Lorsque des changements ou des bouleversements majeurs surviennent dans la vie, la gestion du temps est l’une des premières choses qui s’envolent. Dans ces situations, le temps peut perdre toute définition. Il est compréhensible que les termes « urgent » et « important » prennent une nouvelle signification.

Dans son livre Les 7 habitudes des gens très efficaces, Steven Covey a popularisé un concept qu’il appelle la matrice de gestion du temps. Covey divise le temps que nous passons en état de veille en quatre quadrants :

• Quadrant 1: Urgent et important. Exemples : obtenir de l’aide en cas d’urgence médicale ou empêcher un petit enfant de foncer dans la circulation.
• Quadrant 2: Pas urgent, mais important. Exemples : faire changer l’huile de sa voiture régulièrement ou atteindre un objectif interne à l’entreprise consistant à répondre de manière significative à chaque contact client dans l’heure qui suit.
• Quadrant 3: Urgent, mais pas important. Exemples : un collègue qui s’arrête pour s’informer sur le pique-nique de l’entreprise ou qui répond à des offres « limitées dans le temps ».
• Quadrant 4: Ni urgent ni important. Exemples : parcourir les fils d’actualité des médias sociaux, répondre aux commentaires de sites web postés par des personnes que vous ne connaissez pas, ou regarder la télévision en boucle.

Voici le graphique de la matrice :

Pour faire le meilleur usage possible de ces quatre quadrants, nous devons être brutalement honnêtes sur la manière dont nous attribuons les termes de Covey, et sur ce à quoi nous les attribuons. Voici comment procéder :

1. Chiffrez votre temps

Si vous voulez éliminer les pertes de temps dans votre vie, commencez à traiter votre temps comme s’il s’agissait d’argent. Considérer le temps comme un actif peut sembler un concept assez flou. Le fait d’apposer des signes monétaires sur vos heures de travail vous permettra d’y voir plus clair rapidement.

L’expert financier Dave Ramsey suggère de suivre chaque centime que vous gagnez en classant tout votre argent dans une catégorie. Par exemple, 1 000 dollars de votre prochain salaire pourraient être classés dans la catégorie « loyer », 400 dollars dans la catégorie « épicerie », etc.

Tant que vous ne commencerez pas à nommer et à suivre votre temps, la gestion du temps ne sera rien d’autre qu’une affaire de suppositions et d’intuitions. La combinaison de la matrice de gestion du temps de Covey et de la technique Ramsey constitue la première étape vers la prise en main de votre gestion du temps. Vous avez peut-être décidé que votre temps a une valeur monétaire de 30 dollars par heure. À la fin d’une séance de Netflix, par exemple, vous constatez que vous avez passé 4,5 heures. Cela représente une valeur nette de 135 $. Consignez ces données dans un journal quotidien sous la rubrique « divertissements ».

Si vous êtes comme la plupart des gens, votre moment de clarté arrivera probablement à la fin du mois, lorsque vous ferez le total des valeurs monétaires que vous avez attribuées à vos différentes catégories de vie.

Alors que vous auriez pu ignorer les 135 dollars « dépensés » pour une seule séance de télévision, comment vous sentirez-vous lorsque vous découvrirez qu’en un mois, vous avez dépensé 1 485 dollars dans cette catégorie ? À titre de référence, le temps dont vous disposez pour un mois de 31 jours, à raison de 16 heures d’éveil par jour, s’élève à 14 880 dollars. Les heures de travail à elles seules ont probablement absorbé entre 4 500 et 6 000 dollars.

Vous avez désormais le pouvoir de clarifier la gestion de vos priorités. Regarder la télévision valait-il vraiment près de 10 % de vos heures d’éveil ? Vous seul pouvez répondre à cette question.

2. Se préparer à la réussite de la matrice de gestion du temps

Commencez par rédiger chaque tâche

À ce stade, tout ce que vous essayez de faire, c’est de vider votre cerveau. Ne dépensez pas d’énergie à penser à l’urgence, à l’importance ou à la date limite. Cette partie viendra plus tard. Pour l’instant, faites de votre mieux pour mettre sur papier ou dans un tableur toutes les tâches qui se bousculent dans votre tête.

Utilisez les outils qui vous conviennent le mieux pour décharger vos pensées le plus rapidement possible. Ne vous arrêtez pas tant que vous n’êtes pas certain d’avoir tout saisi.

