Les délais sont importants lorsqu’il s’agit d’atteindre vos objectifs, qu’ils soient petits ou grands. Toutefois, vous ne réussirez pas en fixant des délais irréalistes pour chaque tâche de votre liste de choses à faire. Vous devez faire preuve de stratégie en fixant des délais qui vous permettront de réussir.

Qu’est-ce que j’entends par « être stratégique » ? Cela signifie que chaque échéance que vous fixez doit vous faire avancer dans la direction de votre objectif à chaque intervalle de temps. De cette manière, vous restez motivé et vous enregistrez de petites victoires. Un objectif ambitieux fixé dans un mois peut devenir un fardeau ou vous conduire à l’épuisement professionnel. Bien que l’art de respecter les délais soit encore difficile pour la plupart des gens, vous pouvez améliorer votre jeu en apprenant quelques méthodes pratiques pour respecter les délais et les avantages qui en découlent.

Pourquoi est-il essentiel de respecter les délais ?

Nous fixons des délais pour les raisons suivantes :

Achèvement de la tâche

Les échéances vous permettent d’éviter d’oublier certaines tâches qui n’ont pas de finalité précise. Elles vous permettent également de savoir si vous perdez trop de temps sur une tâche.

Fluidité du travail

Les échéances facilitent une collaboration efficace lorsqu’il s’agit d’atteindre un objectif commun. Ils permettent également de mener à bien des projets complexes en les divisant en étapes.

Établir des attentes claires

Les délais stipulent ce que vous êtes censé faire et quand. Elles vous aident à gérer votre temps et votre travail.

Malgré tous ces avantages, le non-respect des délais peut avoir de graves conséquences. De nombreuses personnes compétentes ont été évincées d’une équipe parce qu’elles n’avaient pas respecté les délais. Le non-respect des délais peut détruire votre réputation et limiter votre progression de carrière, surtout s’il est fréquent.

Au niveau de l’entreprise, il peut avoir un impact sur la réputation de l’organisation. Tout retard peut déclencher une clause de pénalité dans un accord contractuel, ce qui peut affecter les résultats de l’entreprise.

7 méthodes complètes pour respecter les délais

Tout le monde n’est pas doué pour travailler quand il le faut. Certains se laissent distraire, d’autres procrastinent et d’autres encore ne savent pas gérer leur temps. Les méthodes suivantes vous permettront de respecter les délais et d’en faire plus.

1. Évaluer les exigences du poste

La première chose à faire est de comprendre les exigences de la tâche. Demandez-vous ce que le travail implique. Dans la plupart des cas, la personne qui vous a confié le travail a pris en compte la complexité de la tâche.

2. Obtenir les bonnes ressources

L’étape suivante consiste à s’assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le travail dans les délais impartis. Le travail nécessite-t-il une formation, des recherches, une assistance technique, du personnel ou du matériel ? Si vous ne disposez pas de toutes les ressources nécessaires, vous pouvez demander une prolongation du délai.

3. Faire de la place pour les éventualités

Parfois, les choses ne se déroulent pas comme prévu. Il est raisonnable d’anticiper les problèmes potentiels. Par exemple, il peut s’agir d’une fermeture, d’une panne d’équipement, d’une maladie ou de la nécessité d’effectuer rapidement une tâche urgente et importante, autant d’éléments qui peuvent avoir une incidence sur votre emploi du temps.

Ces éventualités auront peu d’impact sur votre planning si vous avez pris le temps de les envisager dès le début du projet. Vous pouvez demander à un collègue de vous remplacer en cas d’urgence, mais veillez à déléguer la tâche à la personne la plus compétente.

4. Établir un plan détaillé

Vous devez établir un calendrier complet. Une façon d’y parvenir consiste à diviser les tâches en étapes et à fixer une date limite pour chacune d’entre elles.

Par conséquent, vous vous rendrez compte que vous avez besoin de plus de temps que ne le permet l’ensemble du projet. Essayez de faire part de ce problème à votre supérieur hiérarchique au lieu d’espérer que les choses s’arrangent.

5. Se positionner pour respecter les délais

Vous êtes un facteur essentiel lorsqu’il s’agit de respecter les délais. Vous devez apprendre à vous gérer pour respecter les délais. Le respect des délais exige de l’autodiscipline, de bonnes habitudes, de l’organisation et un bon état d’esprit.

