L’un des problèmes de productivité que je rencontre le plus souvent est la croyance selon laquelle il est bon de travailler plus et mauvais de travailler moins. Mais pourquoi les gens disent-ils alors que « moins, c’est plus » ? La réalité est un peu plus complexe que de juger l’efficacité en fonction de la quantité de travail produite par une personne ou une organisation.

Dans une usine, il est bon de pouvoir augmenter le nombre d’unités produites tout en réduisant les coûts ou, à tout le moins, en ne les augmentant pas. C’est le principe « moins, c’est plus » qui est à l’œuvre : moins d’intrants pour plus de résultats.

Et nous pouvons créer la même idée pour notre productivité. Tirer parti de nos compétences, de notre savoir-faire et de notre créativité pour produire d’excellents volumes de travail en faisant moins d’efforts et en produisant plus.

Voici donc 24 raisons pour lesquelles moins, c’est mieux :

1. Lorsque vous écrivez des courriels plus courts, vous êtes plus efficace

Lorsque vous écrivez un courriel de plus de trois paragraphes, il sera le dernier courriel lu par les destinataires – si tant est qu’il soit lu. Personne n’a envie de lire un long courriel et même si vous êtes le patron, il y a de fortes chances que le premier paragraphe soit lu pour déterminer si le courriel est urgent et si ce n’est pas le cas, il est peu probable que les destinataires aillent plus loin.

Si vous voulez que vos courriels soient lus et reçoivent une réponse rapide, écrivez moins. Vous obtiendrez des réponses plus rapides et en ferez beaucoup plus.

2. Lorsque vous écrivez moins de courriels, vous êtes plus concentré.

Simple, mais très efficace. Les personnes qui reçoivent le plus d’e-mails sont celles qui en envoient le plus. Si vous avez du mal à garder le contrôle de vos courriels, examinez le nombre de courriels que vous envoyez.

Avant de décider qu’un courriel est le meilleur moyen de communiquer votre message, posez-vous la question : Quelle est la meilleure façon de transmettre ce message ? Un appel téléphonique serait-il plus efficace ? Ou peut-être que le fait de vous lever de votre chaise et de marcher dans le couloir pour parler à la personne vous permettrait d’obtenir le résultat souhaité plus rapidement.

Le courrier électronique est souvent cité comme le principal frein à l’efficacité et à la productivité d’une personne, alors écrivez moins de courriels, recevez moins de courriels et accomplissez davantage de tâches importantes.

3. Lorsque vous réduisez les notifications par courrier électronique, vous vous concentrez davantage.

Les notifications – bips, bourdonnements et sons – étaient autrefois une idée amusante. Cependant, le temps est venu de les réduire pour améliorer votre productivité. Si votre travail ou votre concentration est perturbée par la consultation de votre messagerie électronique toutes les quelques minutes, il vous faudra du temps pour vous reconcentrer sur votre travail. C’est pourquoi vous devriez prendre le temps de désactiver les notifications (par exemple, désactiver les notifications de courrier électronique sur l’iPhone et les téléphones Android) ou d’en réduire la fréquence (par exemple, vérifier le courrier électronique toutes les heures au lieu de toutes les 5 minutes).

4. Lorsque vous évitez les courriels professionnels à la maison, vous êtes plus heureux et plus productif.

Une étude publiée dans l’Academy of Management Journal a révélé que les professionnels se mettent souvent en colère lorsqu’ils reçoivent des courriels et des SMS de leur entreprise en dehors des heures de travail habituelles^[1]. À bien y réfléchir, c’est tout à fait logique.

Après tout, il y a souvent peu de choses que vous puissiez faire pour résoudre un problème professionnel le soir, lorsque vous êtes loin de vos dossiers et de votre capacité à demander l’avis d’autres personnes. Si vous continuez à répondre aux courriels professionnels et à être obsédé par les problèmes, vous aurez plus de mal à vous détendre et à vous reposer.

5. Lorsque vous évitez les courriels et les médias sociaux dès le matin, vous êtes plus productif.

Comme l’a dit Henry Ward Beecher,

« La première heure est le gouvernail de la journée.

La façon dont vous commencez la journée est importante. De nombreuses personnes qui réussissent suivent une routine matinale définie et prennent le temps de faire de l’exercice ou de lire un livre. Commencer la journée par un courrier électronique vous place dans un état d’esprit réactif. Cette approche signifie que vous négligez vos objectifs et vos priorités.

