Tout le monde a fait l’expérience de ne pas avoir assez d’heures dans une journée pour accomplir tout ce qui est nécessaire. Compte tenu de la vie trépidante que nous menons tous, il peut être difficile de rester organisé et productif. Il est facile de s’égarer et de perdre le temps précieux dont on a besoin pour faire avancer les choses. Prenez conseil auprès de dix des personnes les plus productives au monde pour rester à la tâche et rester productif.
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1. Pas de courrier électronique le matin
Tim Ferriss, auteur du livre The 4-Hour Workweek (La semaine de 4 heures ), a une stratégie brillante pour gérer l’omniprésente perte de temps qu’est le courrier électronique. Il passe les premières heures de la journée à l’ignorer. Selon Ferriss:
« Il se peut que vous ayez besoin d’accéder à votre messagerie électronique pour terminer 100 % de vos tâches les plus importantes. Mais pouvez-vous en faire 80 ou 90 % avant d’aller dans Gmail et de voir votre cerveau de rat exploser de panique, d’excitation dopaminergique et de panique cortisolique ? Oui. »
2. Créer un système pour certaines tâches
Lorsque vous travaillez sur quelque chose tous les jours, il est préférable de créer un système pour le gérer efficacement et sans se laisser submerger. Tony Hsieh, PDG de Zappos.com, a mis au point une stratégie qu’il a baptisée « Yesterbox » pour ne pas perdre de vue les courriels. Chaque matin, lorsqu’il démarre son ordinateur, il ne répond qu’aux courriels qu’il a reçus la veille. Comme il l’explique sur yesterbox.com:
« L’avantage est que lorsque vous vous levez le matin, vous savez exactement combien de courriels vous devez traiter, vous avez le sentiment de progresser en traitant chaque courriel de la veille et en le supprimant de votre boîte de réception, et il arrive un moment où il ne vous reste plus aucun courriel de la veille à traiter ».
3. Limiter la fatigue décisionnelle
Chaque fois que vous devez prendre une décision, vous utilisez un peu de votre réserve limitée d’énergie mentale. Pour tirer le meilleur parti de vos réserves cognitives, éliminez les décisions inutiles et simplifiez les autres. Prenez exemple sur des gourous de la productivité comme Steve Jobs, Barack Obama et Albert Einstein et portez la même tenue tous les jours. En évitant de consacrer du temps et de l’énergie à choisir des vêtements, vous disposez de plus de temps et d’énergie à consacrer à des choses plus utiles.
4. Traiter les choses une seule fois
Lorsqu’une action ou une prise de décision rapide est nécessaire, utilisez la stratégie OHIO de Robert Pozen, professeur de commerce à Harvard, et ne vous en occupez qu’une fois. Si vous recevez un courriel important qui requiert votre attention, répondez-y immédiatement et passez à la tâche suivante. Faites en sorte que votre journée soit bien remplie et que les tâches faciles à terminer ne figurent pas sur votre liste de choses à faire.
5. Classer les tâches par ordre de priorité
Les meilleures stratégies pour rester productif sont parfois les plus évidentes. Mark Zuckerberg, fondateur et PDG de Facebook, insiste sur l’importance d’éliminer rapidement les tâches les plus faciles :
« Je pense qu’une règle simple en affaires est que si l’on fait d’abord les choses les plus faciles, on peut en fait faire beaucoup de progrès.
6. Prendre des vacances
Dans un monde où tout le monde se bat pour avancer, il peut sembler contre-intuitif de prendre des vacances, mais de plus en plus d’entreprises adoptent des politiques qui rendent obligatoire le fait de s’absenter du bureau. Prendre le temps de se changer les idées et de se détendre peut faire des merveilles pour votre productivité à votre retour. Suivez la philosophie de Marissa Mayer, PDG de Yahoo:
« Je m’accorde une semaine de vacances tous les quatre mois.
7. Le sommeil
Tout comme des vacances régulières, une bonne nuit de sommeil rechargera votre cerveau et améliorera votre capacité à rester concentré sur votre tâche. Arianna Huffington, fondatrice du Huffington Post, ne jure que par la stratégie qui consiste à s’éloigner d’un emploi du temps perpétuellement chargé pour prendre le repos nécessaire (au moins 7 heures par nuit). Non seulement vous êtes plus à même de prendre des décisions lorsque vous êtes reposé, mais ces décisions ont tendance à être de meilleure qualité et vous risquez moins de vous sentir submergé par elles.
8. Rester en forme
Prenez exemple sur le PDG de Virgin , Richard Branson, et considérez l’exercice comme faisant partie de votre travail. De nombreuses personnes productives (ainsi que des scientifiques) constatent qu’en faisant au moins 20 minutes d’exercice physique d’intensité modérée chaque jour, leur cerveau fonctionne à plein régime et leur niveau d’énergie reste élevé.
9. Commencer tôt
Vous n’aimez peut-être pas l’idée de vous réveiller à l’aube, mais un nombre surprenant de personnes parmi les plus productives au monde aiment prendre de l’avance sur leur journée en commençant tôt. Howard Schultz, PDG de Starbucks, profite du fait qu’il travaille dans une entreprise fondée sur la caféine :
« Je me lève vers 4h30 et la première chose que je fais est naturellement de préparer du café.
10. Garder une routine
Terminons par un conseil de l’un des hommes les plus occupés et les plus puissants du monde, le président américain Barack Obama. Le secret qui lui permet de ne pas se laisser déborder dans les moments difficiles est de respecter un emploi du temps strict. Outre le fait qu’il ne porte jamais que des costumes bleus ou gris, le chef du monde libre insiste sur sa séance d’entraînement matinale, sur le dîner avec ses filles et sur le fait qu’il consacre une partie de sa soirée à la lecture et à la préparation du travail du lendemain. En limitant l’incertitude, il est en mesure de rester le plus productif possible.
Crédit photo : Joe Crimmings via flickr.com