Votre liste de tâches est le cœur et l’esprit de votre travail quotidien ; elle fonctionne comme votre assistant personnel, ou plutôt comme votre patron privé qui vous dit ce que vous devez faire et quand vous devez le faire. Sans liste de tâches écrite, vous êtes stressé, vous perdez du temps et vous finissez par être improductif et inefficace.

Par conséquent, pour libérer votre cerveau, vous devez établir une liste de tâches claire et efficace. Considérez-la comme votre cerveau externe et commencez à imaginer comment vous pouvez l’organiser pour la rendre aussi puissante que possible.

Trouver le bon outil

La toute première chose à faire est de trouver le bon outil pour gérer votre liste de tâches. Je vous recommande vivement d’utiliser une application de gestion des tâches en ligne, car elles sont flexibles, partageables et ont déjà prouvé leur efficacité en termes de productivité. De plus, la plupart des applications de gestion des tâches vous permettent d’ajouter du contenu et des dates d’échéance à vos tâches, de déléguer du travail et de collaborer avec vos coéquipiers.

Oubliez les post-its, les tableaux blancs et les listes de tâches sur papier. Vous ne pourrez rien faire d’efficace avec une liste de tâches écrite sur un bout de papier.

Organiser et hiérarchiser

Une fois que vous avez choisi la bonne application pour votre liste de choses à faire, vous devez organiser vos tâches. Votre liste de tâches doit être facile et pratique à utiliser.

Pour vous organiser, veillez tout d’abord à n’ajouter que les tâches sur lesquelles vous allez réellement travailler dans un délai raisonnable. Ainsi, si le sujet sur lequel vous travaillez est complexe, vous devez le diviser en tâches plus petites.

Deuxièmement, vous devez classer vos tâches par ordre de priorité. Placez toujours les tâches les plus importantes en haut de votre liste. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus urgentes/importantes que vous devez accomplir.

Ajouter du contenu

Après avoir créé une tâche, vous devez l’enrichir en y ajoutant du contenu afin de disposer, lorsque vous serez prêt, de toutes les ressources nécessaires pour commencer à travailler. C’est comme pour la cuisine : il faut d’abord rassembler et préparer tous les ingrédients avant d’allumer le four, n’est-ce pas ?

Le contenu d’une tâche peut être tout ce dont vous avez besoin, comme un document, une note, un courriel, un lien, une description ou une liste de sous-tâches. Il s’agit d’ajouter tout ce dont vous avez besoin pour terminer votre travail.

N’oubliez pas que votre liste de tâches est votre assistant personnel, et que le rôle d’un assistant personnel est de vous donner un maximum d’informations pour que vous puissiez faire ce que vous avez à faire facilement.

En outre, l’ajout de contenu à votre liste de tâches vous aide à vous concentrer sur votre travail, ce qui facilite la gestion de votre flux de travail.

Soyez bref

Si votre liste de tâches est trop longue, vous risquez de vous sentir submergé avant même d’avoir commencé. Pour être efficace, votre liste de tâches doit être réalisable. En d’autres termes, elle doit être courte afin que vous soyez inconsciemment motivé pour commencer à travailler.

Si votre liste est trop longue, reportez vos tâches à un autre jour ou à une autre semaine. L’objectif est d’avoir une vision claire de ce que vous devez et pouvez faire aujourd’hui. Demain est un autre jour, et vous n’avez pas besoin d’avoir ces tâches dans le champ de vision d’aujourd’hui.

Certains disent qu’il faut limiter la liste des choses à faire à 20 tâches, d’autres à 3. Ce n’est pas une question de nombre, mais plutôt de nature des tâches. Certaines tâches ne prennent que quelques minutes, d’autres des heures. Vous devez vous sentir à l’aise avec la taille de votre liste de tâches et être en mesure de vous dire : « Je peux certainement faire tout cela aujourd’hui ».

Favorisez la collaboration

Plus nous sommes nombreux, plus nous sommes heureux, n’est-ce pas ? La même théorie s’applique à votre liste de tâches. Si vous la gardez pour vous seul, vous aurez plus de mal à accomplir vos tâches.

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Lorsque vous choisissez une application de gestion des tâches, vous devez donc vous assurer qu’elle est collaborative. Vous pourrez ainsi partager vos idées et vous synchroniser avec vos collègues. L’idée est d’impliquer vos coéquipiers dans vos tâches et d’accomplir votre travail plus rapidement. Si tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde et utilisent les mêmes informations, votre liste de tâches fonctionnera presque toute seule.