Avec tous les intrants, les informations et le désordre qui nous envahissent aujourd’hui, le simple fait de rester maître de la situation génère beaucoup de stress et de frustration, et peut souvent conduire à un sentiment d’impuissance et d’anxiété. La plupart du temps, vous ne savez tout simplement pas par où commencer lorsque vous voulez apprendre à vous organiser.

Cependant, il s’agit en fait d’une chose qui s’apprend.

En développant quelques stratégies et méthodes, et en mettant en place un système permettant de traiter rapidement tous ces éléments, vous pourrez enfin prendre le contrôle de votre désordre et, plus important encore, rester libre de tout désordre.

Voici quelques règles qui peuvent vous aider à vous libérer du désordre.

1. N’utilisez pas le bureau de votre ordinateur pour le stockage

Le bureau de votre ordinateur n’a pas été conçu pour stocker vos fichiers. Votre bureau doit être propre et sans fichiers. Non seulement un bureau encombré ralentit votre ordinateur, mais il ralentit également la recherche de documents.

Au lieu de cela, lorsque vous apprenez à être organisé, créez une structure de dossiers de base à l’intérieur de votre dossier de documents. Cela doit fonctionner pour vous, mais essayez de ne pas trop compliquer les choses. Ce que vous pouvez faire, c’est réfléchir au type de fichiers que vous devrez conserver et les classer en deux catégories : les fichiers personnels et les fichiers professionnels. Pour ma part, j’ai deux dossiers de base dans mon dossier documents, l’un appelé « travail » et l’autre « personnel ». À l’intérieur de ces dossiers, j’ai des sous-dossiers organisés en fonction de mes différents rôles ou catégories.

C’est simple et cela me permet de trouver rapidement ce dont j’ai besoin quand j’en ai besoin.

Je comprends qu’au cours de la journée, lorsque vous travaillez, vous puissiez avoir besoin d’un accès rapide à certaines images et à certains fichiers, et il n’y a pas de mal à les conserver temporairement sur votre bureau. Toutefois, prenez l’habitude de vider votre bureau à la fin de chaque journée dans le cadre de votre routine de fermeture (nous y reviendrons plus tard).

2. Apprendre à utiliser les fonctions de recherche de votre ordinateur

Je suis surpris de constater que peu de gens savent comment retrouver des documents sur leur ordinateur à l’aide d’un simple raccourci clavier, alors que c’est l’une des choses les plus faciles à faire lorsque l’on apprend à s’organiser. Sur Mac, par exemple, la combinaison CMD + barre d’espacement fait apparaître la recherche Spotlight, et vous pouvez taper une date, un type de fichier, un mot-clé ou un nom de fichier.

Sur un ordinateur Windows^[1], ouvrez le bouton Démarrer et commencez à taper le fichier que vous recherchez.

Dans les deux cas, vous n’avez pas besoin du nom exact du fichier. Il vous suffit de taper quelques lettres et, en quelques secondes, vous obtenez le fichier dont vous avez besoin.

Lorsque vous saurez à quel point les fonctions de recherche de votre ordinateur sont utiles, vous serez beaucoup plus à l’aise pour supprimer tous ces fichiers éparpillés sur votre bureau et les placer dans un dossier approprié de votre ordinateur.

3. Ne pas encombrer votre bureau

Tout comme le bureau de votre ordinateur, celui de votre bureau doit également être exempt de dossiers et de désordre. Utilisez vos tiroirs pour les documents papier qui traînent habituellement sur votre bureau – un bureau encombré ne favorise pas le travail inspiré^[2].

Examinez également votre espace de travail et demandez-vous si ce qui se trouve sur votre bureau est nécessaire. Souvent, nous avons sur nos bureaux des objets qui n’ont aucune signification et aucune valeur sentimentale pour nous. C’est simplement quelque chose que nous avons toujours eu sur notre bureau. Si vous n’en avez pas besoin ou si cela ne vous inspire pas, enlevez-le.

Et puisque nous parlons de votre bureau, prenez la décision cette semaine de passer en revue les tiroirs de votre bureau et d’éliminer tous les vieux stylos, gobelets et autres débris qui se sont accumulés au fil des ans. Croyez-moi, le fait de nettoyer vos tiroirs et de désencombrer votre bureau vous donnera un regain d’énergie et ravivera une créativité qui avait été reléguée à l’arrière-plan. Vous aimerez à nouveau travailler sur votre bureau.

