Dans notre monde « toujours branché, toujours connecté », le temps est compté. La plupart des gens passent leur journée à sauter d’une tâche à l’autre, s’efforçant de tout faire. Mais le fait d’être occupé ne signifie pas que l’on réussit.

Au contraire, la plupart des gens pourraient faire beaucoup plus avec le temps dont ils disposent. S’ils ne le font pas, c’est parce que leur approche de l’accomplissement des tâches est erronée. Et si certains s’attaquent à ce problème en appliquant divers conseils et astuces de productivité pour réduire leur liste de choses à faire, ils ne font que traiter les symptômes d’un problème plus vaste.

Le vrai problème, c’est qu’ils n’ont pas l’état d’esprit nécessaire pour organiser et mener à bien leurs tâches quotidiennes et tirer le meilleur parti de leur temps. Il s’avère que l’état d’esprit dont ils ont besoin pour réussir ressemble étrangement à celui d’un chef de projet professionnel, et c’est une bonne nouvelle, car cela signifie que n’importe qui peut apprendre à penser comme un chef de projet et augmenter sa productivité.

Mais ne vous précipitez pas pour vous inscrire à un cours de certification en gestion de projet. Ce serait exagéré (à moins que vous ne souhaitiez changer de carrière). Lisez plutôt ce qui suit pour découvrir comment vous pouvez appliquer l’état d’esprit de la gestion de projet à tout ce que vous faites.

J’expliquerai ce que font les chefs de projet, les compétences sur lesquelles ils s’appuient, et je donnerai quelques conseils pratiques pour que vous puissiez penser comme un chef de projet et obtenir plus de résultats. Êtes-vous prêt ? Alors, plongeons dans le vif du sujet.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Si vous recherchez le rôle d’un gestionnaire de projet, vous trouverez des descriptions vagues, voire totalement confuses, de ce travail. Le problème est qu’il est difficile de décrire ce que fait un chef de projet sans répéter le mot « projet » une demi-douzaine de fois. Et toute description qui ne le fait pas tend à laisser une grande part à l’imagination.

Prenons, par exemple, la description proposée par le Project Management Institute^[1].

« Ce sont des personnes organisées, passionnées et orientées vers un but précis, qui comprennent ce que les projets ont en commun et leur rôle stratégique dans la manière dont les organisations réussissent, apprennent et changent.

Cela ne nous aide pas beaucoup, n’est-ce pas ? Mais le fait d’avoir travaillé avec des chefs de projet de toutes sortes et dans de multiples secteurs d’activité me permet de vous donner une définition plus utile.

Les chefs de projet sont des personnes qui dirigent des équipes (petites ou grandes) pour travailler sur des projets bien définis dans le but de les achever dans les délais, en respectant le budget et à la satisfaction de toutes les parties prenantes. Les projets sur lesquels ils travaillent peuvent être de toute nature : création d’un logiciel, construction d’un bâtiment, lancement d’une campagne publicitaire – tout ce qui doit être fait.

Mais ce qui est le plus important, c’est la manière dont les chefs de projet s’acquittent de leur tâche. Il leur incombe de rassembler toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement de leur travail, puis d’utiliser ces ressources de la manière la plus efficace possible pour atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés.

Considérez-les comme les coordinateurs ultimes – les producteurs du monde des affaires, si vous voulez. Et ils y parviennent grâce à un ensemble de compétences très spécifiques.

5 compétences essentielles en matière de gestion de projet

Un gestionnaire de projet efficace s’appuie sur quelques grands groupes de compétences pour accomplir son travail. Ces compétences sont les suivantes

