Nous pourrions tous avoir plus de temps dans nos journées. Que ce soit pour passer plus de temps avec nous-mêmes, avec nos proches, ou pour apprendre une nouvelle compétence que nous avons envie d’acquérir. La vérité est que la plupart d’entre nous ne maximise pas le temps dont nous disposons déjà à son plein potentiel. Avec un peu de structure, d’analyse et d’optimisation, nous pouvons dégager au moins 3 à 5 heures de temps supplémentaire dans notre emploi du temps pourapprendre une nouvelle langue, unnouvel instrument, ou même à cuisiner !

Voici 5 étapes à suivre pour gagner du temps sur votre emploi du temps « chargé ».

1. Suivez votre emploi du temps actuel

Si vous ne savez pas comment vous passez votre journée, il vous sera très difficile de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela vaut pour toute habitude, tout résultat ou tout objectif que vous souhaitez modifier. Si vous essayez de perdre du poids, la première chose qu’un nutritionniste vous dira sera de noter tout ce que vous mangez au cours de la journée.

Commencez par noter sur votre calendrier tout ce que vous faites pendant la journée. Restez simple en classant chaque tâche en deux catégories de couleurs représentatives :

1. Temps de travail (bleu)
2. Temps libre (vert)

Même si nos emplois du temps sont tous différents, vous serez surpris de savoir combien d’espace « vert » vous avez dans votre journée à investir dans l’apprentissage ou dans quelque chose de plus productif pour vous. Par souci de cohérence, il est recommandé de suivre votre emploi du temps pendant au moins trois jours, car il se peut que vous ayez eu une bonne ou une mauvaise journée de productivité.

Ces informations vous aideront à franchir l’étape suivante…

2. Établir des priorités

Que vous utilisiez une liste de tâches ou un calendrier pour planifier votre journée, essayez de relier votre objectif final aux tâches que vous vous êtes fixées pour la journée.

Voici un cadre logique auquel se référer :

• Quel est le but ultime que j’essaie d’atteindre ?(apprendre l’espagnol, augmenter le chiffre d’affaires de son entreprise, etc.)
• Laquelle de ces tâches me rapprochera de mon objectif ?
• Quelles sont les tâches sans impact que je peux externaliser ou éliminer complètement ?

À partir de là, nous allons emprunter ce qu’un cadre productif utilisé par Dwight Eisenhower appelait « la boîte d’Eisenhower ».

Commencez par classer votre liste de tâches actuelle et celles à venir dans ces 4 catégories :

• Urgentes et importantes (tâches à effectuer immédiatement).
• Important, mais pas urgent (tâches que vous planifierez plus tard).
• Urgentes, mais pas importantes (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre).
• Ni urgentes ni importantes (tâches que vous éliminerez).

À partir de là, vous devez vous concentrer uniquement sur les tâches qui se trouvent dans la catégorie « faire » et « décider ». Pour le reste, vous devez…

3. Éliminer

Maintenant que vous avez catégorisé vos tâches les plus importantes, il est temps d’éliminer les tâches inutiles et sans importance qui ne sont qu’une perte de temps. Pour beaucoup d’entre nous, il s’agit de consulter les médias sociaux, les courriels, de regarder la télévision, de bavarder avec des amis, etc. Après avoir dressé la liste de toutes ces tâches, essayez de faire l’expérience pendant les cinq prochains jours sans aucune d’entre elles, et voyez combien de temps libre vous avez gagné dans votre emploi du temps.

Pour les tâches qui peuvent sembler urgentes, mais qui ne sont pas importantes…

4. Délégué

Il est dans notre nature de nous occuper de tous les détails de notre travail, mais ils ne nous permettent que rarement d’avancer vers notre objectif final, ce qui peut s’avérer dangereux, surtout lorsque nous nous concentrons sur des tâches sans importance qui nous prennent beaucoup de temps. Comme le dit souvent Gary Vaynerchuk, « il est facile de déléguer lorsque l’on se rend compte que 99 % de ce que l’on fait n’a pas d’importance ».

Gary dispose peut-être d’une équipe de plus de 500 personnes qui le soutiennent, mais vous pouvez tout aussi bien engager un assistant personnel virtuel pour accomplir les mêmes tâches. Vous pouvez consulter des sites web comme Upwork, Guru ou Freelancer pour externaliser ces petites tâches importantes qui doivent être accomplies de toute urgence : recherche de voyages, réservation de vols, mise à jour d’articles de blog, édition de podcasts, et bien d’autres encore.

5. Optimiser

Enfin, il est temps d’optimiser et d’affiner votre emploi du temps pour qu’il atteigne son plein potentiel.

Voici les trois façons d’y parvenir :

i. Raccourcir les délais pour les tâches individuelles

Comme l’indique la loi de Parkinson, la plupart d’entre nous prennent plus de temps que nécessaire pour accomplir une tâche. Si nous nous donnons trois heures pour accomplir une petite tâche, nous ferons de notre mieux pour utiliser ces trois heures. Par contre, si nous ne nous sommes donné que 15 minutes, nous trouverons un moyen de la réaliser. Posez-vous la question suivante : combien de tâches figurant dans votre emploi du temps prennent réellement le temps que vous leur avez alloué ? Pouvez-vous la réaliser plus tôt ?

ii. Supprimer le temps libre le moins important

Bien que nous ayons besoin de pauses au cours de la journée, certaines pauses, comme passer du temps en famille, sont plus importantes que de regarder Game of Thrones sur Netflix. Trouvez dans votre emploi du temps un temps libre qui est le moins important et supprimez-le de votre emploi du temps.

iii. Regroupez vos temps libres

Vous pouvez également utiliser mon option préférée : regrouper les temps libres. Cela signifie qu’au lieu d’avoir deux créneaux de 30 minutes pour consulter les e-mails ou les médias sociaux, vous pouvez simplement utiliser ce premier créneau de 30 minutes pour faire les deux. Il y a de fortes chances que nous soyons déjà multitâches dans presque tout ce que nous faisons de toute façon, alors pourquoi ne pas le faire pendant nos temps libres plutôt que pendant nos tâches importantes ?

Maintenant, c’est à vous de jouer

Laquelle de ces mesures productives a été votre préférée ?
Quelle compétence allez-vous acquérir après avoir gagné du temps dans votre emploi du temps ?
Nous serions ravis de recevoir vos commentaires ci-dessous.