Saviez-vous que certaines de vos habitudes actuelles pourraient saboter votre capacité à accomplir des tâches ? Vous pourriez ralentir votre productivité sans même vous en rendre compte !

Voici 16 habitudes qui peuvent nuire à la productivité chaque jour.

1. Vous n’automatisez pas les processus.

Perdez-vous du temps et de l’énergie à faire les choses à l’ancienne, c’est-à-dire à compiler à la main les informations sur les abonnés au courrier électronique de votre site web ou à compter sur votre mémoire pour payer le loyer au début du mois ? Il est plus facile que jamais d’automatiser les processus, alors pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour le faire ? Réfléchissez à tous les processus qui se déroulent régulièrement dans le cadre de votre travail quotidien. Quels éléments pourraient être convertis ou automatisés pour vous permettre d’accomplir davantage de tâches en une journée ? Vous pourriez décider de collecter des requêtes sur le site web de votre entreprise, en utilisant Google Docs ou un programme similaire, afin de rassembler les informations dans une feuille de calcul pour pouvoir les consulter facilement. Vous pourriez également décider de programmer des rappels automatiques de courses pour chaque mois dans votre calendrier ou dans votre application de productivité préférée, afin de vous rappeler qu’il est temps de payer les factures. Tout est possible !

2. Vous dites toujours « oui ».

Le fait de toujours dire « oui » à des projets, à des personnes, à des tâches, à des comptes, etc. peut rapidement nuire à votre productivité. Si vous dites toujours « oui », vous finirez par vous rendre compte que vous avez accepté plus de travail que vous ne pouvez physiquement accomplir dans un laps de temps donné. Il est parfois nécessaire de dire « non » et de lever le pied pour son propre bien. La prochaine fois que vous envisagerez de donner de votre temps ou de votre énergie, demandez-vous si l’activité en question est directement liée à vos projets en cours ou à votre travail personnel. Cette action vous rapprochera-t-elle de vos objectifs ou vous poussera-t-elle vers un tout autre chemin ?

3. Vous utilisez des outils inefficaces.

Il n’y a rien de plus dangereux que de couper de la nourriture avec un couteau émoussé et la même logique s’applique à votre productivité. Certes, il ne s’agit pas tant de savoir si vous devez ou non utiliser des outils numériques ou papier que de déterminer s’ils vous aident réellement à accomplir vos tâches. Si vous utilisez un outil ou un système qui vous oblige à travailler plus dur, à vous répéter ou à recommencer le travail depuis le début à chaque fois, c’est probablement le signe que vous utilisez un outil inefficace. Assurez-vous que vos applications et programmes de productivité sont à jour et correctement installés, et examinez régulièrement les systèmes et processus de travail pour vous assurer qu’ils vous apportent l’aide ou les informations dont vous avez besoin.

4. Vous n’avez pas de système en place.

L’une des causes les plus fréquentes de perte de productivité est l’absence de système pour les processus récurrents. Un système vous permettra de traiter et de suivre plus facilement les éléments entrants, quel que soit votre secteur d’activité. Il y a probablement quelque chose dans votre vie que vous pourriez transformer en système. Par exemple, avez-vous mis en place un système pour prendre les appels téléphoniques et les messages entrants et y faire référence rapidement et facilement ? La mise en place d’un système ne doit pas être compliquée. Il suffit d’examiner les informations auxquelles vous devrez vous référer ultérieurement et de trouver un moyen de les « attraper » pour pouvoir les consulter facilement à l’avenir. Dans l’exemple ci-dessus, vous pourriez décider de créer un journal téléphonique dans votre agenda pour garder une trace des personnes qui vous ont appelé et de la date de leur appel. Avant tout, assurez-vous que votre système est facile à suivre et qu’il répond à vos besoins.

5. Vous exigez toujours la perfection.

Vous devez toujours vous efforcer de produire un travail de qualité, mais il y a des moments où il est acceptable d’obtenir des résultats moins que parfaits. Consacrez-vous trop d’efforts à quelque chose qui n’exige pas une perfection absolue ? Le premier jet d’un essai d’écriture créative doit-il être parfait ? Qu’en est-il des premières esquisses d’un nouvel ensemble vestimentaire ? Faites preuve de discernement quant à la manière dont vous allez étendre et appliquer votre énergie à vos différentes activités. Réfléchissez bien à l’endroit et au moment de votre travail où vous devez faire preuve de discernement.