• Compétences en matière de planification – Les compétences en matière de planification impliquent de savoir comment passer du point de départ d’un projet à son achèvement avec un minimum de perturbations et de retards en cours de route.
• Compétences en matière d’ordonnancement – Les compétences en matière d’ordonnancement impliquent de comprendre comment segmenter le travail nécessaire en tâches plus petites, de classer ces tâches par ordre de priorité et de prévoir le temps nécessaire pour chacune d’entre elles (sans sous- ou sur-attribuer du temps).
• Compétences en matière de budgétisation – Les compétences en matière de budgétisation impliquent une compréhension complète des coûts liés à la réalisation d’un projet. Il peut s’agir des coûts des matériaux, des coûts de la main-d’œuvre et même des coûts indirects, puis d’établir un budget réaliste qui ne fasse pas de promesses excessives et qui ne soit pas en deçà des attentes avec les ressources disponibles.
• Compétences en matière de gestion des risques – Les compétences en matière de gestion des risques désignent la capacité à repérer les risques potentiels avant qu’ils n’interrompent ou ne fassent dérailler un projet, et à savoir comment les éviter ou les atténuer le cas échéant.
• Compétences en matière de communication – Les compétences en matière de communication impliquent de savoir comment communiquer aux autres les connaissances contenues dans les compétences précédentes et comment écouter les réactions des autres afin d’éviter toute confusion inutile ou tout retard dans le travail.

Dans le monde réel, les gestionnaires de projet ont besoin de compétences supplémentaires, telles que l’aptitude à diriger, le travail en réseau et la gestion des contrats. Mais comme ces compétences ne sont pas pertinentes pour un individu qui applique un état d’esprit de gestion de projet dans sa vie quotidienne, nous n’allons pas entrer dans les détails à ce sujet.

À ce stade, vous vous posez peut-être des questions : À quoi sert un état d’esprit de projet sans les compétences qui l’accompagnent ? Cette question est tout à fait justifiée.

En réalité, si vous gérez déjà votre travail et votre vie personnelle, vous possédez probablement déjà suffisamment de ces compétences pour les appliquer à votre situation spécifique.

Par exemple, vous devez déjà comprendre ce que l’on attend de vous au travail et vous devez posséder les compétences nécessaires à votre travail. Cela signifie que vous devez également savoir comment mener à bien un projet professionnel du début à la fin, avoir une bonne idée de la durée de chaque partie du travail et des obstacles qui peuvent se dresser sur votre chemin.

Tout ce qui manque, c’est de savoir comment appliquer ces informations pour utiliser son temps de la manière la plus efficace possible – et c’est ce qu’est l’état d’esprit de la gestion de projet.

Cela semble simple, n’est-ce pas ?

Cela étant dit, passons à quelques conseils pratiques que vous pouvez appliquer au quotidien pour commencer à penser comme un chef de projet. Avant même de vous en rendre compte, vous aurez maîtrisé votre calendrier et amélioré votre efficacité.

5 conseils pour penser comme un chef de projet

Le plus intéressant dans tout cela, c’est qu’il existe des moyens très précis d’appliquer l’état d’esprit de la gestion de projet à votre journée afin d’augmenter votre productivité.

Vous n’avez pas besoin de suivre des cours pour les apprendre, ni de restructurer radicalement votre vie quotidienne. Et une fois que vous aurez commencé à faire ces choses, vous commencerez à voir la logique dans la façon dont elles vous aident à maximiser votre productivité dans tout ce que vous faites.

1. Réserver du temps à la planification

De toutes les façons dont vous pouvez appliquer l’état d’esprit de la gestion de projet à votre vie, celle-ci est aussi indispensable que possible. Il s’agit de réserver au moins 15 minutes par semaine pour planifier ce que vous devez faire dans les jours qui suivent. Pas de distractions, pas d’interruptions, pas de multitâches. Il n’y a que vous, votre liste de choses à faire et votre application de planification préférée.

Le temps que vous passez à planifier déterminera votre efficacité pour le reste de la semaine, il est donc important de bien faire les choses. Et ce n’est pas seulement mon opinion. De nombreuses études démontrent le lien direct entre la qualité de la planification et la réussite d’un projet. En outre, c’est une question de bon sens. On ne peut pas gérer ce que l’on n’a pas planifié, n’est-ce pas ?

