De nombreuses personnes sont obsédées par le multitâche. Il n’est pas rare de les voir passer de leur smartphone à leur ordinateur portable, puis à leur iPad et de nouveau à leur smartphone, croyant ainsi accomplir plus de choses en moins de temps. Or, le multitâche est un mythe. Au lieu de faire du multitâche, les gens sautent simplement d’une tâche à l’autre, ce qui nuit à leur productivité.

Pour cesser d’être multitâches et commencer à faire avancer les choses, vous devez apprendre les techniques de mise en lots des tâches.

Qu’est-ce que la mise en lots ?

La mise en lots est un terme utilisé pour les ordinateurs. Les premiers ordinateurs ne pouvaient exécuter qu’une seule tâche à la fois. Les progrès technologiques ont permis aux ordinateurs d’exécuter plusieurs tâches programmées aux moments les plus opportuns.

La mise en lots est une approche très réaliste pour stimuler la productivité. Il maximise la concentration et réduit les distractions en regroupant des tâches similaires qui requièrent des ressources similaires.

Avant de commencer à grouper vos tâches…

Le revers de la médaille de toutes les incroyables choses que la technologie nous a apportées au cours des dernières décennies est le nombre impressionnant de choses qui peuvent nous distraire de nos tâches et de nos objectifs. En moyenne, nous sommes interrompus toutes les huit minutes^[1]. Désactivez le mode silencieux de votre téléphone et vous serez bientôt inondé de bips et de sifflets. Et si les notifications des médias sociaux, les courriels et les appels téléphoniques ne vous atteignent pas, le walk-in le fera.

Pensez au nombre de fois où vous avez entendu « Avez-vous cinq minutes à perdre ? » ou « Pouvez-vous m’aider à faire quelque chose ? ». La plupart des gens n’ont pas l’intention de vous interrompre, mais c’est inévitablement ce qui se produit. Après tout, quand vous êtes-vous retrouvé pour la dernière fois à ne rien faire au bureau ?

Il y a toujours quelque chose dans notre assiette qui requiert notre attention. Nombreux sont ceux qui apprécient les interruptions car elles leur donnent l’illusion d’être plus productifs.

Pourtant, rien n’est moins vrai. Selon une étude^[2]

« Il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche.

C’est un véritable tueur de productivité. Il faut au contraire se concentrer sur une seule tâche et la mener à bien.

Pour tirer pleinement parti des techniques de mise en lots, nous devons d’abord limiter nos distractions :

• Activez le mode avion – Le mode avion permet de couper les notifications gênantes sur nos téléphones et les applications pour les utilisateurs d’ordinateurs. Ils bloquent l’accès aux sites web pendant une certaine durée.
• Utilisez un calendrier – Les espaces libres se rempliront rapidement si vous n’y prenez pas garde. Il est donc essentiel que vous vous réserviez du temps pour vous concentrer sur les tâches que vous devez accomplir. Réservez quelques plages horaires pour éviter les interruptions et vous serez prêt à vous lancer.

Voici d’autres moyens pour vous aider à vous débarrasser des distractions et à rester concentré.

Maintenant que nous disposons de temps pour nous concentrer sur ce que nous devons faire, examinons les différentes techniques de mise en lots que vous pouvez utiliser.

7 Techniques de regroupement des tâches

En matière de mise en lots, il n’y a pas qu’une seule approche possible :

1. La technique Pomodoro

Nombreux sont ceux qui considèrent la technique Pomodoro comme le Saint-Graal du travail par lots. Développée dans les années 80 par Francesco Cirillo, cette technique consiste à diviser son temps en courtes tranches de 25 minutes tout au long de la journée, avec des pauses périodiques.

Chaque bloc de 25 minutes est appelé « pomodoro ». Ces courtes périodes de concentration évitent la fatigue mentale et permettent d’accomplir les tâches plus rapidement.

Après chaque pomodoro, faites une courte pause de cinq minutes pour rafraîchir votre corps et vos yeux. Après quatre pomodoros, faites une pause prolongée de 15 à 30 minutes.

2. Technique du temps d’écoulement

Moins connue que la technique Pomodoro, la technique Flowtime est le fruit du travail de Zoe Read-Bivens, qui l’a inventée parce qu’elle trouvait que les Pomodoro interrompaient trop souvent son flux de travail.

La clé de l’utilisation de la technique Flowtime est la création d’une feuille de temps qui vous permettra de gérer vos activités quotidiennes. Vous pouvez le faire sur votre iPad ou à la main, chacun ayant ses avantages.

L’utilisation du numérique permet de déplacer facilement les éléments et de suivre les heures supplémentaires. Cependant, je préfère aller à l’ancienne et écrire les choses. Selon Gail Matthews, professeur de psychologie à l’Université dominicaine de Californie, le simple fait d’écrire les choses augmente de 42 % les chances de les réaliser^[3].

Sur votre feuille de temps, vous devez inclure les titres de colonne suivants :

• Nom de la tâche
• Heure de début
• L’heure de la fin
• Interruptions
• Temps de travail
• Temps de pause

Au fil du temps, cela vous permettra de développer le flux qui vous convient le mieux.

