Une mauvaise rédaction – y compris de nombreuses fautes de grammaire et d’orthographe – peut laisser une mauvaise impression. Si vous envoyez un CV ou une lettre de motivation en utilisant la mauvaise forme de « il », le responsable du recrutement risque de le jeter directement dans la poubelle de recyclage. Si vous utilisez des fragments de phrase dans une proposition commerciale, le destinataire risque de ne pas vous prendre au sérieux. La façon dont vous écrivez en dit long sur vous. Il n’est pas nécessaire d’être diplômé en anglais ou en journalisme pour produire des lettres et des communications professionnelles bien écrites et exemptes d’erreurs. Voici huit façons simples d’éviter les fautes d’orthographe et de grammaire les plus courantes :
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Ne vous fiez pas au correcteur orthographique
Cela peut sembler contre-intuitif et, oui, le correcteur orthographique est une aide précieuse, mais il ne détecte pas tout et il n’a pas toujours raison. Utilisez le correcteur orthographique comme un outil parmi d’autres dans votre processus de relecture et n’oubliez pas qu’il n’est pas infaillible. Dans le même ordre d’idées, ne vous fiez pas non plus au correcteur grammatical d’un programme informatique ; il peut signaler des problèmes éventuels, mais il ne détecte rien et peut vous dire que quelque chose ne va pas alors que ce n’est pas le cas.
Relisez, mais faites-le plus tard
Vous voyez un poste pour lequel vous êtes impatient de postuler et vous préparez ce que vous pensez être une excellente lettre de motivation que vous lisez attentivement. Mais avant d’envoyer un document important, attendez au moins une heure, voire le lendemain, et relisez-le. Le fait de mettre du temps entre le moment où vous avez fini d’écrire et le moment où vous revenez pour relire vous aidera à détecter plus d’erreurs. Lorsque vous écrivez quelque chose et que vous le relisez immédiatement, vous risquez de vous précipiter, car vous « savez » ce qui va suivre. En vous accordant un peu plus de temps, vous pourrez repérer ces erreurs.
Relecture de fond en comble
C’est un excellent outil pour repérer les erreurs. Lisez votre document phrase par phrase, en commençant par la fin. Cela vous permet de vous concentrer sur chaque phrase et vous aidera à repérer les mots manquants, les mots mal utilisés ou d’autres fautes de grammaire. Bien sûr, c’est un peu bizarre, mais c’est vraiment efficace.
Trouver un rédacteur de confiance
Avant de cliquer sur « Envoyer », demandez à un ami ou à un membre de votre famille de relire votre lettre, votre proposition ou votre CV pour voir s’il y a des erreurs qu’il remarque. Un regard neuf sur un document peut s’avérer très utile.
Trouver une ressource fiable
Vous vous souvenez du dictionnaire ? Il reste une ressource précieuse lorsque vous avez des doutes sur l’orthographe d’un mot ou que vous cherchez le bon mot à utiliser. Que vous utilisiez un dictionnaire en ligne ou une version papier, les dictionnaires sont des outils importants qui permettent d’éviter de nombreuses erreurs inutiles. Si vous ne savez pas quel « sorcier » utiliser, consultez les deux mots dans le dictionnaire pour vous assurer que vous avez le bon. Ce n’est pas une erreur que le correcteur d’orthographe détectera. Outre le dictionnaire, il existe d’autres ouvrages de référence, notamment le Chicago Manual of Style et l’Associated Press Style Book. Vous n’écrivez peut-être pas un article d’actualité, mais l’Associated Press Style Book contient d’excellentes informations sur les abréviations et le choix des mots. Si vous écrivez fréquemment dans le cadre de votre travail, il s’agit d’un bon ouvrage à avoir à portée de main.
Dresser une liste des erreurs courantes
Nous avons tous des mots problématiques dont nous ne nous souvenons pas de l’orthographe ou des leçons de grammaire que nous n’avons jamais comprises. Si vous savez, par exemple, que vous avez du mal à vous souvenir du « son » à utiliser, dressez une liste rapide et affichez-la à un endroit où vous pourrez la voir. Veillez à la consulter lorsque vous écrivez. Cela peut vraiment faire la différence.
Utiliser des raccourcis faciles
Vous souvenez-vous que vous avez appris le nom des Grands Lacs à l’école en utilisant le mot « HOMES » ? Vous pouvez utiliser la même méthode pour vous aider à vous souvenir de l’orthographe de certains mots. Par exemple, il y a « a rat » dans « separate » et « principal is your ‘pal' » pour vous aider à vous rappeler si vous devez utiliser « principal » ou « principle ». Cela peut paraître idiot, mais les raccourcis faciles devraient faire partie de la boîte à outils de tout écrivain.
Ne pas se précipiter
Oui, vous voulez publier cette lettre ou cette proposition, mais la précipitation dans un projet d’écriture risque d’entraîner davantage d’erreurs. Prenez votre temps et prévoyez toujours suffisamment de temps pour la révision. Les livres décomposent le processus d’écriture de la manière suivante : 20 % du temps est consacré à la réflexion sur ce qu’il faut écrire, 30 % à l’écriture proprement dite et 50 % à l’affinage ou à la révision. Ne vous contentez pas de vous asseoir, de rédiger ce courriel important pour votre patron et de l’envoyer. Réfléchissez d’abord à ce que vous voulez dire, écrivez-le, puis relisez-le en utilisant certains des outils décrits ci-dessus. Ils vous aideront à repérer les erreurs stupides et à produire un document de qualité.
Tout le monde peut rédiger un courriel, une lettre ou une proposition commerciale sans erreur, il suffit d’y aller doucement et d’utiliser les conseils ci-dessus.