6. Lorsque vous créez des présentations plus courtes, votre public s’en souvient mieux.

Avez-vous déjà assisté à une présentation d’une heure comportant des centaines de points, de chiffres et de diapositives ? Quelle a été l’efficacité de cette présentation ? De quoi vous souvenez-vous par la suite ? Probablement très peu. Lorsque vous vous concentrez sur un nombre réduit de points, votre public s’en souvient beaucoup mieux.

Il est très difficile de garder une présentation simple. Vous devez décider ce que vous voulez garder et ce que vous voulez enlever. Mais si vous vous concentrez sur trois points au maximum, vous constaterez que votre public retiendra bien plus que si vous essayez de lui asséner une multitude de points et de chiffres.

De plus, si vous terminez votre présentation plus tôt et que vous accordez à votre public dix à vingt minutes qu’il n’attendait pas, vous vous ferez beaucoup de nouveaux amis.

7. Lorsque les réunions sont plus courtes, vous disposez de plus de temps pour travailler.

Cette astuce fonctionne à tous les coups. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les réunions semblent toujours être programmées pour une heure ? C’est parce que les blocs de calendrier ont toujours été d’une heure. Ce n’est pas parce que les meilleures réunions durent une heure. Certaines des meilleures réunions auxquelles j’ai participé duraient moins de 15 minutes.

Lorsque la durée par défaut d’une réunion passe de 60 à 30 minutes, vous constatez que vos réunions commencent et se terminent plus souvent à l’heure, que davantage de personnes y assistent, que vous arrivez plus rapidement au but et que davantage d’informations sont retenues parce qu’on demande moins aux participants de se souvenir de quelque chose.

Suivre un ordre du jour écrit est une habitude essentielle pour des réunions efficaces. Mieux encore, le fait d’insister pour que toutes les réunions aient un ordre du jour réduira le nombre de réunions auxquelles vous assistez. Vous devrez peut-être faire face à une adaptation difficile au début. Vous regagnerez des heures de temps productif chaque mois.

Si vous vous heurtez à une résistance à l’égard d’un ordre du jour écrit, dites simplement à la personne : « Avant d’assister à une réunion, je cherche toujours à me préparer afin de tirer le meilleur parti du temps qui m’est imparti ».

8. Lorsque vous avez moins de travail, vous vous sentez plus énergique.

Ce point peut sembler contre-intuitif, mais j’ai constaté que l’évaluation que font les gens de la quantité de travail qu’ils peuvent accomplir chaque jour ne reflète pas exactement la réalité. Ainsi, une personne peut avoir une liste de plus de 20 tâches à faire par jour et ne réussir à en accomplir que 10.

Si vous ne parvenez pas à accomplir les tâches que vous vous êtes fixées chaque jour, vous vous sentez stressé et surmené, ce qui se traduit par une baisse d’énergie et un manque d’enthousiasme pour la journée et votre travail.

Essayez plutôt de programmer la moitié de la quantité de travail que vous feriez normalement et, si vous terminez plus tôt que prévu, passez aux tâches du lendemain. Vous vous sentirez ainsi beaucoup plus énergique et positif par rapport à votre travail et à votre journée.

9. Lorsque vous bloquez votre agenda, vous recevez moins de distractions.

Dans de nombreuses grandes organisations, il est courant d’avoir un calendrier partagé. Ce type de système facilite la planification des réunions, car l’organisateur de la réunion peut trouver un moment où toutes les personnes nécessaires à la réunion sont libres.

Malheureusement, certaines personnes commencent à considérer leur agenda de bureau quotidien de manière réactive : un endroit où stocker les demandes de réunion. Au lieu de cela, veillez à bloquer (c’est-à-dire à programmer « une réunion avec vous-même ») au moins deux heures par jour pour vous permettre de vous concentrer sur vos activités prioritaires.

10. Lorsque vous travaillez moins d’heures, votre concentration s’améliore

Il existe une loi appelée loi de Parkinson qui stipule que :

« Le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour sa réalisation.

Cela signifie que si vous vous donnez deux heures pour accomplir une tâche, il vous faudra deux heures pour la réaliser. En revanche, si vous vous donnez une heure pour accomplir la même tâche, il ne vous faudra qu’une heure.