6. Vous avez trop de réunions.

Le but d’une réunion n’est pas de rester assis et de perdre du temps. Je le répète, le but d’une réunion n’est pas de rester assis et de perdre du temps ! Une réunion a pour but de rassembler des personnes autour d’un objectif commun, qu’il s’agisse de discuter de nouvelles idées, d’élaborer des plans d’action à venir ou de faire le point sur un événement ou une situation passés. Si vous passez plus de temps en réunion qu’à accomplir le travail que vous avez à faire, c’est probablement le signe que vous organisez trop de réunions. Vos réunions vous permettent-elles vraiment d’accomplir quelque chose de nouveau ou ne font-elles que ressasser de vieilles informations ? Est-il nécessaire d’organiser une réunion ? De même, devez-vous être présent à la réunion ou devriez-vous consacrer plus de temps à votre travail ?

7. Vous ne déléguez pas le travail.

Bien que vous puissiez penser que vous pouvez tout faire par vous-même dans le cadre d’un travail de groupe (qui moi, déléguer ?), le fait de garder du travail peut en fait ralentir votre capacité à bien travailler. Le fait de ne pas déléguer le travail entraîne des problèmes de productivité à deux niveaux : tout ce travail excédentaire reste en jachère pendant que vous travaillez, tandis que quelqu’un d’autre se tourne les pouces et n’est pas utilisé au mieux de ses capacités. Au lieu d’aborder le travail d’un point de vue personnel, envisagez de le considérer dans sa globalité. Les choses sont-elles faites ou non ? Quelqu’un de plus compétent que vous dans le travail ou la tâche peut-il l’accomplir plus rapidement ?

8. Vous ne suivez pas vos résultats.

Vos niveaux de productivité ne signifient pas grand-chose si vous ne pouvez pas déterminer avec précision où vous étiez auparavant et où vous êtes actuellement. Dans quelle mesure votre capacité à accomplir des tâches s’est-elle améliorée ? Il peut être difficile de se fier uniquement à sa mémoire. Pensez donc à écrire et à consigner les résultats d’un projet ou d’une tâche sur lequel vous avez récemment travaillé. Vous disposerez ainsi de données quantitatives et qualitatives solides. Ces informations peuvent également vous aider à mieux organiser et planifier votre prochain plan d’attaque, qu’il s’agisse de la meilleure façon d’occuper vos mardis soirs à la maison ou de la manière dont vous avez géré votre temps sur les courriels au travail.

9. Vous passez trop de temps à vous inquiéter de votre productivité.

L’un des moyens les plus sûrs de réduire à néant votre propre productivité est de devenir obsédé par l’idée d’être super-productif ! Bien sûr, il est nécessaire de faire des plans et de suivre vos progrès au fur et à mesure que vous travaillez, mais si vous vous préoccupez toujours de votre productivité à un moment donné, vous risquez de faire plus de mal que de bien. Il y a un temps pour la planification et un temps pour l’action. Limitez le temps que vous passez à planifier votre travail et à rechercher de nouvelles techniques ou compétences en matière de productivité. Parfois, la meilleure chose à faire pour être plus productif est d’arrêter de se préoccuper de sa productivité et de se mettre au travail.

10. Vous n’effectuez pas les changements en temps voulu.

Avez-vous déjà entendu parler d’une chaîne de télévision qui attend cinq jours pour annoncer une nouvelle de dernière minute ? Ce n’est pas une façon très productive de rendre compte de l’actualité, n’est-ce pas ? Vous pouvez penser à la nécessité d’apporter des modifications à des plans ou à des projets dans des délais similaires. Plus vous attendez, plus vous devrez consacrer de temps et d’énergie pour obtenir les résultats les plus simples. La prochaine fois que vous recevrez des informations ou des instructions liées à votre travail qui nécessitent un délai, n’attendez pas ! Cherchez à résoudre le problème le plus tôt possible. Vous devrez peut-être mettre temporairement d’autres projets en veilleuse, mais vous serez en mesure d’apporter des changements avec un minimum d’efforts, plutôt que d’avoir à régler un énorme problème plus tard.

11. Vous ne travaillez pas bien avec les autres.

Comment travaillez-vous avec vos collègues, vos collaborateurs et vos clients ? C’est peut-être le moment de vous livrer à une honnête introspection. Traitez-vous les autres comme vous voudriez être traité ? Vos habitudes de travail contribuent-elles ou nuisent-elles aux efforts du groupe ou à vos propres objectifs et projets ? Pensez à faire le point sur votre dernière évaluation de travail pour voir où vous pourriez concentrer vos efforts. Vous pouvez également envisager de suivre un cours ou de lire un livre sur les relations et le travail avec les autres afin d’améliorer vos compétences relationnelles.

