Avez-vous déjà décidé de mettre à jour votre CV, pour finalement constater que ce qui devait être un travail de 30 minutes prend des semaines ? Croyez-le ou non, cela n’a pas grand-chose à voir avec la nature du défi lui-même, mais plutôt avec votre façon de voir les choses et le temps que vous vous accordez pour le réaliser.
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Dans ce billet, nous allons parler de l’importance de l’état d’esprit et de la manière dont vous pouvez devenir plus productif lorsque vous effectuez des tâches qui ne sont pas sensibles au facteur temps.
Loi de Parkinson : le travail prend de l’ampleur lorsque l’on y consacre trop de temps
La clé pour améliorer votre productivité et éviter la procrastination est de comprendre la loi de Parkinson, un vieil adage qui déclare que « le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement ». Il s’agit d’un principe psychologique qui a inspiré de nombreuses études et ouvrages, et qui souligne les dangers potentiels de la fixation de délais arbitraires qui n’ont que peu ou pas de rapport avec la tâche à accomplir.
Concrètement (et en reprenant notre exemple précédent), cela signifie que vous pouvez vous accorder une semaine pour éditer votre CV. Et ce, même si la plupart des informations requises figurent déjà dans le document et que des tâches telles que l’actualisation des dates et la relecture ne devraient pas être particulièrement fastidieuses.
Bien sûr, vous pouvez fixer un délai arbitraire d’une semaine afin d’alléger la pression que vous ressentez, ou simplement parce que vous devez soumettre une demande d’emploi à ce moment-là. S’accorder ce délai inutile est en fait contre-productif d’un point de vue psychologique, car cela augmente la complexité perçue de la tâche et la rend plus intimidante. À mesure que le travail s’accroît pour remplir le temps imparti, la tâche devient plus difficile à accomplir et, dans certains cas, cela peut même avoir un impact négatif sur la qualité de votre contribution.
Fixer une limite de temps pour chaque tâche
Le principe de base de cette loi est que le travail se développe pour remplir le temps imparti, de sorte que l’établissement de limites de temps et de délais est le plus efficace. Il s’agit d’un processus qui doit commencer avant que les tâches ne soient entamées, lorsque vous analysez les exigences de chacune d’entre elles et que vous déterminez un délai raisonnable (mais pas trop long) pour les mener à bien. Comme le dit l’éminente coach de vie Karen Strunks[1], vous devez être proactif et déterminer précisément la durée de chaque tâche, car « si vous vous accordez deux heures pour une tâche, elle prendra deux heures ».
Il s’agit d’un mantra important à retenir et, en termes pratiques, il devrait vous encourager à établir des limites de temps clairement définies pour chaque tâche que vous devez accomplir chaque jour[2]. Cela vous aidera à accomplir instantanément plus de choses dans un laps de temps plus court, ce qui vous rendra plus organisé et plus productif. Si vous estimez que certains projets sont trop importants pour être menés à bien dans le temps imparti, vous pouvez les diviser en tâches plus petites auxquelles vous attribuerez leur propre temps de travail.
En matière de gestion du temps, nous avons tendance à accorder plus de temps qu’il n’en faut pour accomplir des tâches relativement simples. Il existe de nombreuses raisons à cela, mais la loi de Parkinson suggère que le travail s’étend et remplit le temps imparti, devenant de ce fait plus compliqué et plus difficile à gérer.
Comprendre cela est la première étape pour devenir plus productif, car à partir de là, vous pouvez être plus tenace lorsque vous fixez des délais pour des tâches spécifiques et vous permettre d’accomplir plus dans un court laps de temps. En gardant cela à l’esprit, qui sait ce que vous pouvez accomplir de plus dans votre vie quotidienne simplement en adhérant à un principe psychologique simple, mais souvent négligé.