Il ne faut pas sous-estimer l’importance du suivi, de la prise de contact et de la recherche du client. De nombreuses personnes, en particulier celles qui, comme moi, travaillent dans les relations publiques, l’ont vu à l’œuvre, qu’il s’agisse d’envoyer un grand nombre de propositions et de courriels de suivi ou de passer des appels téléphoniques. Un suivi consciencieux m’a permis de gagner des marchés, de faire publier un article dans un journal et de présenter plusieurs idées à des clients et aux médias.
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Un suivi fort et actif transmet au client potentiel le message que vous voulez travailler avec lui, que vous êtes la bonne personne pour le travail et que vous n’attendez qu’un appel pour commencer. Mais que vous soyez à la recherche d’un emploi, d’un vendeur, d’un publiciste ou d’un homme d’affaires, cela peut être un test d’être persistant sans être perçu comme ennuyeux lorsque vous faites un suivi fort.
Bien que chaque situation doive être gérée différemment, voici sept façons d’assurer un suivi sans être perçu comme ennuyeux :
1. Être persévérant ne signifie pas qu’il faille
Faire un suivi tous les jours n’indique pas que vous avez de l’audace ou de la passion ; respectez le temps d’une personne. La règle commune en matière de poursuite ou de suivi est d’attendre au moins une semaine avant d’envoyer un rappel. Un suivi quotidien peut sembler ennuyeux. Commencez par envoyer un courriel ou un appel téléphonique chaque semaine, puis passez à une relance toutes les deux semaines.
2. Choisir un moyen de communication
Il n’existe pas de directives ou de règles sur la meilleure façon d’effectuer un suivi ; cependant, il est toujours préférable de suivre les indications de la personne que vous contactez. Si la personne préfère le courrier électronique et que vos conversations antérieures se sont déroulées par ce biais, il est préférable d’effectuer le suivi par courrier électronique.
3. Essayer plusieurs canaux
Le choix d’un moyen de communication ne signifie pas qu’il faille s’en tenir à une seule méthode de communication. L’utilisation occasionnelle d’autres méthodes de communication peut permettre d’obtenir une réponse rapide. Utilisez les médias sociaux comme Twitter, Facebook ou un message sur Linked-In, si vous n’obtenez pas de réponse à vos courriels ou à vos messages téléphoniques.
4. N’agissez pas comme si on vous devait quelque chose
Vous risquez fort de vous décourager et de vous irriter si vous n’obtenez pas de réponse après un suivi rigoureux. Rappelez-vous que peu importe le nombre de relances que vous avez effectuées ou la qualité irréprochable de votre proposition ou de votre argumentaire pour ce client, personne n’est obligé de répondre à votre demande. Chaque appel, courriel ou message de suivi doit être aussi respectueux, poli et humble que l’a été le premier.
5. Votre objectif est une réponse
Ne fixez pas de quota ou de signe pour classer une réponse, que votre offre soit refusée ou qu’elle reçoive une réponse ne donnant pas lieu à une action, telle que « Je vous recontacterai ».
Certaines personnes peuvent avoir du mal à dire non et tenteront donc de retarder l’inévitable. Minimisez cette propension en donnant à la personne l’intention de répondre, par exemple en lui proposant une réduction de prix pour une durée limitée. Soyez proactif et fixez un moment pour contacter la personne lorsqu’elle vous dira qu’elle vous recontactera.
6. Disposer d’un plan
Vous ne pouvez pas continuer à appeler un prospect après avoir reçu une réponse négative. Élaborez un plan actif pour votre offre ou votre proposition. Trouvez d’autres prospects que vous pouvez joindre, cherchez d’autres produits qui peuvent être présentés à d’autres clients. Une réponse négative doit vous amener à passer à l’étape suivante, conformément à ce que vous avez prévu.
7. Remercier
Quelle que soit la réponse que vous recevez du client ou de la personne de contact, n’oubliez pas de reconnaître le temps qu’il a passé à lire votre proposition ou à communiquer avec vous par téléphone. Il vous a accordé du temps et de la considération, ce qui est difficile pour tout professionnel de nos jours. Il peut vous aider en vous donnant des informations susceptibles d’améliorer votre offre ou votre proposition, en vous proposant un nouveau contact ou des idées sur la manière de la vendre ailleurs. Remerciez-le toujours pour le temps qu’il a consacré à votre offre ; il se souviendra de la politesse dont vous avez fait preuve et pourrait prendre en considération votre proposition à l’avenir.
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