Vous sentez-vous mal à l’aise lorsque vous lisez une proposition de plusieurs centaines de pages ? Il en va de même pour les personnes qui les rédigent.

Les gens se demandent comment rédiger une bonne proposition complète et comment faire entendre leurs idées. Mais ils ne veulent pas recevoir un commentaire disant « trop long, je n’ai pas lu ». Il est donc temps de faire bon usage du résumé pour mettre en évidence vos idées, car personne ne lira vraiment chaque mot s’il y a des centaines de pages.

Un executive summary résume un rapport, une proposition ou tout autre document. Contrairement à un résumé, il s’agit d’une version condensée du document complet plutôt que d’une vue d’ensemble ou d’une orientation. Il est principalement produit pour les propositions commerciales, permettant aux lecteurs de prendre rapidement connaissance d’un grand nombre de documents sans avoir à les lire.

Un bon résumé peut impressionner immédiatement vos lecteurs. Je vous propose ici tout ce dont vous avez besoin pour rédiger un bon résumé.

Le résumé est votre argumentaire.

Imaginez que vous êtes dans une librairie à la recherche d’un livre. Comment décideriez-vous de l’ouvrage à acheter ? Je suis sûr que vous jetterez un coup d’œil à la couverture, puis vous vous tournerez vers le dos pour lire le résumé.

Un résumé est similaire. Il s’agit d’un point de passage essentiel pour que votre plan d’entreprise soit lu. Son objectif est d’attirer l’attention du lecteur et de lui donner envie d’en savoir plus sur ce que le document présente.

Pour un entrepreneur, celui qui rédige le document, c’est également important. La rédaction d’un executive summary vous aide à développer une meilleure vision de votre entreprise et vous permet de mieux visualiser votre histoire. Vous saurez quels sont les aspects de votre entreprise qui présentent les arguments de vente les plus clairs et quels sont ceux qui nécessitent davantage de précisions.

Il ne doit pas dépasser une page, suivie de sous-sections faciles à lire.

Un résumé a pour but d’attirer l’attention plutôt que de fournir des détails. Il doit donc être court et concis.

Une page devrait suffire pour couvrir tous les éléments essentiels d’un résumé. Insistez sur vos points principaux et mettez en évidence uniquement les résultats importants ou les idées particulières. N’essayez pas de présenter tous les graphiques et toutes les figures dans un espace aussi limité. Ne gaspillez pas un seul mot dans un résumé. Chaque mot doit avoir un but précis.

Les sous-titres sont toujours importants. En divisant votre document en sous-sections, le lecteur peut le parcourir rapidement et facilement. Il peut saisir vos idées en une minute ou deux en ne lisant que les sous-titres. Cela vous aide également à organiser vos idées d’une manière beaucoup plus claire, ce qui sera plus facile à suivre pour les lecteurs.

La structure suivante permet de clarifier chaque section.

En règle générale, un résumé bien structuré doit comprendre les éléments suivants :

• la déclaration de mission
• informations sur l’entreprise/le contexte
• (croissance) faits marquants
• vos produits/services
• un résumé des projets futurs

Mais que faut-il inclure exactement dans les différentes parties d’un résumé ?

L’énoncé de mission est simple. Elle explique la raison d’être et l’objectif de votre entreprise.

Pour la partie concernant les informations sur l’entreprise/le contexte, pensez aux événements importants de l’histoire de votre entreprise. Quand votre entreprise a-t-elle été créée ? Où a-t-elle été créée ? Qui l’a fondée ? Quel est leur rôle ? Vous pouvez également mentionner la taille de votre entreprise et tout ce qui vous semble remarquable.

Qu’est-ce qui rend votre entreprise exceptionnelle ? Lorsque vous parlez de points forts, vous pouvez inclure des exemples de croissance de l’entreprise, tels que des points forts financiers ou de marché. Marge bénéficiaire, part de marché ou tout autre indice que vous jugez impressionnant. Vous pouvez également inclure des graphiques et des tableaux. Un ou deux suffisent.

Vous devez également décrire brièvement les produits/services que vous proposez. Demandez-vous si vos lecteurs connaissent vos produits ou services. Essayez de fournir une description légèrement plus détaillée si vos lecteurs ne les connaissent pas.

Le résumé des plans futurs a pour but d’expliquer l’orientation que vous souhaitez donner à votre entreprise. Il peut s’agir d’une vision à court terme ou à long terme. Vos lecteurs sont intéressés de savoir si vous partagez la même vision.

Quelques bons exemples d’executive summary

Jetons un coup d’œil à l’extrait ci-dessous, qui décrit les informations traitées par le rapport, et voyons si vous pensez qu’il est bon.

Exemple 1

Il (le rapport) met en évidence les types de comportements d’achat des consommateurs ou des entreprises lors de l’achat d’un produit ou d’un service et explique pourquoi chaque comportement peut se produire. Cela permet de tirer une conclusion de l’application de la théorie à la réalité.

Qu’en pensez-vous ? Bonne ou mauvaise ?

Je dirais que ce n’est pas un bon rapport. Il présente en effet brièvement l’idée du rapport, mais ne fournit pas de résumé des résultats obtenus, des conclusions tirées et des recommandations formulées. Les lecteurs ne gagnent rien à lire un tel résumé.

Exemple 2

Le texte ci-dessous est un extrait d’un modèle de résumé pour une boulangerie de Washington:

En créant une nouvelle niche dans le secteur de la restauration, Rutabaga Sweets augmentera ses ventes de plus de 145 000 dollars sur trois ans, tout en maintenant une marge brute de 80 %. Grâce à sa philosophie « rien que le meilleur » en matière de produits et de services, Rutabaga Sweets s’imposera comme un bar à desserts exceptionnel à Washington DC. Nous obtiendrons également un avantage concurrentiel dans le domaine des desserts à emporter et des services de traiteur.

Vous voyez la différence ? Elle fournit des chiffres et un résumé concret au lieu d’un résumé vague. Pendant que vos lecteurs lisent, ils peuvent réellement ressentir votre détermination grâce à vos formulations.

Si vous souhaitez lire d’autres exemples, vous pouvez consulter celui d’une pharmacie en ligne et celui d’un centre de soins pour animaux de compagnie.

N’oubliez pas que votre résumé est la première et probablement la seule occasion pour vous d’impressionner vos lecteurs. Évitez donc toute erreur stupide et soyez prêt à présenter vos idées brillantes !

Crédit photo : Flaticon via flaticon.com