Lorsque vous appliquez la loi de Parkinson à votre travail, vous constatez que vous commencez à accomplir des tâches qui prenaient auparavant une heure ou deux en une fraction de ce temps. Ainsi, lorsque vous réduisez le temps dont vous disposez pour effectuer votre travail, vous accomplissez plus de travail dans ce laps de temps.

Une expérience a été menée par un de mes clients qui avait 24 employés dans son bureau de Séoul et 24 employés dans son bureau de Paris. Leur travail consistait à localiser les campagnes publicitaires dans leurs pays respectifs.

Au bureau de Paris, les horaires de travail contractuels ont été strictement respectés. Ils commençaient à travailler à 8h30 et finissaient à 17h30. Dans le bureau de Séoul, la culture était beaucoup plus détendue en ce qui concerne l’heure de fin de travail. Souvent, ils restaient jusqu’à 19 heures pour pouvoir dîner avec leurs collègues.

Ils ont découvert que le bureau de Séoul nécessitait plus d’heures (en moyenne 7 heures supplémentaires par semaine et par employé) pour effectuer le même travail que le bureau de Paris. Ce phénomène s’explique par une culture du travail différente. À Paris, les employés travaillaient selon leurs horaires contractuels. À Séoul, ils étaient beaucoup plus détendus à ce sujet et travaillaient à un rythme moins effréné.

Il s’agissait d’un exemple clair de la loi de Parkinson.

11. Lorsque vous réglez votre travail sur une minuterie, vos résultats s’améliorent.

Dans la plupart des environnements de travail professionnels, les individus disposent d’un degré élevé d’autonomie dans l’organisation de leurs journées. En général, cette liberté est une bénédiction. Il est également facile de prendre de mauvaises habitudes : lire des articles sur le web, regarder des vidéos stupides ou simplement rêver.

Au lieu de cela, réglez une minuterie de 25 minutes pour améliorer la productivité. Une fois que vous aurez pris l’habitude de travailler selon un calendrier, vous pourrez progressivement augmenter la durée de vos périodes de concentration.

12. Lorsque vous vous fixez moins d’objectifs, vous avez plus de chances de les atteindre

De la même manière que l’on planifie moins de tâches par jour, il est également possible de se fixer moins d’objectifs chaque année.

L’entrepreneur et auteur Micheal Hyatt préconise de fixer sept à dix objectifs annuels couvrant l’ensemble de votre vie (carrière, santé, intellect, finances, etc.). Se fixer des objectifs ambitieux est essentiel pour vivre une vie dont on est fier, plutôt que de se contenter de cocher des tâches. D’après mon expérience, 7 à 10 objectifs constituent la « zone de confort » pour les objectifs annuels majeurs.

Au début de ma vingtaine, je me souviens avoir commencé l’année avec une liste de 10 à 15 résolutions du Nouvel An et avoir échoué à chacune d’entre elles. Ce n’est que lorsque je me suis fixé deux ou trois objectifs principaux pour l’année que j’ai commencé à atteindre mes objectifs de manière plus régulière.

C’est parce que je me concentrais sur moins de choses et que cela me permettait de me concentrer sur quelques éléments importants. C’est un peu comme ces douches qui permettent de régler le débit d’eau dans la tête. L’eau peut couvrir une plus grande surface, mais le jet d’eau est alors beaucoup moins puissant. Vous pouvez aussi régler le débit de manière à ce qu’une plus grande quantité d’eau s’écoule sur une plus petite surface, ce qui vous donne un jet d’eau beaucoup plus puissant.

La concentration fonctionne de la même manière. Lorsque vous vous concentrez sur un domaine plus restreint – moins d’objectifs – votre concentration est beaucoup plus puissante.

13. Lorsque vous écrivez moins de priorités, vous obtenez plus de résultats.

L’une de mes idées préférées tirées du livre de Tim Ferriss, La semaine de 4 heures, concerne l’impact de la réduction des priorités. Comme l’écrit Ferriss :

« N’arrivez jamais au bureau ou devant votre ordinateur sans une liste claire de vos priorités… Je ne recommande pas d’utiliser Outlook ou des listes de tâches informatisées, car il est possible d’ajouter un nombre infini d’éléments… Il ne devrait jamais y avoir plus de deux éléments critiques à accomplir chaque jour. Jamais. »

J’ai trouvé cette recommandation précieuse et tout à fait digne d’être mise en œuvre. En outre, écrire une liste de tâches comportant cent éléments à réaliser en une seule journée ne peut que vous décourager.

