Vous arrive-t-il d’avoir l’impression de rayer des tâches de votre interminable liste de « choses à faire » et d’arriver à la fin de votre journée avec le sentiment de ne pas avoir fait de progrès significatifs ?

Votre nouveau plan marketing est relégué au second plan. Le « temps pour soi » dont vous avez tant besoin est reporté à la semaine prochaine. La nouvelle idée passionnante sur laquelle vous travaillez peut attendre que la vie devienne moins trépidante.

Vous avez trop de choses à faire et vous ne savez pas quoi faire. Dans un monde où nous valorisons la recherche de plus – idées, tâches, actions – et si vous étiez en mesure de valoriser moins, en mettant votre énergie au service de ce qui compte vraiment ?

Il existe un moyen de reprendre le contrôle. Ici, vous identifiez ce qui compte le plus. Vous faites de la suppression une habitude. Vous quittez le culte de l’occupation et privilégiez les priorités plutôt que les actions aléatoires.

Dans cet article, vous apprendrez à gérer le sentiment d’avoir toujours trop à faire. Plus important encore, vous retrouverez votre équilibre mental tout en étant capable de progresser dans ce qui vous tient à cœur.

Signes que vous avez trop mangé dans votre assiette

Avez-vous trop à faire ? Voici 7 signaux d’alarme à surveiller :

Se sentir dépassé et ne pas savoir par où commencer

Lorsque vous avez trop à faire, vous avez du mal à vous concentrer et vous ne savez plus par où commencer.

Par exemple, vous ouvrez votre messagerie électronique et découvrez soudain 50 courriels sans réponse. Au même moment, votre patron vous appelle pour vous demander de l’accompagner à une réunion avec un client. Mais vous ne pouvez pas y aller car vous avez déjà programmé une session de formation avec vos subordonnés.

De telles situations accablent et agitent les gens, et leur première réaction à la situation est de sauter sur les tâches à accomplir dans un état de grande confusion.

Lorsque vous vous retrouvez dans une telle situation, vous vous rendez compte que vous avez trop à faire et qu’il faut faire quelque chose pour y remédier.

Temporisation

La temporisation est un état d’esprit dans lequel vous commencez à éviter ou à retarder la prise de décision ou le commencement d’une tâche. Lorsque vous vous retrouvez dans une situation où vous avez des millions de choses à faire, vous évitez de vous y atteler jusqu’à la dernière minute.

Certains trouveront des excuses, tandis que d’autres utiliseront simplement les médias sociaux comme source de distraction. Ce ne sont là que des signes évidents que vous avez trop à faire et que vous ne pouvez pas décider où et comment commencer à ce stade. C’est pourquoi vous vous retrouvez constamment dans des situations où vous ne faites rien d’autre que de temporiser.

Travailler même le week-end

Si tout est normal, pourquoi ce besoin soudain de gâcher votre week-end, de continuer à travailler sur des tâches inachevées ou de vous en préoccuper ? Si vous vous retrouvez à travailler même pendant les week-ends, prenez-le comme un signe que vous avez trop de choses à faire.

Il est important de se rappeler que travailler le week-end est parfois une bonne chose, mais que lorsque cela devient une habitude, c’est à ce moment-là que vous vous dites : « J’ai beaucoup de choses à faire ». Si vous repoussez constamment le moment de passer du temps avec votre famille ou de profiter de votre temps libre pendant les week-ends, c’est que vous êtes surchargé !

Insomnie

L’un des effets secondaires les plus courants d’une surcharge de travail est de passer des nuits blanches à cause de soucis constants.

Les tâches inachevées et les listes de choses à faire vous tracassent au point que votre esprit a du mal à se reposer et ne vous laisse pas dormir. Prenez cela comme un signe que vous avez trop de choses à faire.

Faire des erreurs stupides

Lorsque vous avez trop à faire, vous commencez à perdre votre concentration et à commettre fréquemment des erreurs de débutant. Par exemple, même si vous avez été un employé au parcours impeccable en matière de respect des délais, vous les manquez maintenant fréquemment parce que vous avez trop de choses à faire.

Cela montre que votre esprit ne peut pas comprendre et se concentrer correctement, et donc que vous manquez de concentration. Si vous commettez régulièrement des erreurs stupides, c’est le signe que vous avez trop à faire.

Que faire si vous avez trop de choses dans votre assiette ?

Le fait d’avoir trop à faire ne signifie pas que c’est la fin du monde. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour vous sortir de cette situation difficile.