Lorsque vous choisissez une tâche, n’en faites pas une déclaration trop générale. Au contraire, concentrez-vous sur une tâche particulière qui est facile à réaliser. À bien des égards, vous divisez vos tâches en éléments plus faciles à gérer.

Il n’y a qu’une seule règle à respecter lorsque vous travaillez sur votre tâche : pas de multitâche.

Travaillez sur les tâches que vous avez choisies jusqu’à ce que vous ayez besoin d’une pause. Ne laissez pas votre horloge déterminer le temps que vous souhaitez consacrer à une tâche.

Au lieu de cela, travaillez jusqu’à ce que vous sentiez la fatigue s’installer ou que le jus créatif ne coule plus. L’essentiel est de continuer à travailler si vous vous sentez dans le coup.

La durée maximale de travail sur une seule tâche est d’environ 90 minutes^[4]. Passé ce délai, vous obtiendrez des résultats décroissants.

Il est préférable de faire une pause bien méritée à ce moment-là. Votre corps et votre esprit vous en remercieront.

Veillez à noter le temps que vous avez consacré à votre tâche et la durée de votre pause.

Veillez également à enregistrer les distractions au fur et à mesure qu’elles se produisent. Il s’agit d’un exercice plutôt révélateur.

La plupart des gens n’ont aucune idée de qui ou de ce qui leur fait perdre du temps. Vous entendrez souvent dire : « Je ne sais pas où est passé le temps ». Cela vous montrera où se trouvent vos failles et vous permettra d’élaborer des stratégies ou des solutions pour éviter qu’elles ne vous affectent régulièrement.

3. Matrice d’Eisenhower

Ce système pratique a été rendu célèbre dans The Seven Habits of Highly Effective People de Steven Covey, bien qu’il n’y fasse pas référence en tant que tel.

L’objectif est de créer une grille deux par deux qui se divise en quatre quadrants : urgent, pas urgent, important et pas important, comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous illustrée par ToDoist^[5].

La clé est de refaire cette grille à la fin de chaque journée et certains éléments auront été déplacés d’une section à l’autre en raison des activités de la journée. Comme vous pouvez le voir dans le diagramme, chaque case est associée à une action.

• Urgent et important : Faites-le
• Important et non urgent : Planifiez-le
• Urgent mais pas important : Déléguez-les
• Pas urgent et pas important : Supprimez-la

Beaucoup l’utilisent pour la planification à long terme en combinaison avec les pomodoros pour le travail quotidien.

4. GTD

La méthode Getting Things Done (également connue sous le nom de GTD) a été mise au point par David Allen, expert en gestion du temps. Par rapport à d’autres méthodes de travail par lots, elle met l’accent sur la planification plutôt que sur l’action.

Pour gagner du temps, je vous encourage à regarder cette vidéo sur la méthode GTD, qui la résume très bien.

5. La gamification

Pour beaucoup, le travail peut être fastidieux. C’est pourquoi la ludification des tâches peut être un moyen efficace de réduire la monotonie des tâches répétitives.

L’application Forest est une application de productivité visuelle qui montre la croissance de l’arbre numérique. C’est simple : une fois que vous avez planté un arbre, le minuteur se met en marche (il peut être réglé sur une durée comprise entre dix minutes et deux heures).

Tant que vous ne touchez pas à votre écran, qu’il s’agisse de votre smartphone ou de votre ordinateur portable, l’arbre finira de pousser et sera ajouté à votre écran d’aujourd’hui. Sinon, l’arbre se dessèche et meurt.

Cela peut paraître un peu ridicule, mais c’est étonnamment efficace pour inciter les gens à se concentrer, car le fait de voir vos arbres pousser vous donne une représentation visuelle de vos progrès chaque jour.

Qui a dit qu’on ne pouvait pas s’amuser au travail ?

6. 52/17

Créé par Julia Gifford, une passionnée de technologie née au Canada, le concept 52/17 consiste à diviser chaque heure de la journée de travail en 52 minutes de travail concentré et 17 minutes de pause.

Vous pouvez utiliser ce minuteur pour vous aider :

7. Journées à thème

Une autre façon d’aborder le travail par lots est de thématiser ses journées. Joel Osteen, l’évangéliste chrétien, réserve chaque jour à une tâche différente.

Le mercredi, il réfléchit, lit et écoute des programmes audio pour préparer son sermon du dimanche. Le jeudi, il rédige son sermon mot à mot. Le vendredi est consacré à la mémorisation et le samedi est le jour de son spectacle.

La plupart des gens ne peuvent pas profiter de cette approche parce qu’ils sont des employés. Mais pour les influenceurs ou les PDG, elle peut révolutionner leur façon de travailler.

Réflexions finales

Les chefs d’entreprise, les managers, les entrepreneurs et les étudiants cherchent sans cesse des moyens d’accroître leur productivité. C’est précisément ce que permettent les techniques de mise en lots des tâches. La seule question est de savoir quelle technique vous convient le mieux.

Crédit photo : Jonathan Francisca via unsplash.com