Des photos de vos proches et quelques souvenirs inspirants sont acceptables. Mais n’en faites pas des tonnes. Limitez-les au minimum.

4. Créer une routine de clôture

C’est un excellent moyen de s’assurer que vos dossiers et autres affaires sont bien organisés, et c’est donc une compétence essentielle à adopter lorsque vous apprenez à être organisé. Accordez-vous dix à vingt minutes avant de terminer votre travail de la journée pour nettoyer votre bureau.

Déplacez vos fichiers à leur place et supprimez tout ce dont vous n’avez plus besoin. J’accumule souvent de nombreuses captures d’écran tout au long de la journée et, si je ne les supprime pas, elles ne tardent pas à s’accumuler à la fin de la journée.

Avant d’éteindre mon ordinateur pour la journée, je les nettoie, je supprime les captures d’écran si je n’en ai plus besoin et je libère le fichier de mon bureau. C’est une belle façon de commencer la journée du lendemain avec un bureau et un bureau d’ordinateur propres.

5. Intégrer un gestionnaire de listes de choses à faire dans votre vie

Écrire vos tâches et vos engagements sur des post-it ne fait qu’encourager le désordre. Bien sûr, cela peut sembler une bonne idée de les coller sur votre ordinateur pour ne rien oublier, mais avec le temps, vous vous y habituez. Ils font désormais partie intégrante de votre bureau et vous les ignorez.

Supprimez-les. Prenez vos tâches et vos engagements et placez-les dans un gestionnaire de listes de tâches. Que vous utilisiez Windows ou Mac, ils sont tous deux équipés de gestionnaires de listes de tâches. Faites-en bon usage.

Il n’est pas nécessaire de créer une structure élaborée de liste de tâches. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une boîte de réception pour une saisie rapide et la possibilité de dater les tâches au moment où elles doivent être effectuées.

J’utilise une structure simple dans mon gestionnaire de listes de choses à faire. J’utilise un système que j’appelle le Time Sector System^[3] où je crée six dossiers :

• Boîte de réception
• Cette semaine
• Semaine prochaine
• Ce mois-ci
• Le mois prochain
• Long terme / En attente

Ensuite, quelle que soit la collection, la seule décision que je dois prendre est la suivante : quand vais-je effectuer cette tâche ? Je peux alors déposer la tâche dans le dossier qui lui correspond.

L’une des principales causes d’encombrement sur les bureaux (et dans les sacs) est la présence de tous ces petits bouts de papier que vous utilisez pour noter des informations essentielles, des numéros de téléphone ou des adresses électroniques. Lorsqu’ils s’accumulent, ils se perdent facilement et vous perdez beaucoup de temps à les chercher.

Utilisez vos appareils numériques pour cela. Vous pouvez prendre une photo d’une note écrite. Vous pouvez rapidement ajouter un numéro de téléphone ou une adresse électronique dans votre gestionnaire de liste de tâches (ou votre application de notes) et, si vous avez configuré la synchronisation entre vos appareils, vous aurez accès à ces informations sur tous vos appareils. De plus, ces informations pourront faire l’objet de recherches.

6. Fixez une heure hebdomadaire pour désencombrer vos appareils

C’est un domaine qui peut rapidement vous rattraper, alors prenez le temps de développer cette habitude pendant que vous apprenez à être organisé. De nos jours, il est trop facile de prendre des photos et des vidéos avec son téléphone. Nous prenons une photo et la laissons dans notre album photo.

Au fil du temps, nous nous retrouvons avec des milliers de photos dans nos albums électroniques qui ne valent pas la peine d’être conservées. Le week-end (généralement le dimanche soir), je passe une dizaine de minutes à supprimer toutes les images que je ne veux plus conserver. Cela me permet de réduire mes besoins en stockage numérique – ce qui me fait économiser de l’argent – et cela signifie que toutes les photos de mon album sont des photos que je veux conserver.

Je fais de même avec mon dossier de téléchargements. Nous téléchargeons souvent un PDF dans l’intention de le lire plus tard, puis nous l’oublions complètement. Au fil du temps, nous nous retrouvons avec des centaines de PDF et autres documents qui ne nous intéressent plus ou dont nous n’avons plus besoin. Supprimez-les ou classez-les. Mais ne les laissez pas dans votre dossier de téléchargements.

