Dwight Eisenhower a vécu l’une des vies les plus productives que l’on puisse imaginer.

Eisenhower a été le 34e président des États-Unis, pendant deux mandats, de 1953 à 1961. Pendant son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement conduit au développement du réseau routier inter-États aux États-Unis, au lancement d’Internet (DARPA), à l’exploration de l’espace (NASA) et à l’utilisation pacifique de sources d’énergie alternatives (loi sur l’énergie atomique).

Avant de devenir président, Eisenhower était un général cinq étoiles de l’armée américaine. Il a servi en tant que commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale et était responsable de la planification et de l’exécution des invasions de l’Afrique du Nord, de la France et de l’Allemagne.

À d’autres moments, il a été président de l’université de Columbia, est devenu le premier commandant suprême de l’OTAN et a trouvé le temps de s’adonner à des passe-temps tels que le golf et la peinture à l’huile.

Eisenhower avait une capacité incroyable à maintenir sa productivité non seulement pendant des semaines ou des mois, mais aussi pendant des décennies. Il n’est donc pas surprenant que ses méthodes de gestion du temps, de gestion des tâches et de productivité aient été étudiées par de nombreuses personnes.

Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de « boîte d’Eisenhower ». Il s’agit d’un outil de prise de décision simple que vous pouvez utiliser dès maintenant. Voyons comment être plus productif et comment fonctionne la stratégie d’Eisenhower.

La boîte d’Eisenhower : Comment être plus productif

La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser les tâches est simple. À l’aide de la matrice de décision ci-dessous, vous allez séparer vos actions en fonction de quatre possibilités :

1. Urgent et important (tâches à effectuer immédiatement)
2. Important, mais pas urgent (tâches que vous planifierez plus tard)
3. Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre)
4. Ni urgent ni important (tâches que vous éliminerez)

L’avantage de cette matrice est qu’elle peut être utilisée pour des plans de productivité généraux (« Comment dois-je passer mon temps chaque semaine ? ») et pour des plans quotidiens plus restreints (« Que dois-je faire aujourd’hui ? »).

Voici un exemple de ma boîte Eisenhower pour aujourd’hui :

Remarque : j’ai créé un modèle de feuille de calcul pour la boîte d’Eisenhower. Vous pouvez télécharger ce modèle de feuille de calcul pour votre usage personnel au bas de cet article.

La différence entre urgent et important

Les tâches urgentes sont celles auxquelles vous vous sentez obligé de réagir : courriels, appels téléphoniques, textes, nouvelles. En revanche, comme le dit Brett McKay, « les tâches importantes sont celles qui contribuent à notre mission, nos valeurs et nos objectifs à long terme ».

Il est assez simple de séparer ces différences une fois, mais il peut être difficile de le faire continuellement. La raison pour laquelle j’aime la méthode d’Eisenhower est qu’elle fournit un cadre clair pour prendre les décisions à plusieurs reprises. Et, comme pour toute chose dans la vie, la constance est la partie la plus difficile.

Voici d’autres observations que j’ai faites en utilisant cette méthode.

L’élimination avant l’optimisation

Il y a quelques années, alors que je me documentais sur la programmation informatique, je suis tombé sur une citation intéressante de Kevlin Henney : « Il n’y a pas de code plus rapide que l’absence de code ».

En d’autres termes, le moyen le plus rapide d’accomplir quelque chose – qu’il s’agisse de faire lire une ligne de code par un ordinateur ou de rayer une tâche de votre liste de choses à faire – est d’éliminer complètement cette tâche. Il n’y a pas de moyen plus rapide de faire quelque chose que de ne pas le faire du tout. Il ne faut pas y voir une raison d’être paresseux, mais plutôt une suggestion de vous forcer à prendre des décisions difficiles et à supprimer toute tâche qui ne vous mène pas vers votre mission, vos valeurs et vos objectifs.

Trop souvent, nous utilisons la productivité, la gestion du temps et l’optimisation comme une excuse pour éviter la question vraiment difficile : « Ai-je vraiment besoin de faire cela ? » Il est beaucoup plus facile de rester occupé et de se dire qu’il suffit d’être un peu plus efficace ou de « travailler un peu plus tard ce soir » que d’endurer la douleur d’éliminer une tâche que l’on est à l’aise avec, mais qui n’est pas la meilleure façon d’utiliser son temps.

Comme le dit Tim Ferriss, « être occupé est une forme de paresse – une pensée paresseuse et une action sans discernement ».

Je trouve que la boîte d’Eisenhower est particulièrement utile parce qu’elle me pousse à me demander si une action est vraiment nécessaire, ce qui signifie que je suis plus enclin à déplacer les tâches vers le quadrant « Supprimer » plutôt que de les répéter sans réfléchir. Et pour être honnête, si vous éliminiez simplement toutes les choses pour lesquelles vous perdez du temps chaque jour, vous n’auriez probablement pas besoin de conseils sur la manière d’être plus productif pour les choses qui comptent.

Cela m’aide-t-il à atteindre mon objectif ?

Une dernière remarque : il peut être difficile d’éliminer les activités qui font perdre du temps si l’on n’est pas sûr de l’objectif que l’on poursuit. D’après mon expérience, deux questions peuvent aider à clarifier l’ensemble du processus qui sous-tend la méthode Eisenhower :

1. Quel est mon objectif ?
2. Quelles sont les valeurs fondamentales qui guident ma vie ?

Ce sont des questions que je me suis posées dans mon bilan annuel et dans mon rapport d’intégrité. Répondre à ces questions m’a aidé à clarifier les catégories de certaines tâches dans ma vie. Il est beaucoup plus facile de décider des tâches à accomplir et de celles à supprimer lorsque l’on sait clairement ce qui est important pour soi.

La boîte d’Eisenhower n’est pas une stratégie parfaite, mais j’ai constaté qu’elle constituait un outil de décision utile pour accroître ma productivité et éliminer les comportements qui me prennent de l’énergie mentale, me font perdre du temps et me font rarement progresser vers mes objectifs. J’espère qu’elle vous sera également utile.

Téléchargement gratuit : J’ai créé un modèle de feuille de calcul de la boîte d’Eisenhower que vous pouvez télécharger et utiliser chaque fois que vous souhaitez améliorer votre productivité et éliminer les activités qui vous font perdre du temps.

Crédit photo : Ambassade des États-Unis à New Delhi via flickr.com