroll.Me. Il s’agit d’un outil tout-en-un pour gérer vos abonnements à la messagerie électronique. Vous pouvez le configurer pour qu’il vous envoie un seul courriel de synthèse plutôt que de recevoir des dizaines de lettres d’information individuelles.

8. Soyez attentif à ce qui se passe dans votre boîte de réception

« Un millier de choses qui réclament votre attention » – voilà qui décrit bien votre boîte de réception, n’est-ce pas ?

J’ai demandé à Catalin Zorzini, fondateur de Matcha-Tea.com, de nous éclairer sur ce problème et de répondre à une question simple : « Quelle est votre habitude la plus précieuse en matière d’e-mail ? »

Son conseil :

« Temps de fabrication.

Et si, au lieu de nous entraîner à travailler plus, à devenir plus rapides ou plus efficaces, nous pouvions en fait fabriquer plus de temps pour gérer notre boîte de réception dans un état d’esprit plus détendu, sans sentiment d’urgence ?

D’après ce que j’ai appris, cela est tout à fait possible et peut être réalisé assez facilement.

Deux choses : Pratiquez la pleine conscience et appliquez l’approche « HELL YEAH ! » ou « no  » à votre boîte de réception.

Cultiver une façon plus détendue de « vivre tout en travaillant », c’est-à-dire dépasser le mode « pilote automatique » et apprendre à devenir plus conscient de chaque tâche que nous effectuons sur l’ordinateur (en particulier le traitement du courrier électronique), à faire des choix à partir d’une position plus ancrée, et à mélanger « travail » et « plaisir » pour avoir l’impression d’avoir plus de temps.

De cette manière, nous devenons capables non seulement d’atteindre la boîte de réception zéro, mais aussi de profiter du miracle d’être en vie, que nous tenons tellement pour acquis lorsque nous sommes sur le pilote automatique ».

En bref, sachez que ce que vous faites dans votre boîte de réception a un impact direct sur ce que vous ferez le reste de votre journée (ou de votre semaine). Soyez-en conscient et ne consacrez du temps qu’à ce qui peut vous être utile. L’astuce n° 1 pour gérer les courriels consiste à en ignorer la majeure partie.

9. Envoyez des courriels courts. Seulement.

Si vous avez été dans l’armée, vous savez probablement ce que signifie BLUF – « bottom line up front ».

En bref, il s’agit d’un principe de communication qui nous encourage à commencer chaque message par la demande, plutôt que de l’enterrer ou de la développer.

Nous avons tendance à penser, à tort, que notre « demande » doit être suffisamment élaborée, sinon la personne que nous contactons dira non. Mais il s’avère que les gens omettent naturellement l’étape de l’élaboration et passent directement à la « viande » du message.

10. Trouver des outils de remplacement pour les tâches que vous feriez autrement par courrier électronique

Bien que nous soyons habitués au courrier électronique et que nous connaissions les outils et le processus d’utilisation, il est souvent préférable d’abandonner le courrier électronique au profit d’autres solutions.

Par exemple :

• Vous envoyez des propositions à vos clients par courrier électronique ? Ne le faites pas. Utilisez plutôt Bidsketch. Il vous permettra non seulement de suivre toutes vos propositions, mais aussi de savoir quand vos clients les verront.
• Utiliser votre boîte de réception comme CRM ? Encore une fois, ne le faites pas. Consultez Nutshell CRM ou quelque chose de similaire. C’est beaucoup plus efficace et plus facile à comprendre.

Les exemples ne manquent pas. La règle générale serait de toujours isoler les tâches de courrier électronique qui vous font perdre beaucoup de temps, puis d’essayer de trouver des solutions de remplacement plus efficaces. Il y a toujours quelque chose à faire.