14. Lorsque vous prenez moins de décisions, vous économisez de l’énergie mentale

Votre niveau d’énergie influe sur votre capacité à prendre de bonnes décisions. Par exemple, il est souvent difficile de garder son sang-froid après une journée stressante au bureau. En fait, des économistes ont rapporté que vous êtes plus enclin à faire des achats impulsifs (par exemple de la malbouffe) lorsque vous êtes fatigué^[2].

Fort de ces informations, vous pouvez décider de « dormir sur place » chaque fois que vous êtes amené à prendre une décision importante en fin de journée.

Il y a quelques années, lors du débat sur la supériorité des téléphones iPhone ou Android, un ami passionné d’Android m’a dit qu’Android offrait beaucoup plus de choix quant à l’apparence du téléphone. Et il avait raison. Vous pouviez télécharger des milliers de thèmes et de couleurs différents. Tout cela était magnifique.

Bien sûr, le problème est qu’il y a beaucoup trop de choix et que vous êtes paralysé par la question de savoir lequel serait le meilleur. Vous avez passé des heures à essayer de nouveaux thèmes et de nouvelles couleurs, et toutes ces heures passées à tester et à essayer l’ont été au détriment d’autres activités plus importantes.

Ma décision de m’en tenir à l’iPhone m’a donné moins de choix, mais plus de temps pour travailler sur des choses plus importantes.

La fatigue décisionnelle ralentit votre capacité à prendre les bonnes décisions au cours de la journée. En vous donnant moins de choix, vous prolongez votre capacité à prendre les bonnes décisions tout au long de la journée.

Conseil bonus : réduisez le nombre d’applications que vous utilisez. Une application de messagerie, une application de rédaction, une application de notes, etc. Ainsi, lorsque vous devez écrire quelque chose, vous ouvrez votre application de rédaction. Comme vous n’en avez qu’une, vous n’avez pas de décision à prendre. Idem pour les applications de notes et de courrier électronique.

15. En éliminant le désordre de votre espace de travail, vous perdrez moins de temps.

Le désordre est un problème commun à beaucoup d’entre nous. Lorsque votre espace de travail est encombré – vieux magazines, reçus de notes de frais, piles de vieux Post-It – votre productivité en pâtit. Plus précisément, vous passerez du temps, plusieurs fois par jour, à chercher des documents importants.

Selon le Daily Mail, la recherche d’objets perdus prend au moins 10 minutes par jour (ce qui équivaut à dépenser plus de 1100 dollars par an à la recherche d’objets si votre salaire annuel est de 70 000 dollars)^[3].

16. En réduisant les temps de trajet improductifs, vous pouvez obtenir davantage de résultats.

Les trajets entre le domicile et le bureau prennent beaucoup de temps qui pourrait être utilisé de manière productive. L’Américain moyen passe 50 minutes par jour à faire la navette^[4], une activité que beaucoup considèrent comme fastidieuse ou frustrante. Heureusement, vous pouvez transformer ce temps de trajet en temps d’éducation !

Si vous vous rendez au travail en voiture, écoutez des podcasts qui peuvent vous motiver et vous inspirer. En outre, vous pouvez également envisager de faire la navette en train ou en métro, ce qui vous permettra de lire, d’étudier ou même de prendre de l’avance sur votre travail.

17. En rationalisant votre routine matinale, vous deviendrez un maître du matin.

La façon dont vous abordez votre matinée a un impact significatif sur votre productivité. Si vous êtes désorganisé et que vous faites la grasse matinée, votre quotidien se résumera à une course effrénée pour sortir à temps. Au contraire, vous pouvez suivre le rituel matinal des personnes qui réussissent et qui se lèvent tôt pour pouvoir lire, faire de l’exercice et s’occuper d’autres activités importantes.

Pour rationaliser votre matinée, recherchez les tâches récurrentes que vous pouvez optimiser. Par exemple, pensez à placer vos clés et votre téléphone portable exactement au même endroit chaque soir afin de pouvoir les retrouver facilement au moment de partir. En hiver, placez tous vos vêtements pour le froid (bonnet, gants, bottes, etc.) de manière à ce qu’ils puissent sécher et être prêts pour un autre jour.