1. Respirer

Le fait d’avoir trop de choses à faire peut vous exciter, vous agiter et vous submerger. Prenez un moment et respirez simplement !

Vous devez avoir l’esprit et le corps détendus si vous devez débarrasser toute l’assiette ou la pile de travail. N’oubliez pas qu’il s’agit d’une situation temporaire et qu’il est possible d’y remédier en planifiant bien les choses.

2. Supprimer le désordre – au sens propre

Au moment où vous lisez ces lignes, un encombrement physique, mental et émotionnel vous prive d’une énergie précieuse pour ce qui compte vraiment. Il se manifeste de multiples façons.

Votre espace de travail vous empêche de vous concentrer. Votre agenda contient des réunions récurrentes qui ont expiré depuis des mois. Vous n’avez pas eu la conversation qui vous rend anxieux. En d’autres termes, votre prochain niveau de croissance commence par une soustraction.

Nous avons tendance à surestimer ce que nous pouvons faire tout en sous-estimant le temps et l’énergie que cela prendra. Les chercheurs appellent cela l’erreur de « planification ». ^[1] En essayant d’en faire trop, nous échouons à chaque fois.

Commencez plutôt par supprimer quelque chose aujourd’hui :

• Faites don de vos vieux vêtements.
• Désencombrez votre bureau à domicile.
• Informez vos amis de l’université dans le fil de discussion des messages textuels que vous allez être absent pendant un certain temps.
• Examinez votre calendrier pour repérer toute obligation usée qui accapare votre temps précieux, votre énergie et votre attention.

Alors que de nombreux experts en productivité ajoutent de nouvelles actions, habitudes et routines à votre emploi du temps, vous allez faire le contraire. En supprimant des choses de votre vie, vous créez un espace de respiration dont vous avez bien besoin. Grâce à cette nouvelle perspective, vous pouvez maintenant identifier ce qui est important.

3. Identifier vos « trois grandes » priorités

Nous avons tendance à surévaluer les nouvelles idées, les nouveaux projets et les nouvelles initiatives parce qu’ils nous procurent une dopamine alléchante. L’incapacité à établir des priorités claires se traduit par une surcharge de travail.

• La nouvelle campagne de marketing est incontournable pour doubler les bénéfices.
• La collaboration avec une personne que l’on admire a un potentiel illimité.
• Le nouveau podcast que nous lançons nous permettra de devenir le meilleur expert de notre secteur.

C’est vrai ?

Pas toujours. En raison de l’erreur de planification mentionnée plus haut, nous disons souvent oui à beaucoup trop de choses à la fois, ce qui signifie que nous dispersons notre énergie et notre concentration limitées dans un trop grand nombre de domaines.

Adoptez plutôt une approche minimaliste de votre vie, de votre carrière et de votre entreprise. Au cours d’un trimestre ou d’une « saison », choisissez une, deux ou trois priorités principales. Il ne s’agit généralement pas de projets urgents, mais de projets d’une importance vitale qui font bouger les choses de manière significative. Il ne s’agit pas de tâches sans enthousiasme, d’initiatives aléatoires ou de « faux travail ». Elles sont liées à vos objectifs généraux et comptent pour vous.

Si vous avez du mal à identifier vos « trois grands », notez au moins 15 à 20 possibilités qui pourraient en faire partie. Prenez ensuite un peu de recul et mettez en évidence les plus importantes.

À l’avenir, vous serez en mesure de filtrer vos décisions en posant une question : la prochaine tâche, réunion ou action servira-t-elle l’une de ces priorités ?

Certes, ce n’est pas le cas de tout ce que vous faites pendant la journée. Mais rien que cela vous aidera à prendre de meilleures décisions plus rapidement, à établir des limites et à reprendre le contrôle de ce qui est important. Vous commencerez alors à gagner votre journée grâce à des actions quotidiennes et cohérentes.

4. Gagner la journée avec 1 % de progrès

La sagesse conventionnelle de la croissance personnelle et du développement personnel vous a vendu un faux mythe – l’illusion que chaque jour doit être un succès retentissant. Pourtant, le succès durable est le fruit d’actions cohérentes, cumulées sur de longues périodes de temps.

La règle du 1 % s’inspire de la philosophie japonaise du Kaizen, définie comme une amélioration constante et régulière^[2]. En appliquant cette règle, vous ferez du progrès quotidien une habitude et vous puiserez dans la principale source de motivation humaine.

