L’ancien président des États-Unis, Dwight Eisenhower, est à l’origine de l’un des concepts les plus importants de la gestion du temps, même s’il est fondamentalement simple à comprendre. Le principe Urgent/Important d’Eisenhower est un outil qui permet de déterminer quelles tâches doivent être traitées plus immédiatement que d’autres. Toute personne qui utilise ce principe sera mieux à même d’organiser et d’orchestrer ses tâches quotidiennes. Cette compétence est particulièrement importante pour les personnes très occupées qui travaillent trop et ne parviennent pas à tout faire.

Le principe urgent/important d’Eisenhower classe les tâches en quatre catégories :

• Important et urgent
• Important mais pas urgent
• Pas important mais urgent
• Pas important et pas urgent

Ces quatre catégories sont utilisées pour étiqueter et organiser les tâches qui doivent être traitées en premier et celles qui peuvent être abordées en dernier. En affirmant l’importance et l’urgence d’une chose, nous sommes mieux à même d’identifier ce qui passe en premier :

Image extraite de l’Association des anciens élèves de la SAE

Ce que ces quadrants révèlent, c’est que l’identification des tâches importantes ou urgentes se résume à la gestion du temps et à ce qui nous rend le plus efficace. Par exemple, l’ancien directeur de campagne du président Obama a déclaré dans un article de WebMD que ce dernier appréciait le temps qu’il consacrait à l’exercice physique et que cela l’aidait à faire le plein d’énergie pour le reste de la journée. Selon lui, « le reste de mon temps sera plus productif si vous me laissez le temps de m’entraîner ». L’article décrit en détail sa routine et l’importance qu’il lui accorde.

James Clear, un auteur spécialisé en psychologie comportementale, a noté dans un billet de blog que « trop souvent, nous utilisons la productivité, la gestion du temps et l’optimisation comme une excuse pour éviter la question vraiment difficile : « Ai-je vraiment besoin de faire cela ? » Il est beaucoup plus facile de rester occupé et de se dire qu’il suffit d’être un peu plus efficace ou de « travailler un peu plus tard ce soir » que d’endurer la douleur d’éliminer une tâche que vous êtes à l’aise avec, mais qui n’est pas la meilleure utilisation de votre temps.

Examinons plus en détail chaque quadrant, ce qu’il signifie et comment nous devrions aborder toutes nos tâches en fonction de l’urgence ou de l’importance (ou des deux).

Urgent et important

Les tâches urgentes/importantes peuvent survenir de manière inattendue ou être laissées à la dernière minute. Ces tâches doivent être gérées à l’avance. Prévoyez d’y faire face afin qu’elles ne deviennent pas des activités stressantes à l’approche des échéances. Il est également conseillé de prévoir une marge de manœuvre dans votre emploi du temps quotidien, au cas où des tâches inattendues se présenteraient.

Évaluez vos échéances. Avancez-vous à un rythme approprié pour respecter cette échéance ?

Les urgences arrivent. Qu’il s’agisse de réunions imprévues, de maladies ou de blessures, elles ne peuvent être remises à plus tard.

Cela vous obligera à reconsidérer votre liste de tâches et le temps que vous pouvez consacrer à chaque quadrant.

Important mais pas urgent

Les tâches non urgentes/importantes font partie intégrante du développement personnel, de l’établissement de relations et de la réalisation d’objectifs professionnels à long terme. Si l’on accorde à ces tâches le temps nécessaire, elles ne deviendront pas urgentes. Vous éviterez ainsi que des tâches inattendues et de dernière minute ne viennent encombrer votre temps par la suite, ce qui éloignera le stress et la frustration. Vous serez en mesure d’accomplir votre travail de manière efficace et efficiente.

L’exercice physique en est un exemple. Le développement personnel par l’exercice ne se fait pas du jour au lendemain. L’entraînement en vue d’une course à pied ou de toute autre compétition ne commence pas quelques jours avant. Planifiez vos objectifs à l’avance, mais laissez de la place pour les tâches urgentes et inattendues.

Il est également important d’entretenir vos relations. Restez en contact avec vos amis, votre famille et votre partenaire, mais faites attention au temps que vous y consacrez. Il est possible de consacrer trop de temps à ses relations. Vos objectifs sont également importants. Si vous les remettez sans cesse à plus tard, ils deviendront vite urgents et vous serez stressé, ce qui risque d’affecter vos relations à long terme.

Urgent mais pas important

Les tâches urgentes/non importantes sont encombrantes et vous empêchent d’atteindre vos objectifs. Répondre à des appels téléphoniques ou à des courriels qui ne sont pas pertinents pour vos objectifs ou assister à des réunions avec des personnes qui n’apportent aucune valeur ajoutée à la réalisation de vos activités peut être une perte de temps. Évitez ces situations dans la mesure du possible et déléguez ces activités si vous le pouvez. Il ne faut pas oublier que vous dites oui à la personne, mais non à la tâche.

Si quelqu’un ou quelque chose exige que vous fassiez souvent quelque chose pour lui, il est préférable de consacrer du temps à cette personne ou à cette chose en un seul bloc de temps, ce qui vous permettra de concentrer votre énergie et votre temps sur plusieurs choses.

Répondez aux courriers urgents si nécessaire. N’attendez pas la fin d’un délai pour informer quelqu’un de la date de ce délai :

Vous : « Hé, le cours commence à midi aujourd’hui ».

Collègue : « Vraiment ? Parce qu’il est déjà 14 heures ! »

Ni urgent ni important

Les tâches non urgentes/non importantes doivent également être évitées. Passer du temps sur Facebook ou Twitter, regarder la télévision et faire du shopping (lorsqu’il n’est pas important d’avoir les articles achetés pour mener à bien vos tâches) peut vous faire perdre beaucoup de temps. Limitez ces tâches autant que possible. Il ne sera pas toujours facile de dire non à ces activités, qui sont pour la plupart des loisirs, mais il est important de rester attentif à la quantité de temps que vous y consacrez.

Oui, tout le monde parle de la nouvelle série sur Netflix. Ils l’ont regardée le week-end dernier et postent déjà des mèmes et des gifs sur Facebook. Cela ne veut pas dire que vous devez faire la même chose.

Terminez d’abord vos tâches, puis évaluez si vous avez le temps de participer à des activités de loisirs, sinon vous procrastinez, ce qui a des répercussions sur tous les autres quadrants.

En conclusion

Les principes d’Eisenhower peuvent s’avérer essentiels pour développer des compétences permettant d’accomplir les tâches de manière efficace et cohérente, de déléguer correctement et de travailler efficacement. Prenez le temps d’examiner vos tâches pour déterminer à quel quadrant elles appartiennent.

• Y a-t-il une date limite ? Si oui, c’est important.
• L’échéance est-elle proche ? Si oui, il s’agit d’une urgence.
• La tâche est-elle nécessaire à l’accomplissement des autres tâches ? Si oui, elle est importante.
• Puis-je déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre ? Si oui, ce n’est pas important.
• Quel est le rapport avec votre développement personnel ?
• Quel est le rapport avec votre développement professionnel ?

Posez-vous ces questions lorsque vous devez déterminer l’importance et l’urgence d’une tâche. Créez votre propre tableau de quadrants pour vous aider à visualiser toutes vos tâches. Il s’agit d’un excellent exercice de gestion du temps, qui pourrait constituer la base d’habitudes de travail saines et durables.

Crédit photo : Jazmine Quaynor via stocksnap.io