Aujourd’hui, il existe d’innombrables techniques de productivité qui prétendent vous aider à travailler avec une efficacité maximale. Parmi elles, peu sont plus connues et plus utilisées que la technique Pomodoro. Il s’agit d’un système de gestion du temps qui vous propose de diviser vos tâches en tranches de 25 minutes et de faire des pauses entre chaque tranche.

L’idée repose sur le fait que la plupart des gens commencent à se déconcentrer après 25 minutes de travail continu et ont besoin d’une remise à zéro pour rester productifs. Mais il y a un problème avec cette idée : il n’y a pas deux tâches identiques. Et d’ailleurs, il n’y a pas non plus deux personnes identiques ! Cela signifie qu’un système de productivité unique ne peut pas convenir à tout le monde.

Mais il existe une alternative qui offre plus de souplesse et vous permet de l’adapter à vos cas d’utilisation spécifiques. Il s’agit de la technique Flowtime, et voici tout ce que vous devez savoir pour l’utiliser et commencer à accomplir davantage de tâches.

Qu’est-ce que la technique Flowtime ?

La technique Flowtime, bien que moins connue que la technique Pomodoro, existe depuis un certain temps. À bien des égards, il s’agit d’un descendant direct de la technique Pomodoro. C’est une idée de Zoe Read-Bivens, qui l’a conçue pour remédier à certaines des lacunes qu’elle avait rencontrées en utilisant la technique Pomodoro^[1].

Elle a constaté que le fait de s’en tenir à des tranches de travail de 25 minutes interrompait souvent son flux – le sentiment d’être immergé dans une tâche particulière – et finissait par nuire à sa productivité au lieu de l’améliorer. Pour résoudre ce problème, elle a cherché à créer un système qui conserve les aspects bénéfiques de la technique Pomodoro tout en lui permettant d’entrer dans un flux positif et d’y rester.

Les bases de la technique Flowtime

Pour commencer à utiliser la technique Flowtime, la première chose à faire est de créer une feuille de temps pour vous aider à gérer vos activités quotidiennes. Vous pouvez le faire à l’aide d’une feuille de calcul ou à la main, selon ce qui vous convient le mieux. Dans l’en-tête de votre feuille de temps, indiquez les titres de colonne suivants :

• Nom de la tâche
• Heure de début
• L’heure de la fin
• Interruptions
• Temps de travail
• Temps de pause

Votre feuille de temps sera le principal moyen de suivre vos tâches quotidiennes et d’établir le rythme qui vous convient le mieux. Une fois que vous l’avez mise en place, voici comment l’utiliser :

1. Choisir une tâche

Pour commencer, choisissez une tâche que vous souhaitez accomplir. Elle doit être spécifique et vous pouvez raisonnablement la réaliser dans le temps dont vous disposez. En d’autres termes, ne choisissez pas une tâche telle que « peindre ma maison ». Choisissez plutôt « peindre la porte d’entrée de ma maison ». Si vous choisissez une tâche trop vaste, vous aurez du mal à vous y tenir. Essayez donc de décomposer ce que vous faites en éléments plus petits et plus faciles à gérer.

2. Commencez à travailler sur votre tâche

L’étape suivante consiste à commencer à travailler sur votre tâche. Commencez par indiquer la tâche sur laquelle vous allez travailler dans le champ approprié de votre feuille de temps. Ensuite, indiquez l’heure à laquelle vous commencez à travailler. Une fois que vous avez commencé à travailler sur votre tâche, la seule règle que vous devez respecter est qu’il n’est pas permis de faire plusieurs choses à la fois. Cela vous aidera à vous concentrer sur ce que vous devez faire et à minimiser les distractions que vous vous imposez.

3. Travaillez jusqu’à ce que vous ayez besoin d’une pause

Vous pouvez ensuite continuer à travailler sur la tâche listée aussi longtemps que vous le souhaitez. Si vous vous sentez fatigué au bout de 15 minutes, faites une pause. Si vous entrez dans un rythme productif, que vous perdez la notion du temps et que vous finissez par travailler pendant une heure d’affilée, c’est bien aussi.