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à vous gérer pour respecter les délais :

• Apprenez à dire « non  » – Si possible, prenez le temps d’évaluer une échéance avant de l’accepter. Ne vous sentez pas obligé de dire oui si vous n’êtes pas en mesure de le faire.
• Changez votre état d’esprit – Évitez d’en vouloir aux délais. En premier lieu, vous pouvez faire tout ce que vous voulez. Les délais peuvent vous permettre d’atteindre un objectif que vous auriez normalement écarté.
• Séparer la « planification » de l' »action réelle  » – Un plan n’est pas efficace tant qu’il n’est pas mis en œuvre. Une fois que vous avez élaboré un plan, allez-y à fond pour l’exécuter !
• Optimisez votre temps – Le multitâche n’est pas efficace. Gérez correctement votre temps pour travailler efficacement.
• Éliminez les mauvaises habitudes – Si vous êtes passé maître dans l’art de la procrastination, trouvez un moyen d’y remédier. Essayez ces astuces pour vous aider à surmonter votre tendance à la procrastination.
• Trouvez vos déclencheurs – Une étude récente a révélé que certaines personnes n’arrivent pas à respecter les délais^[1]. Si vous êtes l’une de ces personnes, trouvez ce qui vous pousse à agir. S’agit-il d’une récompense, d’un travail de qualité, d’une reconnaissance ou d’un gain de temps pour profiter de ce qui vous intéresse ?
• Améliorez la précision de vos estimations – Vous pouvez vous tromper en essayant de deviner le temps qu’il vous faudra pour réaliser un projet. Cela peut s’avérer encore plus pénible lorsque vous entreprenez une nouvelle tâche. La pratique des échéances vous aidera finalement à identifier le temps nécessaire à une tâche particulière, alors soyez patient.

Prenez l’habitude de respecter les délais. Vous pouvez commencer par des délais plus courts : se brosser les dents à 6 heures du matin, faire de l’exercice à 6h30, lire à midi ; appliquez la même stratégie pour des tâches plus importantes.

6. Aider les autres à respecter les délais

Cela s’applique surtout aux managers. Vous savez qui est capable de respecter les délais et qui a besoin de votre soutien.

Rappelez-vous qu’en fixant des délais aux autres, vous leur transférez des responsabilités. Cependant, vous devez toujours les aider à réussir. Par exemple, motivez-les à gérer la pression liée au respect des délais.

Demandez-leur régulièrement s’ils rencontrent des problèmes ou créez un système de rapport pour suivre les progrès réalisés.

Si possible, permettez à votre équipe de fixer ses propres échéances. Des études ont montré que le fait de permettre à vos travailleurs de faire preuve d’initiative peut améliorer leur productivité^[2].

Voici la dernière carte que vous pouvez aussi essayer ! Fixez de fausses échéances. Une étude publiée dans le Journal of Consumer Research^[3] a montré que les délais fixés avant la date d’échéance réelle incitent les gens à commencer rapidement plutôt que plus tard, ce qui peut favoriser la procrastination. Vous pouvez dire à votre équipe que vous avez besoin de leur contribution avant de passer à l’action.

7. Limiter les conséquences d’un dépassement de délai

Malgré tous vos efforts, il se peut que vous ne parveniez pas à respecter vos délais. Dans ce cas, détendez-vous et essayez autant que possible de minimiser les dégâts. La communication est très importante dans le cadre d’un projet. Vous ne pouvez pas vous contenter de rester muet et espérer que les autres parties prenantes comprennent. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre tâche, identifiez les défis éventuels qui pourraient perturber votre plan et montrez que vous vous préparez aux éventualités.

Ainsi, si vous ne respectez pas les délais, les autres comprendront et seront prêts à vous aider. Dans ce cas, gérez les problèmes actuels dès que possible et acceptez de respecter un nouveau calendrier. Ensuite, revoyez votre projet pour savoir ce qui s’est passé et comment éviter que cela ne se reproduise.

Toutefois, le non-respect d’un délai peut avoir de graves conséquences, alors soyez prudent. Par exemple, si vous travaillez en tant que freelance ou en tant qu’agence, l’autre partie peut mettre fin au contrat et vous donner une mauvaise note. Le non-respect d’un délai peut ternir l’image de votre marque. C’est pourquoi vous ne pouvez généralement pas vous permettre de manquer une échéance. Prenez vos responsabilités et cessez de chercher des excuses si vous voulez avoir un impact. Concentrez-vous sur vos tâches et faites ce que vous avez à faire.

Conclusion

Les délais sont établis pour faciliter le bon déroulement d’un projet. Ils permettent à chacun de travailler sur un objectif commun.

Vous devez adopter la bonne mentalité et la bonne attitude pour réussir à respecter les délais. Optimisez votre temps et croyez que vous pouvez faire tout ce que vous voulez. Une fois que vous croyez en vous et que vous vous mettez dans le bon état d’esprit, vous vous apercevrez que vous êtes capable de respecter les délais de manière plus régulière.

Autres conseils pour respecter les délais

• 22 conseils pour des délais efficaces
• Comment travailler plus efficacement et ne plus se précipiter pour respecter les délais
• Vivre avec ses échéances

Crédit photo : Miguelangel Miquelena via unsplash.com