Vous seriez surpris de savoir que la profession la plus populaire pour les femmes dans les années 1950 et aujourd’hui est la même : secrétaire. Environ 4 millions de filles employées aux États-Unis entrent dans la catégorie des « secrétaires et assistantes administratives » et je pense que c’est un travail dont vous pouvez être fière.

Être secrétaire de direction, assistante personnelle, secrétaire juridique, médicale ou scolaire signifie gérer de nombreuses tâches en même temps, maîtriser la gestion du temps et prêter une attention toute particulière aux détails. Quoi qu’on en dise, c’est un travail important et gratifiant. Pensez aux 15 prochains défis que nous pourrons relever avec aisance et grâce dans le cadre de notre profession !

1. Vous pouvez sourire et rester aimable même si vous n’êtes pas d’humeur.

Peu importe ce qui vous perturbe ou vous déchire le cœur, vous êtes un vrai professionnel et vous accueillerez toujours les clients de votre patron avec un sourire radieux et des notes chaleureuses dans la voix. Vous savez particulièrement bien séparer votre travail et vos émotions, car c’est vous qui faites la première impression de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

2. Vous pouvez garder tous les secrets.

En tant que secrétaire, vous traitez souvent beaucoup de données sensibles et d’informations privées. Le dicton « la curiosité a tué le chat » a une signification sacrée pour vous. Oui, la curiosité fait partie de la nature humaine, mais il y a une limite entre vouloir en savoir plus et être exubérant au point de vouloir raconter à tout le monde ce que l’on vient d’apprendre.

Vous êtes fier de dire que vous êtes quelqu’un en qui votre employeur peut avoir entièrement confiance et que vous êtes sûr que rien ne filtrera jamais, même les choses les plus hilarantes ou les plus obscures que fait votre patron. En outre, vous savez parfaitement faire la différence entre être serviable et être trop pétillant , ce qui implique de divulguer des informations sur le dossier d’un client à un interlocuteur qui s’est à peine présenté ou de donner trop de détails sur ce que votre patron est en train de faire.

3. Vous pouvez pratiquement tout bricoler.

Toutes sortes d’urgences se produisent au bureau. Il est fort probable que vous soyez la personne qui s’en occupe. Vous connaissez donc de nombreux trucs pratiques, depuis la fabrication d’invitations et de cartes de visite de dernière minute jusqu’aux moyens créatifs de nettoyer rapidement les taches de vin, en passant par la fabrication d’un gommage pour les lèvres (c’est une histoire vraie). Tout le monde au bureau sait que vous êtes capable de comprendre les choses et de proposer une solution non conventionnelle à n’importe quel problème. Vous en êtes certainement très fier, mais parfois, le fait de vous sentir constamment mis au défi est aussi un peu accablant.

4. Vous pouvez prendre des notes très rapidement.

Votre vitesse de frappe est proche de celle de la lumière, mais vous savez aussi que prendre des notes à la main peut être encore plus efficace lorsqu’il y a beaucoup d’informations à assimiler. Au cours des dernières années, vous avez maîtrisé la sténographie, développé votre propre système d’écriture et acheté au moins quatre nouveaux cahiers. Vous avez également dû apprendre la calligraphie, car c’est à vous que l’on demande d’écrire un beau texte sur les invitations de dernière minute.

5. Vous pouvez toujours rester organisé.

Vous ne pouvez pas vous laisser aller à la rêverie ou à l’étourderie. Même si vous êtes réveillé à 3 heures du matin, vous êtes en mesure d’établir l’emploi du temps de votre patron pour le mois à venir. Vous avez quelques applications de listes de tâches dans votre téléphone, un calendrier Google d’entreprise synchronisé avec tous vos appareils, de nombreux rappels sur votre bureau et des autocollants colorés partout avec les tâches les plus importantes à traiter.

6. Vous êtes un planificateur.

Comme vous passez la plupart de vos journées à coordonner des événements, à planifier des réunions d’entreprise et à prendre toutes sortes d’autres dispositions, du voyage à la restauration, dans votre vie quotidienne, vous êtes aussi devenu un planificateur absolu. Le terme « spontané » vous fait grimacer et vous fait penser à la façon dont les choses non planifiées vont tourner, même s’il ne s’agit que d’une escapade d’un week-end à la campagne avec votre conjoint(e). Vous avez une routine quotidienne stricte et vous commencez à paniquer légèrement lorsque quelque chose intervient et que vous devez faire des changements. Certains de vos amis disent que vous êtes un peu ennuyeux, mais vous aimez que tout soit bien planifié et organisé.

