Que diriez-vous d’exécuter toutes vos tâches quotidiennes, et ce tous les jours ? Cela semble formidable, non ? Bien sûr, en prenant les bonnes mesures, vous pouvez y parvenir facilement. Accomplir toutes vos tâches de la journée vous aidera à passer une bonne journée, vous rapprochera de l’objectif ultime que vous vous êtes fixé et vous apportera de la satisfaction. Cela contribuera aussi grandement à votre réussite globale. Après tout, c’est cela le succès : atteindre tous les objectifs que vous vous êtes fixés et réaliser les buts que vous vous êtes fixés.

Si vous aimez le sentiment de réussite et souhaitez atteindre vos objectifs chaque jour, voici comment y parvenir en 7 étapes simples :

1. Rédiger un plan de base pour la journée

Rédigez un plan de base indiquant toutes les choses importantes que vous souhaitez faire dans la journée. Vous pouvez le faire à l’aide d’un ordinateur, d’un appareil mobile ou de façon traditionnelle avec un vrai stylo et du papier. Il s’agit d’évaluer les activités de la journée et de les classer par ordre de priorité en fonction des récompenses et des avantages qu’elles présentent pour vous. Vous devez le faire avant de commencer votre journée.

Il s’agit de s’organiser, de savoir ce qu’il faut faire et comment le faire, de mettre les choses en place sur le papier et dans son esprit, afin de ne pas perdre ses repères ou d’être désorienté au milieu de la journée, en pensant à ce qu’il faut faire ensuite.

Faites en sorte que les tâches de la liste soient aussi SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporelles) que possible.

Il n’est pas nécessaire d’inclure 30 tâches dont l’accomplissement nécessite au moins 2 heures chacune ; il n’y a que 24 heures dans une journée. Ma stratégie personnelle consiste à essayer de faire en sorte que ma liste contienne 3 à 5 TIM (tâches les plus importantes), plus quelques autres tâches qui ne sont pas des TIM. Si vous n’accomplissez que les TIM, vous avez quand même passé une bonne journée. Les tâches non importantes peuvent être externalisées ou déléguées si vous manquez de temps.

Il est évident que la planification de votre journée implique un travail de réflexion et de visualisation, qui vous permet de prévoir votre journée avant même de la vivre. Vous pouvez même aller plus loin en le faisant la veille au soir. Je le fais généralement en exécutant l’étape 7 ci-dessous.

2. Fixer une durée pour chaque tâche

Après avoir établi un plan de base pour votre journée, allouez du temps à chaque activité. Indiquez éventuellement quand commencer l’activité et quand la terminer. Visualisez dans quelle mesure vous espérez accomplir la tâche dans le délai imparti et, bien entendu, faites en sorte que ce soit SMART. En procédant de la sorte, vous maîtriserez votre temps et votre journée. Cela vous aidera également à mesurer vos progrès, à gérer efficacement votre temps et à accomplir davantage de choses.

3. Assurer un suivi méticuleux

Il ne suffit pas de rédiger un plan et d’allouer du temps aux activités ; il faut aussi le suivre à la lettre si l’on veut obtenir des résultats. Cela implique de se lever pour faire ce que l’on doit faire quand c’est le moment de le faire.

La vérité, c’est que si vous changez les choses, cela peut tout changer. Supposons que vous ayez fixé la rédaction d’un article de 10 heures à 11 h 30. Le moment venu, vous ouvrez votre ordinateur, vous vous connectez et, alors que vous êtes sur le point d’ouvrir votre traitement de texte, quelque chose se produit : Une boîte de notification surgit de nulle part, indiquant que vous avez un nouveau courriel dans votre boîte de réception. Vous vous rendez donc sur Gmail pour le consulter.

Ensuite, vous passez à FB pour voir rapidement combien de nouvelles personnes ont aimé votre page sur Facebook, puis à Twitter et enfin à votre blog préféré. Et avant que vous ne vous en rendiez compte, 30 minutes se sont déjà écoulées depuis le début de la rédaction de votre article. Mais parce qu’il est tellement nécessaire de rédiger l’article, le temps doit être déplacé de 11h30 à 12h00, ce qui empiète sur le temps consacré à une autre activité. Et le cycle continue.

Si vous vous retrouvez un jour dans ce genre de situation, le point suivant peut s’avérer utile.

4. Accorder toute son attention à la tâche à accomplir

Il est facile de se laisser distraire par les activités et les événements qui se déroulent autour de soi au cours de la journée, mais il faut prendre la décision de ne pas se laisser distraire. Il est important de rester concentré pour accomplir ses tâches. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, accordez-y toute votre attention ; concentrez-y toutes vos forces, psychologiquement, physiquement et autrement.