Lors de l’élaboration de votre plan, il est également important de diviser le travail à effectuer en autant de sous-tâches plus petites que possible. Cela augmentera votre flexibilité et vous aidera à faire face aux difficultés imprévues et à d’autres problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

2. Ne jamais commencer un nouveau projet sans en avoir une compréhension complète

Une autre chose que vous pouvez faire pour appliquer l’état d’esprit de la gestion de projet à votre vie est de vous efforcer d’éviter d’entreprendre de nouveaux projets sans avoir acquis une compréhension complète de ce que l’on attend de vous. S’il s’agit de tâches liées au travail, cela signifie que vous devez prendre le temps de parler à votre responsable ou à toute partie prenante impliquée dans le travail afin de définir leur vision précise.

Il s’agit d’une étape que la plupart des personnes qui ne sont pas chefs de projet franchissent souvent à la hâte, préférant se plonger directement dans le travail qui leur est confié. Mais en agissant de la sorte, vous vous exposez à des perturbations lorsque les résultats attendus changent.

Vous connaissez ce sentiment lorsque votre supérieur vous envoie un courriel à 16 h 45 un vendredi pour vous informer qu’il vient de se souvenir d’une modification demandée par un client sur un projet sur lequel vous avez travaillé toute la semaine ? Vous serez surpris du nombre de mauvaises surprises que vous pouvez éviter si vous insistez pour régler autant de détails que possible avant de commencer votre travail.

Mais avant que vous ne me disiez : « Je ne suis pas responsable, alors je dois faire avec les coups ! » Laissez-moi vous dire ceci : Quelle que soit votre position au travail (ou dans votre vie privée, d’ailleurs), les gens sont généralement disposés à répondre aux questions d’emblée s’ils savent que cela permettra d’obtenir un meilleur produit final.

Vous n’achèteriez même pas une voiture sans vous être renseigné sur son histoire, n’est-ce pas ? Alors, pourquoi s’attendre à ce que vous travailliez sur quelque chose que vous ne connaissez pas suffisamment pour y parvenir du premier coup ? Rappelez-vous simplement que tant que vous savez clairement ce que vous demandez et que vous pouvez démontrer pourquoi c’est important, vous devriez être en mesure d’obtenir la clarté dont vous avez besoin pour démarrer un projet de manière satisfaisante.

3. Fixer des normes et des objectifs de communication clairs

Maintenant que vous savez à quel point il est essentiel de comprendre la portée complète de tout projet sur lequel vous travaillez, permettez-moi d’ajouter une mise en garde : aucun plan de projet n’est jamais parfait, et vous devrez toujours être en mesure d’apporter des modifications à la volée si nécessaire. C’est pourquoi il est si important de définir des normes et des objectifs de communication clairs.

Il est essentiel que chaque partie prenante impliquée dans votre travail sache précisément comment, quand et où aborder les problèmes avec vous lorsqu’ils se présentent. Vous souvenez-vous de l’e-mail du vendredi à 16 h 45 dont je viens de parler ? Même si vous avez bien maîtrisé les détails de votre projet en amont, un changement inattendu peut toujours survenir. Mais vous ne devez pas être pris au dépourvu lorsque cela se produit.

Au début de chaque nouveau projet, informez toutes les personnes impliquées de la procédure exacte à suivre pour les sujets courants qui nécessitent une communication entre les parties prenantes. L’idée est de donner la priorité aux méthodes de communication en temps réel, telles que les appels téléphoniques et le chat en ligne, pour les points qui nécessitent une attention immédiate, comme les modifications demandées par le client il y a une semaine, mais qui n’ont été incluses dans l’e-mail que le vendredi en fin d’après-midi.

Vous pouvez créer un canal de groupe à l’aide de Slack ou de l’ outil de collaboration de votre choix pour les communications quotidiennes. Pensez également à laisser le courrier électronique comme option de dernier recours pour vos messages les moins urgents. Il est lent, inefficace et fait perdre beaucoup de temps.

Vous pensez que c’est une exagération ? Ce n’est pas le cas. Dans certains endroits, les travailleurs passent jusqu’à 5 heures et 52 minutes par jour à consulter leurs courriels et à y répondre.^[2] C’est du temps que vous pourriez utiliser à meilleur escient pour accomplir votre travail.