18. Si vous réduisez le nombre d’icônes sur le bureau de votre ordinateur, vous serez plus productif.

Le bureau de votre ordinateur n’est pas un système de classement efficace. Pour obtenir les meilleurs résultats, je recommande de ne pas dépasser une colonne d’icônes pour les applications les plus fréquemment utilisées. Je suggère d’inclure vos principales applications de productivité (par exemple Microsoft Word et Excel) et les navigateurs web (par exemple Firefox et Chrome). Le reste de votre bureau sera alors libre et dégagé.

19. En faisant des siestes, vous gérez votre stress.

S’accorder vingt à trente minutes au cours d’une journée de travail bien remplie est un moyen d’améliorer sa productivité. Vincent Walsh, professeur de recherche sur le cerveau humain à l’University College de Londres, a déclaré que les siestes amélioraient la créativité^[5].

Continuer à travailler sur un problème difficile n’est pas toujours la bonne stratégie. Bien entendu, toutes les entreprises n’ont pas une politique éclairée en matière de sieste, alors faites preuve de discernement.

20. Si vous prenez tous vos jours de vacances, vous serez plus heureux et plus productif

Saviez-vous que la loi néo-zélandaise exige que le personnel dispose de 30 jours de vacances par an ? Selon une récente étude de l’OCDE publiée dans USA Today, cette obligation de prendre des vacances ne nuit en rien à l’économie néo-zélandaise. Le fait de s’absenter du bureau vous permet d’élargir vos centres d’intérêt, de vivre de nouvelles expériences et de prendre le repos dont vous avez tant besoin^[6].

21. Lorsque vous réduisez votre consommation de télévision, vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à des activités satisfaisantes.

L’Américain moyen regarde la télévision plus de 3 heures par jour. Et si vous réduisiez votre consommation d’une heure ? Vous auriez ainsi le temps de vous consacrer à d’autres activités.

Par exemple, vous pourriez enfin commencer à apprendre une nouvelle langue, suivre un cours du soir un jour par semaine ou simplement vous coucher plus tôt. Cette idée est particulièrement intéressante si vous avez tendance à regarder la télévision (ou la vidéo) pendant des heures, quel que soit le programme.

22. Si vous réduisez votre consommation de journaux télévisés, vous serez plus heureux et moins anxieux.

Le magazine Psychology Today a récemment rapporté que le fait de regarder les journaux télévisés et les émissions d’actualité peut rendre les gens plus anxieux. Au cours des 20 dernières années, les informations sensationnelles et négatives se sont multipliées. D’après la recherche^[7], le fait de regarder les journaux télévisés et les émissions d’actualité peut rendre les gens plus anxieux.

« Non seulement les émissions d’information négativement équilibrées sont susceptibles de vous rendre plus triste et plus anxieux, mais elles sont également susceptibles d’exacerber vos propres inquiétudes et angoisses ».

23. Si vous vous couchez plus tôt, vous serez mieux reposé et plus efficace

Si vous avez l’habitude de passer vos journées en vous sentant fatigué et épuisé, le simple fait de vous coucher une heure plus tôt améliorera votre productivité. En vous reposant davantage, vous serez mieux à même de rester concentré et de prendre de meilleures décisions, y compris sur la route. Selon la National Highway Traffic Safety Administration, plus de 200 000 accidents de la route aux États-Unis sont causés par des conducteurs endormis.

24. Lorsque vous voyagez avec moins de bagages, vous avez plus de temps pour profiter des lieux que vous visitez.

Moins vous transportez de bagages dans les aéroports, plus vous pourrez entrer et sortir rapidement. Si vous pouvez voyager avec un seul bagage à main, vous traverserez les aéroports sans encombre et vous aurez beaucoup plus de temps pour profiter de votre destination.

Et soyons honnêtes, combien de fois avez-vous voyagé avec des valises et des bagages de cabine pour découvrir, une fois rentré chez vous, que vous n’avez utilisé qu’une fraction de ce que vous aviez emporté ?

Faites donc moins de bagages et donnez-vous beaucoup plus de temps pour profiter des lieux que vous visitez.

Réflexions finales

Le principe « moins, c’est plus » est partout autour de vous. Je vous ai donné 24 exemples ici et je vous ai montré pourquoi cela fonctionne. Vous pouvez en trouver d’autres dans tous les domaines de votre vie.

En appliquant ces principes à d’autres domaines de votre vie, vous constaterez que vous avez plus de temps pour faire ce que vous aimez.

Crédit photo : Olia Gozha via unsplash.com