L’idée est d’apprendre à connaître vos propres habitudes et de travailler sur les segments qui vous conviennent le mieux. Si vous n’arrivez pas à vous concentrer sur certaines tâches, travaillez-les pendant des périodes plus courtes. Si vous êtes absorbé par d’autres types de tâches, maximisez votre rendement en travaillant aussi longtemps que vous vous sentez capable de rester concentré.

Vous constaterez probablement que la période la plus longue que vous pourrez tenir est d’environ 90 minutes. Cela correspond à votre rythme ultradien, c’est-à-dire à l’alternance de périodes de vigilance et de repos que connaît notre cerveau tout au long de la journée^[2].

De nombreuses études de cas démontrent que des pauses régulières améliorent la productivité. C’est l’une des raisons pour lesquelles les pauses obligatoires font partie de la technique Pomodoro. Mais il est prouvé que l’approche Flowtime, moins structurée, fonctionne tout aussi bien. Une entreprise technologique qui a récemment demandé à ses employés de faire des pauses toutes les heures, comme bon leur semblait, a vu sa productivité augmenter de 23 %, sans qu’aucun mandat ne soit nécessaire^[3].

4. Prendre une pause d’une durée appropriée

Lorsque vous décidez de faire une pause, ne vous gênez pas. Veillez simplement à inscrire l’heure de votre pause au bon endroit sur votre feuille de temps. Vous pouvez prendre une pause aussi longue ou aussi courte que vous le souhaitez, mais n’abusez pas de ce privilège. Sinon, vos pauses ne tarderont pas à absorber la majeure partie de votre temps.

En règle générale, essayez de prendre une pause de cinq minutes pour chaque période de travail de 25 minutes, et augmentez votre temps de pause proportionnellement pour les périodes de travail plus longues. Utilisez un chronomètre pour vous assurer que vous reprenez votre travail dans le temps imparti. À la fin de votre pause, n’oubliez pas de noter l’heure à laquelle vous avez repris le travail et la durée de la pause que vous avez prise.

5. Enregistrer les distractions au fur et à mesure qu’elles se produisent

Pendant que vous travaillez, il y aura toujours des moments où vous serez distrait. Il peut s’agir d’un appel téléphonique, d’un courriel urgent ou même d’une envie d’aller aux toilettes. Lorsque cela se produit, notez-le dans la colonne « interruption » de votre feuille de temps. Faites de votre mieux pour limiter les distractions, mais n’essayez pas de les bloquer.

En effet, vous avez peu de chances de réussir et, parfois, les choses qui vous distraient sont plus prioritaires que ce sur quoi vous travaillez. Il est donc important de gérer les distractions comme vous l’entendez au lieu d’essayer de les contourner.

6. Répétez l’opération jusqu’à ce que votre travail soit terminé

Il ne vous reste plus qu’à répéter les étapes ci-dessus jusqu’à ce que les tâches sur lesquelles vous travaillez soient terminées. Au fur et à mesure que vous terminez chaque tâche, n’oubliez pas de noter votre temps d’arrêt final. Si vous le souhaitez, vous pouvez calculer votre temps de travail total (et le remplir) lorsque vous terminez une tâche, ou vous pouvez faire tous les calculs en une seule fois à la fin de la journée.

Tout ce qui compte, c’est que vous ne laissiez aucune lacune dans votre suivi du temps. Vos feuilles de temps, une fois complétées, deviendront un atout qui améliorera votre capacité à créer un horaire de travail qui maximisera votre rendement quotidien.

Que faire de vos feuilles de temps ?

Bien que l’enregistrement de vos périodes de travail et de vos temps de pause vous aide à rester concentré sur vos tâches quotidiennes, il y a une autre raison importante pour laquelle vous le faites. En effet, vos feuilles de temps vous révèleront peu à peu comment élaborer un emploi du temps quotidien idéal pour vous.