4. Fixer des limites et prendre soin de soi

Les bons gestionnaires de projet savent que s’ils établissent des plans solides pour accomplir les tâches, ils disposeront de tout le temps nécessaire pour respecter les délais. Et si ce n’est pas le cas, la solution consiste à mieux planifier, et non à consacrer plus de temps au problème. Ils reconnaissent également que le fait de fixer des limites claires et de s’y tenir leur permet de travailler de manière optimale et d’éviter l’épuisement professionnel.

Aussi, quelle que soit la charge de travail qui vous attend, il est essentiel de savoir quand s’arrêter. Cela signifie qu’il faut séparer votre vie professionnelle de votre vie personnelle et vous permettre de vous déconnecter de l’une ou l’autre lorsque le moment est venu. Rappelez-vous qu’il n’y a rien de mal à faire de vous une priorité. Après tout, vous avez aussi besoin de manger, de dormir et de vous détendre.

N’oubliez pas non plus que les personnes qui travaillent à l’excès le font souvent pour couvrir une déficience quelconque ailleurs (souvent, une déficience qui n’est pas de leur ressort, de toute façon). Faites donc en sorte de prendre soin de vous. Jouez au solitaire ou écoutez de la musique pour vous remettre les idées en place ou pour vous détendre à la fin de la journée. Ce n’est pas grave, vous l’avez bien mérité.

5. Utiliser les données pour maintenir des attentes réalistes

L’une des raisons pour lesquelles les chefs de projet peuvent constamment atteindre leurs objectifs et faire en sorte que les choses soient faites dans les délais et dans le respect du budget est qu’ils ne s’engagent pas à atteindre des objectifs irréalistes. Il s’agit là d’un autre élément essentiel de l’état d’esprit du chef de projet que vous pouvez utiliser pour accroître votre productivité.

Mais avant de poursuivre, soyons clairs : je suis conscient que, parfois, ce sont les autres qui nous fixent des attentes irréalistes, et que nous ne pouvons pas toujours contrôler cela.

Même si les attentes irréalistes ne sont pas les vôtres, vous pouvez toujours vous efforcer d’en détromper d’autres. La clé est de faire vos devoirs et d’utiliser autant de données que possible pour expliquer pourquoi votre point de vue est correct et le leur ne l’est pas. La raison pour laquelle je suggère d’utiliser des données est qu’il est plus difficile pour les autres parties concernées d’utiliser des arguments illogiques pour étayer leur point de vue.

Par exemple, si l’on vous demande d’accomplir une tâche en moins de temps que vous ne le pensez, n’hésitez pas à citer des travaux antérieurs qui prouvent votre point de vue. En fait, plus il y en a, mieux c’est. La plupart du temps, le bon sens l’emportera. Et même si ce n’est pas le cas, vous disposerez de nombreuses munitions pour expliquer pourquoi les choses ne se sont pas déroulées comme prévu par la suite, et personne ne pourra vous le reprocher.

Le bilan

En fin de compte, l’état d’esprit de la gestion de projet se résume à trois choses : la préparation, la planification et l’exécution.

Il n’est pas nécessaire d’être un chef de projet certifié pour appliquer ces principes à la manière dont vous gérez votre vie et votre travail. Les cinq conseils présentés ici vous permettront de prendre un bon départ, mais ils ne constituent pas la panacée de l’état d’esprit du chef de projet. En réalité, tout flux de travail que vous pouvez concevoir et qui s’inscrit dans ces grandes catégories et vous aide à faire avancer les choses peut s’avérer bénéfique pour votre productivité.

Au bout d’un certain temps, il devrait même vous sembler tout à fait naturel d’envisager les tâches qui vous attendent sous l’angle d’un gestionnaire de projet. Une fois que vous l’aurez fait, vous travaillerez avec une efficacité maximale et vous utiliserez chaque minute de la journée au maximum. Vous pourriez même vous retrouver avec plus de temps libre que vous ne savez quoi en faire. N’est-ce pas là un changement bienvenu dans votre vie par ailleurs bien remplie ?

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