7. Vous devez être très attentif à votre apparence.

Une partie de votre profession consiste à vous présenter et à vous habiller de manière appropriée. Vous planifiez soigneusement votre tenue, vos accessoires et vos chaussures le matin, vous surveillez les nouvelles tendances de la mode professionnelle et vous feuilletez même secrètement ces « livres sur la tenue vestimentaire pour réussir ». Vous vous rendez fréquemment chez votre coiffeur (parfois plus souvent que votre portefeuille ne le voudrait), au salon de manucure et dans d’autres salons de beauté pour avoir l’air soigné. Vous aimeriez pouvoir porter n’importe quoi au travail et arrêter de vous maquiller le matin, mais il est malheureusement impossible d’échapper au fait que les gens vous jugent, vous et l’entreprise pour laquelle vous travaillez, en fonction de votre apparence personnelle.

8. Vous êtes constamment à la recherche de nouveaux moyens pour devenir encore plus productif.

En règle générale, vous avez beaucoup de travail et de tâches à accomplir en même temps. Vous passez donc la plupart de vos soirées à tester une nouvelle application de gestion du temps, à lire toutes les nouvelles tendances et astuces en matière de productivité. En réalité, vous êtes parfois si occupé que vous procrastinez en essayant de devenir encore plus productif au lieu d’accomplir les tâches qui vous incombent.

9. You can be very flexible.

That means you come early in the morning and stay out til late if that’s absolutely needed. You are okay with flexible working hours that often get sporadic and can easily adjust to nearly any schedule or working environment. However, that means you can’t maintain proper work-life balance and oftentimes sacrifice your personal time for the sake of work.

10. You can deal with any type of person.

Obviously, you don’t work in a vacuum and apart from dealing with your boss, you also happen have a sort of interactions with vendors, clients, board members, other employees and all sort of other folks out there. Yes, most of people you interact with are genuinely pleasant, but you often get face to face with “difficult people” as well.  You are forced to exercises all your patients and professionals to keep the communication smooth and polite. In real life you’ve probably said the f-word already at least twice, but at work you can’t let your emotions dominate.

Apart from that you are sometimes bullied by those who see you as a subordinate. It’s another unpleasant situation you have to tactfully deal with and communicate assertively while keeping good work relationships.

11. You can always learn something.

Now you can master any new accounting software in about 15 min, set up any email client, deal with different models of printers, scanner and VoIP phones without calling the IT guys. You learn new things every day and master new skills depending on the task you are supposed to handle. However, being a Renaissance man sometimes gets tiring.

12. You can never be late.

Actually, being late is your worst nightmare. So you always set two alarm clocks in the morning, especially if you have an important meeting. You leave home well in advance to have some extra time in case you get stuck in a traffic jam or something else turns out.

13. You can never throw papers away.

During your first month you were kind of afraid to throw any paper away as it might later turn out as important. Now, you need one quick glance to identify which pile the paper should go to trash; to add to the folder as it might be needed some day; important and “never through that away under any circumstances.”  The problem is: you’ve stopped throwing away papers at home to and keep them neatly organized in folders just in case it’s ever needed.

14. You are very attentive to details

As you deal with a lot of paper work and important data, one small typo can not only cost you a job, but get your whole company in serious trouble. Say, typing $600.000 instead of $60.000 in a vendor contract. Your job made you manically attentive to all the details, you triple check everything you send to other people. Also, you are probably a grammar nazi and can help telling your friend that he misspelled something on Facebook or didn’t use the correct tense.

15. You can always crack a good joke.

As a recent survey found, 98% of CEOs prefer candidates with good sense of humor. Yes, you are a true professional, but that doesn’t mean you can’t have fun at the same time. People like you because you can give a witty remark or make a good joke even when things get really intense. Your sense of humor is among the things that help you handle even the most daunting challenges with ease!