Ainsi, à la fin de chaque semaine, prenez le temps de comparer vos feuilles de temps. Vous constaterez peut-être que certains schémas commencent à se dessiner. Par exemple, vous pourriez remarquer que vos périodes de travail les plus longues se situent généralement avant le déjeuner ou qu’il y a des parties spécifiques de votre journée qui ont tendance à être remplies de distractions. Vous pouvez utiliser ces informations pour planifier plus efficacement les journées suivantes.

En général, il est préférable de regrouper les tâches les plus importantes aux moments où vous êtes le plus productif. Ainsi, si vous examinez des dossiers de propriété détaillés, par exemple, vous pouvez réserver du temps pour le faire lorsque vous savez que vous pourrez vous concentrer sans être interrompu.

Inversement, vous devez programmer les tâches moins importantes aux moments où vous risquez le plus d’être interrompu. Ainsi, si vous avez besoin de temps pour répondre à des courriels ou à des appels téléphoniques, vous saurez exactement quand le faire. Cela vous permettra non seulement d’être plus productif, mais aussi d’éviter les erreurs dans votre travail.

Principales similitudes entre Flowtime et Pomodoro

Si vous connaissez le fonctionnement de la Technique Pomodoro, vous avez peut-être remarqué des similitudes avec la Technique Flowtime. Comme nous l’avons vu plus haut, c’est intentionnel. La technique Flowtime est spécifiquement conçue pour conserver trois caractéristiques essentielles de la technique Pomodoro, à savoir

1. Suivi précis du temps

L’une des raisons pour lesquelles la technique Pomodoro est si efficace pour de nombreuses personnes est qu’elle crée un système rigide qui facilite le suivi du temps. En divisant vos tâches professionnelles en segments de 25 minutes, vous devenez très conscient des tâches qui vous attendent et de la façon dont vous utilisez votre temps. Ce seul fait vous permet d’éviter de perdre un temps de travail précieux parce que vous devez rendre compte de chaque minute. La technique Flowtime offre également cet avantage.

2. Éliminer le multitâche

Avec la technique Pomodoro, vous devez choisir une tâche à accomplir et utiliser un minuteur de 25 minutes pour mesurer chaque période de travail. Cette technique permet de ne pas perdre de vue la tâche à accomplir, car vous savez dès le moment où vous réglez le minuteur ce que vous essayez d’accomplir, et vous ne risquez donc pas de vous écarter d’une autre tâche.

Même si vous n’avez pas besoin d’utiliser un minuteur avec la technique Flowtime, le simple fait d’écrire votre tâche accomplit la même chose. Parce que vous savez que vous allez suivre le temps passé à travailler sur une chose particulière, vous aurez tendance à vous en tenir à votre tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou jusqu’à ce qu’il soit temps de faire une pause.

3. Faciliter les pauses

L’épuisement est l’un des principaux facteurs de perte de productivité, et de nombreuses données prouvent qu’il est essentiel de faire des pauses pour rester performant au travail. C’est là le véritable secret de la réputation de la technique Pomodoro, qui rend les pauses obligatoires et inévitables.

La technique Flowtime, par comparaison, insiste également pour que vous fassiez des pauses. Elle ne vous les impose pas tant que vous n’êtes pas prêt à en prendre une. Ainsi, une certaine autodiscipline supplémentaire est nécessaire pour réussir à utiliser la technique Flowtime. Mais si vous pouvez obéir à un minuteur, il n’y a aucune raison pour que vous n’appreniez pas à obéir aux signaux que votre corps vous envoie lorsqu’il a besoin d’un temps d’arrêt.

Réflexions finales

En fin de compte, vous pouvez réussir à utiliser la technique Pomodoro. Ce n’est pas pour rien qu’elle est si populaire, après tout. Mais si vous l’utilisez depuis un certain temps et que vous vous heurtez à ses structures rigides, vous n’êtes pas seul. Pensez donc à essayer la technique Flowtime pendant au moins une semaine ou deux. Vous constaterez peut-être qu’elle convient beaucoup mieux à votre style de travail et que vous parviendrez à accomplir encore plus de choses qu’auparavant.

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