Déménager des bureaux peut s’avérer complexe. Pire encore, de nombreuses personnes chargées d’un déménagement de bureaux n’en ont jamais géré auparavant. Or, les temps d’arrêt coûtent aux petites et moyennes entreprises des centaines d’euros par heure. Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Mais grâce à ces 7 astuces de déménagement de bureaux, vous pouvez faire en sorte que votre déménagement se déroule dans les temps et sans dépassement de budget.

1. Trouver un bon chef de projet pour prendre en charge le déménagement

Un déménagement de bureau est un projet important. Un jour de perturbation peut vous coûter jusqu’à 250 000 livres sterling, voire plus. Vous avez besoin de quelqu’un qui puisse prendre les rênes pour vous et faire du bon travail.

Choisissez quelqu’un qui sait établir des budgets, fixer des délais et les respecter, et motiver les gens pour qu’ils fassent ce qu’ils ont à faire. Il s’agit probablement de l’atout le plus important si vous voulez que votre déménagement se déroule sans encombre.

2. Impliquer les bonnes personnes

Maintenant que vous avez un chef de projet, vous avez besoin de la contribution des RH, du marketing, des finances et de l’informatique. Vous serez ainsi en mesure de déterminer les principaux besoins de l’entreprise et d’obtenir l’adhésion des services concernés.

Cela vous aidera à déterminer le type d’espace de bureau à rechercher, ainsi que la conception, l’agencement, l’équipement et le mobilier dont vous pourriez avoir besoin. Vous saurez ce qu’implique le transfert de votre matériel informatique et de vos serveurs vers le nouveau bureau.

Impliquer les personnes clés dès le début réduit le risque de prendre de mauvaises décisions – ou d’exclure quelqu’un !

3. Obtenez plusieurs devis pour tous les services dont vous avez besoin

Une fois que vous avez déterminé les besoins de l’entreprise en matière de déménagement, vous pouvez décider des services spécialisés dont vous avez besoin. Il peut s’agir d’un agent immobilier, d’un avocat spécialisé dans les biens commerciaux ou d’un fournisseur de mobilier de bureau. Il s’agira certainement d’une entreprise de déménagement de bureaux expérimentée et d’un spécialiste de la relocalisation des technologies de l’information.

Demandez ensuite plusieurs devis à des entreprises de chaque région. Lorsque vous vous adressez à votre entreprise de déménagement de bureaux, demandez-lui quels sont les services supplémentaires qu’elle propose. La plupart des bonnes entreprises ont des partenariats avec des spécialistes de la relocalisation des technologies de l’information, ou les emploient même en interne, par exemple. Elles peuvent également aider votre chef de projet à planifier le déménagement.

4. Demander des recommandations à des clients antérieurs

Vous avez donc demandé des devis à plusieurs prestataires de services. Les prix sont similaires. Ils ont tous l’air professionnels et dignes de confiance. Alors, comment faire votre choix ?

Le moyen le plus rapide est de demander les coordonnées de clients récents et satisfaits qui vous ressemblent. Tout bon fournisseur sera plus qu’heureux de le faire, et cela offre une grande tranquillité d’esprit.

5. Déplacement du jour au lendemain

Lorsque le moment est venu de déménager, un certain nombre de facteurs peuvent vous ralentir. Une circulation dense, des restrictions d’accès à votre nouvel immeuble de bureaux, des ascenseurs et des escaliers utilisés par d’autres personnes dans l’immeuble, des restrictions de stationnement… tous ces facteurs peuvent allonger la durée du déménagement et entraîner des dépassements de temps et de budget.

Le moyen le plus simple de contourner ce problème est de faire appel à votre entreprise de déménagement pour qu’elle vous déménage de nuit – si votre nouveau bâtiment est accessible. De cette manière, il y a moins d’obstacles et même la circulation devrait être plus fluide. Moins d’obstacles signifie un déménagement plus rapide. Le lendemain matin, vous n’aurez plus qu’à ouvrir la porte de votre nouveau bureau, où tout aura été déménagé, déballé et installé pour vous. Cette astuce permet également de réduire au minimum les perturbations potentielles de l’activité de l’entreprise.

6. Demandez à votre personnel d’étiqueter toutes ses affaires avant le déménagement

Vous ne voulez pas que votre personnel perde du temps à emballer pendant les heures de travail. Mais si vous pouvez leur demander d’étiqueter clairement tous les objets avant le déménagement, cela sera d’une grande aide pour votre entreprise de déménagement de bureaux.

En procédant ainsi, vous vous assurez que tous les dossiers, les documents, les écrans, le matériel de bureau, les chaises et tout le reste se trouvent au bon endroit une fois le déménagement terminé.

7. Dites à vos clients que vous déménagez

Cette dernière astuce n’a pas vraiment pour but de faire en sorte que le déménagement se passe bien. Mais il est important pour deux raisons.

Tout d’abord, vous informez tous vos clients du changement, au cas où ils auraient besoin de vous contacter. C’est une bonne chose pour la gestion générale de l’entreprise et le service à la clientèle.

Deuxièmement, vous pouvez en profiter pour faire du marketing ou de la vente incitative. C’est un excellent prétexte pour contacter d’anciens clients ou des clients avec lesquels vous n’avez pas été en contact depuis un certain temps. C’est un bon moyen d’informer les gens de la rapidité de la croissance de l’entreprise, sans passer pour un vantard ou un vendeur. Vous pouvez également en profiter pour faire une offre spéciale à vos clients : « Pour fêter notre déménagement, nous vous proposons une offre exceptionnelle »…

Qui sait, en suivant ces 7 conseils, vous pourrez non seulement réduire les dépenses et les perturbations liées à votre déménagement, mais aussi augmenter vos ventes. Et cela ne fait aucun doute.

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