Ensuite, assignez une date limite à chaque tâche

Commencez par remplir les échéances que vous savez être définitives. Pour maintenir des relations saines, vous devez donner la priorité aux engagements que vous avez déjà pris envers d’autres personnes. Si possible, fixez vos échéances avant ce que vous avez promis – vous aurez peut-être besoin de ce temps libre plus tard. Commencez par vous fixer comme objectif de gestion du temps d’être connu comme le genre de personne qui ne promet pas assez et qui respecte ses engagements.

Mettez en évidence les tâches que vous savez être urgentes. Soyez prudent dans l’utilisation du terme « urgent ». Ce qui vous semble urgent peut être sans importance pour votre famille, vos amis et vos clients. Chacun doit trouver sa propre définition, mais pour commencer, utilisez cette classification avec parcimonie.

Donnez la priorité aux engagements antérieurs au fur et à mesure que vous les classez. Vous pouvez toujours revenir en arrière et faire passer une tâche spécifique à ce statut, mais commencez par faire preuve d’une certaine retenue. Après tout, si tout est urgent, rien ne peut l’être vraiment.

Réorganisez votre liste par ordre d’importance

C’est là que l’utilisation d’une feuille de calcul plutôt que de papier peut s’avérer très utile. Insérez une colonne « importance » dans votre feuille de calcul ou utilisez un stylo ou un marqueur d’une couleur différente si vous utilisez du papier ou des fiches. Attribuez à chaque tâche une note d’importance allant de 1 (pas du tout importante) à 100 (de la plus haute importance).

Personnellement, j’aime utiliser une échelle de 1 à 100 en raison de la granularité qu’elle offre. Par exemple, deux tâches peuvent toutes deux obtenir une note de 8 sur une échelle de 1 à 10, mais vous pouvez faire la différence entre une note de 82 et une note de 88 lors du tri.

3. Insérez votre vie dans la matrice de gestion du temps

Maintenant, prenez un peu de recul et regardez ce que vous avez. Si vous avez fait vos devoirs, vous devriez maintenant voir chacune de vos tâches avec son classement en termes d’importance et d’urgence.

Commencez à placer chaque tâche dans l’un des quatre quadrants de la matrice de gestion du temps. Commencez par les tâches les plus évidentes. Une fois qu’elles ont été placées sur la grille, vous pouvez évaluer les tâches moins importantes qui pourraient légitimement se retrouver dans l’un ou l’autre des deux quadrants. Il se peut que vous commenciez à réévaluer les éléments en termes d’importance ou d’urgence, et c’est très bien ainsi. Vous vous rendrez peut-être compte que certaines tâches ne sont pas aussi importantes ou urgentes que vous le pensiez au départ.

Q1 : Maintenir une piste d’atterrissage ouverte

Essayez de garder le plus grand nombre possible de choses en dehors des quadrants « urgent » et « important ». Cela ne sera peut-être pas possible lors de votre première tentative de gestion du temps, mais fixez-vous comme objectif à long terme de conserver un espace libre dans le Q1. Vous pouvez y parvenir en traitant les tâches qui apparaissent dans les trois autres quadrants de la manière la plus efficace possible.

Par exemple, un fondateur de startup très occupé voudra rester en forme mais n’aura pas d’heures à consacrer à la salle de sport. John Jaquish, auteur de best-sellers pour le Wall Street Journal, recommande l’entraînement à résistance variable plutôt que l’entraînement avec des poids lourds. « Il est scientifiquement prouvé que l’entraînement à résistance variable permet d’obtenir de meilleurs résultats en termes de forme physique en beaucoup moins de temps », explique le Dr Jaquish. « Combiné à un régime riche en protéines, cet entraînement peut donner aux entrepreneurs les résultats qu’ils souhaitent sans sacrifier de précieuses heures de leur journée.

Il est évident que vous pouvez recevoir un appel d’un client dans 10 minutes qui place instantanément quelque chose en Q1. Aucune planification ou préparation de votre part n’aurait pu l’empêcher d’atterrir à cet endroit, ce n’est donc pas votre faute. Votre travail consiste à garder la piste d’atterrissage disponible pour cette éventualité.