Teresa Amabile, professeur à Harvard, et Steven Kramer, psychologue, ont étudié les raisons pour lesquelles les gens restent motivés au travail. En analysant 12 000 entrées de journal où ils ont suivi leur état émotionnel à différents moments de la journée, ils sont arrivés à une conclusion : ce n’est ni l’argent, ni la sécurité, ni l’approbation. Le progrès est plus important que tout le reste. ^[3]

Pour exploiter ce que l’on appelle le « principe de progression », décomposez les priorités de la deuxième étape en la plus petite action possible.

Par exemple :

• Au lieu de « créer un plan marketing », commencez par la première étape : faites un brainstorming d’idées marketing pendant vingt minutes.
• Au lieu de « lancer le site web », choisissez de rédiger une ébauche de votre page  » À propos de moi ».
• Au lieu de « développer l’entreprise », choisissez de passer trois appels de vente supplémentaires chaque semaine.

Le progrès déclenche la dopamine dans le cerveau, ce qui fait monter la motivation, et le cycle se répète. Les 1% d’aujourd’hui et de demain commencent à s’accumuler, et la croissance progressive devient exponentielle. Pour que cette pratique devienne systématique, vous allez devoir abaisser la barre pour commencer.

5. Abaisser la barre pour commencer

La première chose à faire est de commencer. Vous ne pouvez pas rester assis sur vos fesses et continuer à vous poser des questions sur le pourquoi et le comment. Cela ne vous mènera nulle part. Vous ne pouvez pas finir si vous ne commencez pas ! Ne restez pas assis à vous plaindre : « J’ai beaucoup de choses à faire et je ne sais pas quoi faire ».

Nous nous sommes tous retrouvés à fixer un curseur vide au café du coin, prêts à effectuer un travail important, et nous avons réalisé que 55 minutes s’étaient écoulées sans que rien ne soit fait.

Pourquoi ? Commencer est toujours la partie la plus difficile, et c’est d’autant plus difficile lorsque vous avez trop de choses à faire. Qu’il s’agisse de votre programme d’entraînement ou de vos priorités, la résistance est toujours la plus forte juste avant de commencer.

Empruntant le terme à la façon dont les composés chimiques changent à différents seuils, les psychologues appellent ce terme « énergie d’activation »^[4].

Il s’agit de l’énergie nécessaire pour passer de la pensée à l’action. Plus le volume de la tâche est important, plus l’attente est longue avant de commencer ou, dans de nombreux cas, nous la remettons entièrement à plus tard.

Au lieu de cela, vous allez vous jouer un tour :

• Au lieu d’un bloc de 45 minutes, engagez-vous à faire 10 minutes.
• Au lieu d’une course de 3 miles, engagez-vous à faire deux boucles autour du pâté de maisons.
• Au lieu de nettoyer votre maison, engagez-vous à faire le ménage dans votre placard.

En abaissant la barre, vous vous libérez de la pression. Et, comme vous le remarquerez, une fois que vous avez commencé, il est beaucoup plus facile de continuer.

6. Doublez votre taux de refus

Aucune décision n’est jamais prise dans le vide. La réunion autour d’un café que vous avez acceptée tôt le matin signifie que vous avez dit « non » à votre séance d’entraînement matinale. Nous avons tendance à dire oui sans réfléchir aux conséquences, jusqu’à ce que nous soyons coincés dans une réunion de réseautage ou une séance de rattrapage Zoom à laquelle nous n’avons pas envie de participer.

Cependant, le mot le plus important que vous puissiez utiliser pour vous débarrasser de certaines choses est « non ».

Voici deux questions à vous poser lorsque vous recevez une demande ou une opportunité :

• Si c’était demain matin, est-ce que je dirais toujours oui ? Nous avons tendance à dire oui à tout ce qui se passe dans quelques semaines ou quelques mois.
• Si je dis oui à cela, à quoi vais-je dire non, et cela en vaut-il la peine ? Cette simple question vous permet de prendre conscience du coût.

Dire non crée une clarté instantanée. Il supprime les « boucles ouvertes » dans notre tête et respecte des limites bien nécessaires. Plus important encore, cela vous donne le temps, l’énergie et la largeur de bande nécessaires pour vous consacrer à vos priorités.

Bien entendu, cela ne signifie pas que vous négligerez les aspects de votre vie qui vous plaisent. Au contraire, vous le ferez avec discernement. Sinon, vous direz « oui » à tout le monde et à n’importe qui à vos dépens.

Au lieu de cela, dites d’abord « oui » à vous-même. Dites oui à vos objectifs. Dites oui à vos priorités. Dites oui à votre temps de création avant d’accepter les besoins et les agendas de quelqu’un d’autre.