12. Vous mettez trop de temps à prendre des décisions simples.

Prendre le temps de peser le pour et le contre d’une décision importante est une chose ; prendre un temps extrême pour prendre une décision sur une question très simple en est une autre. Consacrez-vous trop d’énergie à choisir le stylo avec lequel vous allez écrire pendant une réunion ou à décider si vous allez manger thaïlandais ou italien au déjeuner ? Prenez l’habitude de différencier les décisions quotidiennes simples des décisions plus complexes. Posez-vous la question suivante : « Ma décision aura-t-elle vraiment de l’importance dans une semaine, un mois ou même une année ? »

13. Vous changez constamment d’application de productivité.

Le fait de changer fréquemment d’application vous fait perdre du temps et de l’énergie ; vous n’utiliserez pas pleinement les capacités d’une application si vous passez constamment d’un programme à l’autre. Prenez le temps d’évaluer les applications que vous avez déjà téléchargées et/ou que vous utilisez actuellement. Quelles sont les applications et les fonctionnalités que vous appréciez le plus ? Quelles sont les fonctionnalités que vous aimeriez avoir ? Apprenez-en le plus possible sur les capacités d’une application avant de décider de la mettre de côté. Vous souhaitez tester une nouvelle application ? Il vous suffit de choisir un petit projet pour lequel le temps presse, comme préparer un gâteau pendant le week-end pour l’anniversaire de votre meilleure amie. Une fois que vous aurez pris le temps de tester une application, vous pourrez décider de passer ou non à la vitesse supérieure pour le reste de vos projets et de vos tâches.

14. Vous ne définissez pas correctement votre temps de travail ou vos heures de travail.

Vous répondez à des courriels professionnels alors que vous regardez la télévision en famille le soir, ou vous participez à une conférence téléphonique alors que vous êtes en vacances ? Si c’est le cas, vous avez certainement un problème lorsqu’il s’agit de fixer les limites entre le travail et les loisirs. Ces limites floues peuvent en effet vous empêcher de vous reposer et de vous détendre. Examinez attentivement votre emploi du temps : quelles sont vos heures de travail habituelles ? Vous arrive-t-il de travailler alors que vous devriez vous reposer ? Aidez-vous à mieux visualiser le temps que vous passez à travailler en bloquant vos heures de travail dans votre emploi du temps, puis en bloquant vos heures de repos. En séparant les deux éléments dans ce scénario noir et blanc, vous pouvez vraiment vous rendre compte de la manière dont vous passez réellement votre temps.

15. Vous n’apprenez pas de vos erreurs.

Les erreurs sont de merveilleux cadeaux déguisés : elles vous permettent d’acquérir des connaissances pratiques et de l’expérience sur ce qu’il ne faut pas faire dans un scénario donné. La pire des erreurs est de ne pas tirer les leçons de celles que vous avez commises dans le passé ! Ne pas apprendre de ses erreurs est une perte de temps et d’énergie, car vous répéterez inévitablement les mêmes erreurs. La prochaine fois que quelque chose ne se passera pas comme prévu au travail ou dans vos projets personnels, demandez-vous pourquoi vous pensez que les choses se sont mal passées. Comment pouvez-vous tirer des leçons de votre erreur pour vous aider à accroître votre productivité à l’avenir ? Que pouvez-vous faire maintenant pour planifier et éviter que cela ne se reproduise à l’avenir ? Pouvez-vous vérifier l’état d’un élément plus tôt que tard ? Pouvez-vous utiliser un autre programme pour suivre votre travail, sauvegarder vos fichiers ou déléguer du travail à quelqu’un d’autre ?

16. Vous vous comparez aux autres.

S’il y a bien une chose qui fait chuter votre productivité, c’est la comparaison de vos niveaux de productivité avec ceux d’autres personnes. Chacun d’entre nous a sa propre façon de travailler et de faire avancer les choses. Ce n’est pas parce que quelqu’un fait quelque chose plus rapidement que vous qu’il est nécessairement plus productif. D’ailleurs, pourquoi s’inquiéter de quelqu’un d’autre quand on peut contrôler directement ses propres actions ! Passez de l’extérieur à l’intérieur et fixez-vous des objectifs de productivité. Comparez uniquement vos niveaux de productivité actuels à ceux du passé et procédez aux ajustements nécessaires. Vous pouvez devenir plus productif : il s’agit de savoir comment vous travaillez et de connaître les meilleurs moyens d’utiliser vos compétences pour faire avancer les choses.

Parmi les habitudes ci-dessus, quelles sont celles qui, selon vous, ralentissent votre productivité au travail ou dans vos loisirs ? Laissez un commentaire ci-dessous.