Dans le monde d’aujourd’hui, qui évolue rapidement, nous sommes tous bombardés d’informations, de distractions et de demandes de temps comme jamais auparavant, et il peut être difficile de rester concentré, organisé et efficace. Il peut être difficile de rester concentré, organisé et efficace. Cependant, avec les bonnes stratégies et les bons outils, tout le monde peut augmenter sa productivité et accomplir plus en moins de temps.

Dans cet épisode du LifeHack Show, nous avons interviewé Graham Allcott, auteur du best-seller Productivity Ninja et fondateur de Think Productive, l’une des principales sociétés de conseil et d’apprentissage en matière de productivité personnelle.

Au cours de l’entretien, M. Graham a évoqué les principales stratégies permettant d’accroître la productivité personnelle et de devenir un « ninja de la productivité ».

L’interview complète est disponible ici :

Je résumerai ici quelques-unes des principales conclusions de l’entretien.

1. Ne comptez pas sur la volonté pour gérer votre attention

La volonté est une ressource limitée. Au lieu de compter sur elle pour rester concentré, créez un système pour rester organisé.

La plupart des gens disposent de deux à trois heures dans la matinée pendant lesquelles ils sont le plus alertes et capables d’accomplir un excellent travail, mais cela varie selon les individus. Il est essentiel de défendre ces heures d’attention proactive en produisant un excellent travail et en se poussant à être productif.

En revanche, il y a des heures dans la journée où les niveaux d’énergie et d’attention sont plus faibles. Pendant ces heures, Graham recommande d’avoir une liste de tâches simples et faciles à accomplir, appelée « Mindless list ». Cette liste comprend des tâches telles que la recherche en ligne, la programmation des courriels et les achats, et elle permet d’utiliser le temps lorsque les niveaux d’attention sont faibles.

D’une part, soyez très strict avec ces deux ou trois heures d’attention proactive et assurez-vous que vous les défendez et que vous les utilisez bien. D’autre part, lorsque vous n’avez pas beaucoup d’énergie et d’attention, offrez-vous le cadeau d’une liste de choses à faire sans y penser, où vous pourrez vous dire :  » Je vais bien ne faire que ça et c’est très bien. – Graham Allcott

2. Dissimulation tactique

La réflexion de qualité est un aspect sous-estimé et essentiel du travail. Les meilleures idées émergent souvent de l’espace mental plutôt que du temps passé au bureau, et nous devrions sans hésiter donner la priorité à un temps de réflexion de qualité.

Pour permettre une réflexion de qualité, nous devons créer l’espace nécessaire, ce qu’implique la dissimulation tactique. Il s’agit de la pratique consistant à se retirer de son environnement habituel afin de travailler sur des tâches importantes sans être distrait.

Trouver un coin tranquille au bureau, se rendre dans un café ou même réserver une salle de réunion privée sont autant d’options possibles. L’objectif est de créer un environnement physique et mental dans lequel vous pouvez vous concentrer sur votre travail sans interruptions, notifications ou autres distractions.

La dissimulation tactique vous permet de vous concentrer plus profondément et d’atteindre un état de « fluidité », dans lequel vous êtes complètement immergé dans votre travail et hautement productif. Il vous permet également de hiérarchiser vos tâches les plus importantes au lieu de vous contenter de répondre au dernier courriel ou à la dernière demande qui vous parvient.

3. Connaître les armes

L’importance de sélectionner les bons outils et les bonnes technologies pour soutenir votre productivité est connue sous le nom de « Weapon Savvy ». De nombreux outils sont disponibles pour vous aider à rester organisé et concentré, qu’il s’agisse d’une application de liste de tâches, d’un système de calendrier, d’un outil de prise de notes ou d’une plateforme de gestion de projet.

Il est essentiel de choisir des outils adaptés à vos besoins et à vos préférences, car tous les outils ne se valent pas.

Graham suggère que la meilleure façon de devenir un bon connaisseur des armes est d’essayer différents outils et de voir lesquels fonctionnent le mieux pour vous. Il suggère également de revoir et de mettre à jour régulièrement vos outils et vos systèmes afin de vous assurer qu’ils continuent à répondre à l’évolution de vos besoins.

4. Être agile

La capacité à s’adapter rapidement et efficacement à des circonstances, des priorités et des demandes changeantes est appelée agilité. Dans le monde d’aujourd’hui, qui évolue rapidement, il est essentiel d’être adaptable, réactif et capable de pivoter en cas de besoin.

L’un des aspects les plus importants de l’agilité consiste à prévoir régulièrement du temps pour la réflexion, l’examen et la planification. Il peut s’agir de revoir votre liste de tâches et votre calendrier sur une base quotidienne ou hebdomadaire, ou de procéder à un examen plus stratégique de vos objectifs et priorités tous les trimestres ou toutes les années. En examinant et en évaluant régulièrement vos progrès, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous devez faire preuve de plus de souplesse ou changer d’approche.

Réflexions finales

« Le ninja est un être humain doté de bons outils et de bonnes compétences, d’une certaine dose de zen et de pleine conscience, d’agilité et de tous ces traits positifs. Mais il n’y a pas de pouvoirs spéciaux secrets. Il n’y a pas de raccourcis. Il n’y a pas de moyen de créer de la magie. J’ai l’impression qu’un ninja est quelque chose de vraiment spécial parce que c’est comme s’il y avait tout ce travail pour donner l’impression que vous avez un super pouvoir et que vous n’avez pas de super pouvoir mais que vous avez juste fait tout ce travail, c’est comme ça que vous y êtes arrivé ». – Graham Allcott

Vous pouvez améliorer votre concentration, votre organisation et votre capacité d’adaptation en mettant en œuvre ces stratégies de ninja de la productivité. Que vous soyez un professionnel très occupé ou un entrepreneur, ces stratégies peuvent vous aider à obtenir plus en moins de temps, à réduire le stress et l’épuisement.

Regardez l’intégralité de l’interview ici.