7. Quitter le culte de l’affairisme

Le culte de l’activité consomme votre précieuse énergie et s’efforce de faire de vous un membre à part entière qui paie sa cotisation par l’épuisement, des progrès dispersés et l’épuisement professionnel. Le fait d’être occupé est devenu un badge d’honneur dans la société – un « signe » pour faire savoir aux autres que vous êtes important. C’est comme si le fait d’avoir trop à faire était une bonne chose.

Cependant, l’activité fonctionne-t-elle vraiment? Sur une période suffisamment longue, l’activité débouche sur l’accablement, la distraction et le défilement des médias sociaux. Quitter le culte de l’affairisme est un acte courageux, et cela commence par votre langage.

La recherche a montré que le langage donne un aperçu de nos croyances. Si nous pensons que nous sommes toujours occupés et que nous n’avons pas assez de temps, il est facile de procrastiner et de s’auto-saboter pour ce qui est important.

La prochaine fois que vous voudrez dire au monde à quel point vous êtes occupé et à quel point la vie semble trépidante, arrêtez-vous. Modifiez votre langage, utilisez des mots comme priorité, concentration, engagement, et observez comment ils modifient votre état émotionnel.

8. Célébrer les victoires tous les jours

Vous êtes la pire personne au monde pour reconnaître votre croissance. C’est une déclaration audacieuse, mais je peux l’affirmer en toute confiance parce que je le suis aussi. Nous le sommes tous. Nous sommes passés maîtres dans l’art de nous concentrer sur ce qui ne fonctionne pas et sur l’écart entre la réalité d’aujourd’hui et notre avenir.

En outre, nous négligeons souvent les objectifs que nous nous sommes efforcés d’atteindre. Nous les balayons d’un revers de main une fois qu’ils ont été atteints et nous passons rapidement au suivant.

Il est temps de reprendre le contrôle et de célébrer au moins trois victoires par jour. Il ne s’agit pas de grands moments, mais de petites choses que vous avez accomplies. C’est essentiel pour vous aider lorsque vous avez trop à faire.

Si vous voulez aller encore plus loin, identifiez l' »ingrédient du succès » de votre victoire.

Par exemple :

• Vous avez gagné en vous présentant à votre séance d’entraînement matinale, l’ingrédient est la discipline.
• Vous avez gagné en ayant une conversation difficile avec quelqu’un, l’ingrédient est l’honnêteté.
• Vous avez gagné en publiant quelque chose avant de vous sentir prêt, l’ingrédient est le courage.

Pourquoi cela est-il important ?

Il a été démontré que la célébration des petites victoires amplifie la motivation dans notre vie personnelle et professionnelle^[5]. En les notant, vous reconnaîtrez les endroits où vous vous développez et où vous accumulez déjà les ingrédients de votre prochaine réussite.

9. Accepter l’aide des autres

Lorsque vous vous retrouvez dans une situation où vous avez beaucoup à faire, vous pouvez demander de l’aide. Si vous avez une équipe, vous pouvez déléguer certaines tâches, ou si vous travaillez seul, vous pouvez demander une faveur à un ami.

L’important ici est de veiller à sortir de ce triste état d’esprit et de terminer les tâches qui vous incombent.

Il est temps d’éliminer des aliments de votre assiette

Nous avons tous eu l’impression d’avoir trop à faire à un moment ou à un autre – et les choses semblent empirer au lieu de s’améliorer. Il y a plus de tâches à accomplir. Il y a plus de plateformes de médias sociaux à publier et à commenter. Il y a plus d’intrants qui se disputent notre attention et qui ne semblent jamais s’arrêter.

En réalité, si vous ne prenez pas les choses en main dès maintenant, la situation ne fera qu’empirer. Mais ce n’est pas une fatalité.

• Vous pouvez vous désencombrer tous les jours.
• Vous pouvez définir clairement vos priorités.
• Vous pouvez choisir de quitter le culte de l’occupation.

Une fois que vous l’aurez fait, vous commencerez à accorder moins d’importance, et non plus. Vous accumulerez plus souvent des journées gagnantes. Vous apprendrez à fixer des limites et à reconnaître une distraction déguisée en opportunité brillante.

Mieux encore, vous arriverez à la fin de votre journée en sachant que vous progressez dans votre vie et dans votre entreprise. En ces temps difficiles, rien n’est plus important ni plus pertinent.

Crédit photo : Tetiana SHYSHKINA via unsplash.com