Il est clair que cela va à l’encontre du multi-tasking. On ne peut pas faire grand-chose en essayant de tout faire en même temps. Il est préférable de se concentrer sur une seule tâche. Si vous avez du mal à rester concentré et à accorder toute votre attention à la tâche à accomplir, voici quelques conseils à suivre :

• Créez un environnement sans distraction pour vous-même, que ce soit physiquement ou virtuellement.
• Débarrassez-vous de tout ce qui peut vous faire dévier de votre chemin.
• Restez mentalement vigilant et soyez attentif à vous-même.
• Si vous devez faire des pauses pour éviter de vous épuiser, faites-les.
• Surveillez vos progrès et réorientez votre attention s’il vous semble que vous vous écartez du sujet.

5. Privilégier les activités qui produisent des résultats de qualité

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez vous concentrer sur les activités les plus importantes et leur donner le meilleur d’elles-mêmes. Par activités importantes, j’entends celles qui vous aideront le plus à atteindre votre objectif final ou à vous en rapprocher. Vous devrez le faire parce que, au cours de la journée, plusieurs activités sans importance peuvent surgir, cherchant à vous voler votre temps.

Et le plus malheureux, c’est que vous ne vous rendez peut-être pas compte que votre temps est « volé ». Vous pouvez ne pas vous rendre compte que votre temps est « volé » jusqu’à ce qu’il soit 17 heures et que vous réalisiez soudain que vous n’avez pas fait grand-chose de la journée.

Voici quelques mesures à prendre pour y remédier :

• Veillez à ce que vos activités soient axées sur la réalisation de votre objectif principal.
• Coupez court à toute activité futile et inutile.
• Rédigez au moins trois MIT que vous aimeriez accomplir dans la journée.

Il faut également se méfier des « voleurs de temps ». Il peut s’agir d’activités sans importance et inutiles, de réseaux sociaux ou même d’amis qui viennent toujours pour parler et mâcher le travail. Évitez-les comme la peste.

6. Soyez sensible au calendrier. Respecter le temps

Non seulement vous devez être attentif à l’horaire et au calendrier de votre journée, mais vous devez également traiter le temps des autres avec respect. Par exemple, si vous avez dit à quelqu’un de venir vous voir à 15 heures, ne le faites pas attendre jusqu’à 16 heures lorsqu’il arrive à l’heure dite. Si vous étiez inévitablement au milieu d’une autre réunion, pensez à appeler la personne avant 15 heures pour reporter le rendez-vous.

Ne faites pas attendre les gens gratuitement. Ils auraient pu faire au moins une chose utile en attendant et en ne faisant rien. D’un autre côté, si vous vous retrouvez à attendre, faites un usage productif des petits blocs de temps dont vous disposez. Que ce soit en attendant le début d’une réunion, en faisant la queue à la billetterie, en attendant de prendre un vol ou même en étant assis dans un bus, faites quelque chose.

Il peut s’agir d’une tâche simple et rationnelle, comme répondre à un courriel ou l’envoyer, passer un bref appel important, s’inscrire à un service, ou d’une tâche utile comme la lecture. Quoi qu’il en soit, créez une liste de tâches de 5 à 10 minutes, prêtes à être exécutées à n’importe quel moment.

Rappelez-vous ce que dit la sixième partie des 13 vertus de Benjamin Franklin :

« Ne perdez pas de temps, occupez-vous toujours de quelque chose d’utile, supprimez toutes les actions inutiles.

7. Reprenez votre liste de plans de base et évaluez-la.

Cette étape intervient à la fin de la journée. Dressez une liste des choses que vous avez faites depuis votre réveil. Cela vous aidera à mesurer vos progrès et à fixer de nouveaux objectifs. Elle vous aidera également à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Si, après avoir évalué votre liste, vous n’êtes pas satisfait des résultats obtenus, ne vous plaignez pas, mais faites mieux le lendemain.

Conclusion

Accomplir toutes ses tâches quotidiennes est faisable et procure une grande satisfaction. C’est également important parce que la réalisation de vos objectifs quotidiens contribue énormément à votre réussite globale et à la réalisation de votre objectif final. Lorsque vous souhaitez passer une bonne journée, appliquez les conseils de productivité ci-dessus et vous serez prêt à le faire, sans stress.

Crédit photo : john.schultz via flickr.com