Si vous voulez éviter le désordre, cette habitude vous récompensera. Si vous le faites chaque semaine, vous passerez environ trente minutes par semaine à nettoyer et à classer. Si vous ne le faites pas, vous devrez passer un jour ou deux à vous occuper de tout, ce qui vous donnera l’impression d’avoir gaspillé ces journées.

7. Faire un nettoyage annuel

L’un de mes rituels annuels consiste à faire le ménage dans mes dossiers et mes notes. Je prends un jour de congé et je passe la journée à passer en revue tout ce qui se trouve sur mon ordinateur et à supprimer tout ce qui n’a plus de valeur.

Je choisis pour cela les vacances d’hiver. Non seulement c’est la fin de l’année, mais de nombreuses entreprises sont en vacances et les choses sont généralement plus calmes.

Je passe en revue tous mes dossiers professionnels et personnels et j’élimine tout ce dont je n’ai plus besoin. J’archive également de nombreux fichiers sur un disque dur externe, au cas où j’en aurais besoin plus tard.

C’est également le bon moment pour vider vos dossiers de courrier électronique. Le courrier électronique peut devenir un puits sans fond de courriels dont vous n’avez plus besoin. Passez-les en revue et éliminez-les. Vous vous sentirez beaucoup mieux en le faisant.

Avec le courrier électronique, vous pouvez également vous déclarer en faillite et supprimer tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception (ou, si vous n’êtes pas à l’aise, déclarer une faillite « douce » et déplacer tous vos courriers électroniques dans un dossier appelé « Ancienne boîte de réception »).

Cela peut sembler une mesure radicale, mais il est incroyable de voir à quel point on y voit plus clair. Vous voyez ce à quoi vous vous accrochiez, ce que vous avez peut-être manqué, et vous vous retrouvez avec beaucoup plus d’espace pour l’année à venir.

8. Faire un peu, souvent

J’ai appris cela il y a longtemps. Il y a de nombreuses années, j’ai essayé de devenir vendeur. J’ai échoué lamentablement, mais pendant ma formation, j’ai suivi une collègue expérimentée. L’un des jours où je la suivais, elle devait remplir et classer sa note de frais pour le mois.

Je me souviens très bien qu’elle ouvrait la boîte à gants de sa voiture et en sortait des poignées de reçus qu’elle ajoutait laborieusement à un rapport de dépenses – nous faisions les choses sur papier à l’époque. Quatre heures plus tard, elle avait enfin terminé son rapport.

Je me souviens avoir pensé à l’époque que ce n’était pas une bonne façon de procéder. Lorsque j’ai eu l’occasion de me lancer en solo, j’ai commencé à arrêter ma voiture dans un parking sur le chemin du retour et j’ai ajouté les dépenses de la journée à ma feuille de dépenses. Cela ne me prenait que quelques minutes et, comme je le faisais le même jour, je me souvenais exactement de l’objet de chaque reçu.

Lorsque vous apprenez à être organisé, vous pouvez utiliser ce principe pour presque tout. Videz votre boîte aux lettres électronique tous les jours, supprimez les captures d’écran de votre bureau, videz votre sac à la fin de la semaine et jetez tout ce dont vous n’avez plus besoin.

Le fait d’en faire un peu rend souvent les choses beaucoup plus faciles, et vous n’avez pas ce retard mental qui vous envahit, ce sentiment lancinant au fond de votre esprit qui vous dit que vous devez faire quelque chose – mais vous ne vous souvenez pas de ce que c’est.

Réflexions finales

Si cela ne vous est pas naturel, apprendre à être organisé peut demander du temps et des efforts, mais cela en vaut la peine. Le fait d’être désencombré vous aide à bien des égards. Votre environnement de travail est plus agréable et le fait de désencombrer votre environnement contribue également à désencombrer votre esprit. En outre, il est plus facile de trouver ce que l’on veut, ce qui se traduit par une augmentation de votre productivité globale. Choisissez les stratégies ci-dessus qui vous aideront dans votre vie quotidienne et commencez à organiser votre vie dès aujourd’hui.

Crédit photo : Jeff Sheldon via unsplash.com