Q2 : Effectuer ces tâches en y consacrant du temps

Si une chose est importante, elle a de bonnes chances de devenir urgente. Si l’on reprend l’exemple de la vidange d’huile, il est évident que vous voulez vous atteler à cette tâche avant que votre moteur ne se grippe. Si vous ne le faites pas, une tâche Q2 devra soudain être reclassée Q1, et vous aurez une toute nouvelle Q1 pour lui tenir compagnie : « Trouver une voiture de location ».

D’autres tâches du T2 peuvent ne jamais devenir urgentes, mais cela ne diminue en rien l’importance de ces tâches à plus grande échelle. « Vous vous êtes peut-être engagé à en apprendre davantage pour faire progresser la lutte contre le racisme sur le lieu de travail », note Dana Brownlee, auteur et collaboratrice de Forbes. « Cet objectif ne se concrétisera probablement pas tant que vous n’aurez pas bloqué de manière proactive du temps sur votre calendrier pour vous assurer que vous consacrez le temps nécessaire à la réalisation de cet objectif »^[1].

Sans un effort conscient pour programmer ces tâches, elles resteront à jamais inachevées.

Q3 : Posez quelques questions à vos articles urgents

L’un des problèmes de cette catégorie est que les tâches urgentes se font souvent passer pour des tâches importantes. Il est fréquent de confondre les deux, et il est donc essentiel d’apprendre à faire cette distinction. Un texto d’un client potentiel que vous espérez décrocher est urgent, alors qu’un courriel de votre agent d’assurance vous demandant de planifier une révision annuelle de votre police d’assurance peut probablement attendre jusqu’à vendredi.

Les courriers électroniques, les messages vocaux, les SMS et les autres formes de communication instantanée sont presque toujours accompagnés d’un sentiment d’urgence, mais ils peuvent ne pas être importants. En examinant les messages qui ont atterri dans Q3, demandez-vous si vous partagez ou non le sentiment d’urgence de l’expéditeur. Il est peut-être temps de vous désabonner de certains groupes, individus ou bulletins d’information afin de réduire l’encombrement de Q3.

Q4 : Tirez le meilleur parti de vos activités non urgentes et non importantes

Q4 est le quadrant sur lequel tous les gestionnaires de temps en herbe aiment se défausser, mais ne vous précipitez pas. Bien que vous souhaitiez absolument éliminer les pertes de temps flagrantes, c’est aussi dans ce quadrant que vivent les temps morts. Plutôt que de jurer de renoncer à toutes les activités du quatrième quadrant, tirez le meilleur parti de celles que vous entreprenez.

Commencez par éliminer ou déléguer les tâches qui ne constituent pas la meilleure utilisation de votre temps. Bien sûr, ce rapport doit être reformaté, mais un stagiaire pourrait probablement le faire à votre place. Utilisez un logiciel de vente pour automatiser vos courriels de prospection afin de ne pas avoir à les envoyer vous-même.

Lorsqu’il s’agit de faire une pause, soyez conscient des activités qui vous rafraîchissent et de celles qui vous épuisent. Dites oui à la promenade en forêt et non à la discussion avec des inconnus sur les médias sociaux. En choisissant judicieusement vos activités de loisirs, vous tirerez le meilleur parti de votre budget Q4.

Réflexions finales

La matrice de gestion du temps de Covey est un outil formidable à adopter lorsque vous avez l’impression que c’est votre emploi du temps qui vous contrôle et non l’inverse. Votre succès dépendra probablement de votre honnêteté envers vous-même lorsque vous attribuerez des étiquettes.

N’hésitez pas à vous demander : « Est-ce vraiment urgent ? ». Vous devrez également faire une distinction nette entre ce qui est important pour vous et ce qui l’est pour quelqu’un d’autre. Il est trop facile d’accepter l’étiquette « important » ou « urgent » de quelqu’un d’autre sans esprit critique.

La gestion du temps permet de maîtriser son emploi du temps sans tomber dans la rigidité. Les entrepreneurs, en particulier, doivent intégrer une certaine flexibilité dans leur emploi du temps afin de pouvoir saisir les opportunités de Q1 qui se présentent à l’improviste. Trop de souplesse, cependant, et vous finirez par perdre du temps. En adaptant les techniques de Covey et de Ramsey à votre vie, donnez-vous la possibilité de faire des erreurs et d’apporter les modifications nécessaires. Vous y arriverez.

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