Ah, la boîte de réception zéro. Une réussite à laquelle beaucoup d’entre nous aspirent. Elle est insaisissable. C’est une référence en matière de productivité. C’est une bataille permanente.

C’est également inutile.

Ne vous méprenez pas, la façon dont la boîte de réception zéro a été initialement désignée est extrêmement précieuse. Merlin Mann a inventé l’expression il y a des années et ce qu’il a défini va bien au-delà du terme lui-même^[1].

Pourtant, les gens ont créé leur propre définition de la boîte de réception zéro. Ils ne l’utilisent pas avec l’intention suggérée par Mann. Au contraire, il s’agit désormais de ne plus rien avoir sous les yeux. Il s’agit de réduire sa boîte de réception à zéro message ou d’avoir une boîte de réception vide sur son bureau qui était autrefois rempli de papiers. Il s’agit désormais d’éliminer le désordre visuel.

Mais il ne s’agit pas de cela. Pas du tout.

Voici ce qu’est la boîte de réception zéro, telle que définie par Mann :

« Il s’agit de savoir comment se réapproprier son courriel, son attention et sa vie. Ce « zéro » ? Ce n’est pas le nombre de messages qui se trouvent dans votre boîte de réception, c’est la part de votre propre cerveau qui s’y trouve. Surtout lorsque vous ne le souhaitez pas. C’est tout. » – Merlin Mann

La fausse boîte de réception zéro

Le sentiment de satisfaction que l’on éprouve en vidant sa boîte de réception est au mieux temporaire, au pire décevant. Souvent, nous nous rendons compte que nous visons la boîte de réception zéro juste pour pouvoir dire que nous avons fait « tout ce qu’il y avait à faire ». Ce n’est tout simplement pas le cas.

Il est certain qu’en supprimant toutes les choses qui traînent dans votre boîte de réception, cela signifie qu’elles ont été prises en charge ou qu’elles sont en bonne voie de l’être. Le vieil adage « loin des yeux, loin du cœur » s’applique souvent au nettoyage de votre boîte de réception. Mais à moins que vous n’ayez réellement fait quelque chose avec ces choses, elles ne valent pas la peine d’être dans votre boîte de réception ou restent dans votre « boîte de réception mentale ».

Il faut en faire quelque chose, et pour beaucoup de gens, c’est une chose difficile à faire. C’est pourquoi la boîte de réception zéro – telle que définie par Mann – n’est pas atteinte aussi souvent que beaucoup voudraient le croire. C’est ce concept « édulcoré » de boîte de réception zéro qui est réalisé à la place. Vous n’avez pas de courrier électronique dans votre boîte de réception et vous n’avez pas de papier dans la boîte de réception de votre bureau. Cela signifie donc que vous avez atteint le niveau « boîte de réception zéro ».

Jusqu’à ce que le prochain courriel ou le prochain document vous parvienne. Vous vous efforcez alors de vous en débarrasser le plus rapidement possible afin de pouvoir revenir à la boîte de réception zéro : la moindre des choses. S’il s’agit de quelque chose qui peut être traité rapidement, vous y arrivez. Mais s’il faut y consacrer plus de temps, la boîte de réception s’alourdit rapidement. Il faut donc changer de tâches pour s’occuper de ce qui ne demande pas autant de temps ou d’attention, afin de se rapprocher de cette variante réduite de la boîte de réception zéro.

Cependant, tant que l’on n’a pas réglé les problèmes les plus importants, on n’y arrive pas. Certaines personnes ont l’impression de se décevoir (ou de décevoir les autres) si elles n’y parviennent pas. Et c’est franchement stupide. C’est pourquoi cette version particulière de la boîte de réception zéro ne fonctionne pas.

Le meilleur moyen d’atteindre le niveau zéro de la boîte de réception

Quel est donc le meilleur moyen d’atteindre le niveau zéro de la boîte de réception ?

Avoir zéro boîte de réception.

La boîte de réception est censée être une étape sur le chemin de votre destination finale. C’est l’endroit où les choses restent jusqu’à ce que vous soyez prêt à les mettre dans l’endroit où elles restent jusqu’à ce que vous soyez prêt à les traiter.

Alors pourquoi ne pas laisser tomber la boîte de réception ? Pourquoi ne pas la laisser à sa place jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous en occuper ? Parce que cela nécessite une action immédiate. Cela signifie que vous devez y réfléchir et y prêter attention.

Vous devez prendre du recul et les examiner plutôt que de les classer. C’est pourquoi nous avons une boîte de réception « fourre-tout », à la fois pour le courrier électronique et pour les documents analogiques. Cela nous permet de ne consulter ces documents que lorsque nous sommes prêts à le faire.

Ce qui est amusant, c’est que nous pouvons décider quand nous sommes prêts à le faire sans avoir à consulter la boîte de réception au préalable. Nous pouvons regarder les choses à notre rythme plutôt que lorsque nous en sommes alertés ou que nous en ressentons le besoin.

Il n’y a aucune raison pour que vous ayez besoin d’une boîte de réception pour stocker des choses plus longtemps qu’elles ne restent là avant que vous ne les voyiez. Aucune. C’est un choix. Et le choix que vous devriez faire est de savoir comment traiter les choses lorsque vous les voyez pour la première fois, plutôt que de savoir quand traiter les choses que vous n’avez pas encore regardées.

Arrêtez de faire semblant

Voir les choses dans votre boîte de réception, c’est simplement utiliser votre vue. Regarder les choses dans votre boîte de réception lorsque vous les voyez pour la première fois, c’est faire preuve de perspicacité.

Arrêtez de consulter vos courriels plus de deux fois par jour. Désactivez vos alertes. Placez la boîte de réception de votre bureau dans un endroit accessible aux autres et auquel vous n’accédez que lorsque vous êtes prêt à traiter ce qu’elle contient. Ne la placez pas sur votre bureau : c’est un poison pour la productivité.

Si vous voulez atteindre la boîte de réception zéro – la vraie boîte de réception zéro – débarrassez-vous de ces arrêts en cours de route. Vous verrez qu’en faisant cela, vous finirez beaucoup plus vite les choses que vous voulez vraiment faire, au lieu de les voir avancer à une vitesse à peine supérieure à zéro.

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