10 petites choses à faire pour gagner du temps au bureau

Vous cherchez à gagner du temps au bureau sans avoir à revoir complètement votre emploi du temps ou votre calendrier ?

Voici 10 choses que vous pouvez faire pour gagner quelques minutes sur votre routine de travail :

Créer un modèle de document.

Consultez votre emploi du temps et vos courriels du mois dernier pour savoir quels sont les documents que vous utilisez le plus souvent, puis créez un ensemble de modèles pour ces éléments. Parmi les idées de départ, citons : les demandes et confirmations par courrier électronique, les propositions, les formulaires de contact, les contrats, les agendas, les présentations, les ordres du jour et les rapports financiers.

Créez des dossiers et des filtres dans votre boîte de réception.

Automatisez le processus de tri des courriers électroniques en créant différents dossiers et filtres dans votre programme de messagerie. Vous pouvez filtrer vos courriels en fonction des personnes (clients, superviseurs, collègues et fournisseurs), des projets de travail (tâches administratives, travail en interne, travail avec les clients et recherche) ou des abonnements à des services de messagerie, puis les envoyer dans le bon dossier.

Préparer des mini-agendas pour les réunions informelles.

Tirez le meilleur parti de vos réunions informelles avec vos supérieurs ou vos collègues en établissant un mini-ordre du jour. Il ne s’agit pas nécessairement d’un document formel, mais simplement d’une liste des différents points, tâches, questions et préoccupations dont vous souhaitez discuter avant la réunion. Non seulement vous disposerez d’un guide pratique pour vos réunions, mais vous aurez également une trace des projets, des tâches et des points discutés.

Abandonner les onglets de dossiers.

Vous en avez assez de perdre votre temps à manipuler tous ces petits onglets en plastique qui accompagnent les chemises suspendues ? Abandonnez ces petits onglets et étiquetez simplement les chemises manille elles-mêmes. Facilitez l’identification des dossiers en un coup d’œil en utilisant des chemises manille et/ou des dossiers suspendus de couleurs différentes. Par exemple, vous pouvez utiliser des chemises vertes pour les documents financiers, des chemises rouges pour les projets en cours, etc.

Economisez quelques clics.

Tirez-vous le meilleur parti de vos appareils de travail ? Prenez le temps de configurer la fonction de numérotation rapide de votre téléphone professionnel ou portable pour les numéros fréquemment composés et de créer des signets sur votre navigateur Internet ou d’utiliser un service de signets pour les sites régulièrement visités. De même, si vous utilisez régulièrement une application ou un programme informatique, apprenez quelques raccourcis clavier qui vous aideront à gagner du temps dans votre travail.

Établissez une liste de contrôle des processus ou des tâches.

Rationalisez les processus ou les tâches de routine en créant une liste de contrôle des choses à faire. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les tâches que vous effectuez tous les deux mois environ, comme l’exécution de rapports, la sauvegarde de fichiers ou la mise à jour d’éléments sur un site web ou un serveur. Créez des notes et des instructions détaillées sur les différentes tâches que vous devez accomplir dans le cadre de votre projet.

Gardez les produits de nettoyage à portée de main.

Ne perdez plus votre temps à escalader toutes les fournitures de bureau dans l’arrière-boutique pour obtenir un chiffon à poussière. Aménagez un espace dans un tiroir, une armoire ou une étagère de votre bureau et remplissez-le de fournitures de nettoyage. Mélangez les articles suivants et n’hésitez pas à les compléter selon vos besoins : chiffon à poussière, plumeau, rouleau à peluches, lingettes et nettoyant pour écran d’ordinateur, lingettes et/ou gel désinfectant, rouleau d’essuie-tout et nettoyant pour vitres.

Programmer à l’avance les commandes de repas en ligne.

Vous commandez régulièrement des repas au travail ? Certains restaurants et cafés disposent de systèmes de commande en ligne qui vous permettent de passer et de programmer vos commandes de repas quelques jours ou quelques semaines à l’avance. Renseignez-vous auprès de vos restaurants préférés pour savoir s’ils proposent ce service et vous épargner ainsi le tracas des commandes quotidiennes.

Réglez une minuterie.

Gardez le cap sur vos réunions de travail en réglant et en suivant un minuteur. Vous saurez ainsi exactement combien de temps vous avez passé à travailler et combien de temps il vous reste pour chacune de vos réunions. Vous pouvez également envisager de régler un minuteur pour différentes tâches pendant que vous travaillez afin de mieux contrôler votre propre temps.

Rangez le matériel d’urgence dans un tiroir.

Soyez prêt à faire face aux situations d’urgence en un clin d’œil. Faites de la place dans un tiroir de votre bureau et préparez une petite trousse d’urgence comprenant, entre autres, une lampe de poche, un bâton lumineux, une petite trousse de premiers soins, des médicaments de secours, un parapluie, une petite radio, des piles de rechange, des barres énergétiques ou des barres de céréales et des bouteilles d’eau.

Quelle petite action allez-vous essayer pour gagner quelques minutes au travail ? Laissez un commentaire ci-dessous.