À moins que vous ne soyez infiniment riche ou prêt à vous endetter lourdement, vous devez budgétiser vos revenus. En fixant des limites à vos dépenses, vous pouvez mieux les contrôler. Mais qu’en est-il de votre temps ? Le budgétisez-vous ou le dépensez-vous inconsidérément ?
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Les échéances sont l’équivalent chronologique d’un budget. En réservant à l’avance une partie du temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, d’un objectif ou d’un projet, vous évitez les dépenses excessives. Les délais peuvent être utiles, mais ils peuvent aussi être une source de frustration s’ils sont mal fixés. Voici quelques conseils pour faire en sorte que les délais soient respectés :
- Utiliser la loi de Parkinson – La loi de Parkinson stipule que les tâches se développent pour remplir le temps qui leur est imparti. En fixant à l’avance une échéance stricte, vous pouvez mettre fin à cette expansion et vous concentrer sur ce qui est le plus important.
- Timebox – Fixez des délais de 60 à 90 minutes pour travailler sur une tâche spécifique. Une fois le temps écoulé, vous terminez. Cela permet d’éviter la procrastination et vous oblige à utiliser votre temps à bon escient. Vous apprendrez également à vous concentrer.
- 80/20 – Le principe de Pareto suggère que 80 % de la valeur est contenue dans 20 % des données. Appliquez cette règle aux projets en vous concentrant d’abord sur ces 20 % critiques et en complétant les 80 % restants s’il vous reste du temps.
- Projet VS Délai – Plus votre projet est flexible, plus votre délai est strict. Si une tâche est relativement peu flexible, un délai plus souple vous permettra de garder la tête froide. Si la tâche peut s’étendre facilement, maintenez un délai serré pour éviter le gaspillage.
- Décomposer – Toute échéance de plus d’un jour doit être décomposée en unités plus petites. Les longs délais ne sont pas motivants s’ils ne sont pas divisés en unités gérables.
- Loi de Hofstadter[1] – En gros, cette loi stipule qu’il faut toujours plus de temps que ce que l’on pense. Une règle que j’ai entendue dans le domaine du développement de logiciels est de doubler le temps dont vous pensez avoir besoin. Ajoutez ensuite six mois. Soyez patient et accordez-vous suffisamment de temps pour les projets complexes.
- Planification à rebours – Fixez d’abord la date limite, puis décidez de la manière dont vous l’atteindrez. Cette approche est idéale lorsque les choix sont nombreux et que les projets peuvent durer indéfiniment.
- Prototype – Si vous tentez quelque chose de nouveau, testez des versions plus petites d’un projet pour vous aider à décider de l’échéance finale. Écrivez un livre électronique de 10 pages avant votre roman de 300 pages ou essayez d’augmenter vos revenus de 10 % avant d’essayer de les doubler.
- Trouvez le maillon faible – Déterminez ce qui pourrait ruiner vos plans et réalisez-le en premier. La connaissance de l’inconnu peut vous aider à fixer vos délais.
- Pas de délais pour les robots – Les robots peuvent travailler sans sommeil, sans détente et sans distraction. Vous n’êtes pas un robot. Ne fixez pas votre échéance en pensant que vous pourrez travailler seize heures par jour pour la respecter. Les marches à la mort ne sont pas saines.
- Obtenez un retour d’information – Demandez aux personnes qui travaillent avec vous de vous donner une image réaliste de la situation. Donner des délais impossibles à respecter à des entrepreneurs ou à des employés ne fera qu’engendrer du ressentiment.
- Planification continue – Si vous utilisez un modèle de planification à rebours, vous devez constamment mettre à jour les plans pour respecter les délais. Cela signifie qu’il faut procéder à des coupes, à des ajouts ou à des améliorations pour que le projet s’inscrive dans le calendrier prévu.
- Marquer les bagages en trop – Identifiez les aspects d’une tâche ou d’un projet qui seront ignorés si le temps vient à manquer. Quels e-mails devrez-vous supprimer si vous mettez trop de temps à vider votre boîte de réception ? Quelles sont les caractéristiques qui manqueront à votre produit si vous avez besoin d’une finition rapide ?
- Bilan – Pour les échéances de plus d’un mois, faites un bilan hebdomadaire pour suivre vos progrès. Cela vous aidera à identifier les méthodes que vous pouvez utiliser pour accélérer le travail et à planifier plus efficacement pour l’avenir.
- Trouver des raccourcis – Presque toutes les tâches et tous les projets comportent des raccourcis qui permettent de gagner du temps. Existe-t-il une bibliothèque préétablie que vous pouvez utiliser au lieu de créer vos propres fonctions ? Un répondeur automatique pour répondre aux courriels similaires ? Un expert que vous pouvez appeler pour vous aider à résoudre un problème ?
- Travailler puis peaufiner – Fixez un délai strict pour la réalisation des tâches de base, puis fixez un délai plus confortable pour les améliorer et les peaufiner par la suite. Souvent, l’exécution rapide des bases d’une tâche ne nécessite pas plus de peaufinage après coup que si elle est effectuée lentement.
- Rappels – Affichez partout des rappels de vos échéances. Il est nécessaire de créer un sentiment d’urgence par rapport à vos échéances pour éviter qu’elles ne soient repoussées par des distractions.
- Planification prévisionnelle – Cette méthode, qui n’est pas incompatible avec la planification rétrospective, consiste à planifier les détails d’un projet avant d’en fixer la date limite. Elle est idéale pour clarifier ce que vous essayez d’accomplir avant de fixer des délais arbitraires.
- Réglez un minuteur – Prenez-en un qui émet un signal sonore. Le compte à rebours d’un minuteur semble plus réaliste pour un délai de quatre-vingt-dix minutes que le simple fait de jeter un coup d’œil à l’horloge.
- Les noter – Toute échéance de plus de quelques heures doit être notée. Sinon, il s’agit d’une tendance et non d’un objectif. Les échéances écrites les rendent plus tangibles que les seules décisions internes.
- Bon marché/gras/bien – Ben Casnocha, dans My Start Up Life, indique qu’on ne peut avoir que deux de ces trois dimensions. Choisissez deux des dimensions bon marché/rapide/bien avant de commencer un projet pour vous aider à établir des priorités.
- Soyez patient – L’utilisation d’une date limite peut sembler être le contraire de la patience. Pourtant, il est nécessaire d’être patient avec les tâches inflexibles pour se concentrer sur leur achèvement. Le paradoxe est que plus vous êtes patient, plus vous pouvez vous concentrer. Plus vous vous concentrerez, plus vous obtiendrez rapidement des résultats !
Crédit photo : Estée Janssens via unsplash.com