Pendant la pandémie, la vidéoconférence a remplacé les réunions en personne et est maintenant devenue l’option standard pour les réunions d’affaires. Au cours des 17 derniers mois, la plupart des travailleurs ont dépassé la courbe d’apprentissage de la vidéoconférence avec Zoom ou Microsoft Teams (ou la plateforme de leur choix).

Mais comme pour les réunions en personne, l’attention peut varier. Certains disent que nous ne sommes tout simplement pas habitués à nous regarder autant à l’écran. Au lieu de vous en préoccuper, essayez d’adopter une étiquette intelligente en matière de vidéoconférence, sinon vous risquez de commettre des indiscrétions qui vous feront passer pour un fainéant.

Mettre le professionnel dans le professionnel

Après plus d’un an de mise au point, voici les nouvelles règles de l’étiquette en matière de vidéoconférence.

1. Mettez en sourdine votre téléphone portable et vos autres appareils

La première étiquette à connaître en matière de vidéoconférence est de mettre en sourdine les autres appareils. Tout comme à l’époque pré-COVID, l’odieuse sonnerie de quelqu’un qui diffuse le dernier single de Taylor Swift au milieu d’une réunion est également gênante si elle se produit lors d’une réunion Zoom, tout comme l’inévitable tâtonnement pour éteindre le son. Même les excuses au groupe deviennent lassantes.

De plus, lorsque les notifications sont activées sur l’ordinateur que vous utilisez pour la réunion, le message entrant prend le dessus sur le son et vous manquez des bribes de la conversation. Veillez à éliminer ce risque de faux pas.

2. S’habiller comme il se doit

Lorsque vous travaillez à domicile, vous avez peut-être pris l’habitude d’enfiler chaque jour votre T-shirt le plus confortable. Pas de jugement ! Mais avant de vous connecter à votre vidéoconférence, essayez de faire un effort sur votre apparence.

En fonction de la culture de votre entreprise et de l’importance de votre réunion, envisagez de vous habiller comme le professionnel que vous souhaitez projeter. Vous vous sentirez plus sûr de vous et les autres vous prendront probablement plus au sérieux.

Pour les femmes, portez un maquillage léger, mettez des boucles d’oreilles et veillez à ce que votre chemisier soit bien repassé. Les hommes doivent être rasés de près. Le port d’une chemise à col impeccable de couleur unie est généralement suffisant.

Conseil de pro: Évitez de porter du blanc ou du noir, sauf si ces couleurs vous vont à ravir. Pensez plutôt à porter du bleu clair ou du marron.

3. Mettre en scène son espace de travail

Avez-vous remarqué les toiles de fond des experts interviewés dans les émissions d’information ? Les étagères et les photographies sont soigneusement sélectionnées, et aucun meuble ou œuvre d’art aux motifs trop marqués n’est en vue.

Faites attention à ce qui apparaît derrière vous lorsque vous choisissez le lieu de vos vidéoconférences. Des piles de courrier indésirable sur la table ou des piles de linge plié sur le canapé en diront plus sur votre vie personnelle que ce que vous souhaitez partager. Veillez à ne pas encombrer l’œil de la caméra et à présenter un espace de travail ordonné à vos collègues, collaborateurs et supérieurs.

4. Réfléchir à l’éclairage et à la perspective

Sachez que lors d’une vidéoconférence, la caméra de votre ordinateur peut vous faire paraître jusqu’à trois kilos de plus selon l’endroit où vous êtes assis. Mais vous pouvez facilement perdre ces kilos supplémentaires en vous éloignant de l’écran pour diminuer la distorsion du grand angle.

Cadrez votre tête sur l’écran en inclinant l’écran vers le haut ou vers le bas. De même, il est préférable de ne pas se placer devant une fenêtre ou une lumière vive, ce qui vous ferait apparaître dans l’ombre. Faites plutôt face à la source de lumière, en la déplaçant (ou en vous déplaçant) jusqu’à ce que vous obteniez un éclairage flatteur. Vous pouvez également acheter de petits projecteurs qui vous permettront d’ajouter de la lumière selon vos besoins.

Conseil de pro: si vos lumières ajoutent trop de rougeur à votre peau, pensez à les contrebalancer avec un filtre vert.

Rappelez-vous que la moitié de la vie consiste à se montrer

5. Arriver à l’heure

À l’époque des réunions en personne, il était pratiquement impossible d’arriver en retard à une réunion sans se faire remarquer. Dans les vidéoconférences d’aujourd’hui, arriver en retard n’est toujours pas une bonne chose. Essayez plutôt d’arriver cinq minutes à l’avance et de vous installer.

Une fois la réunion commencée, l’hôte peut être moins attentif aux retardataires qui attendent d’être admis. Détourner l’attention de l’hôte de la réunion par une demande d’entrée tardive est le signe ultime que vous n’avez pas respecté l’horaire. Si vous ne voulez pas qu’un point noir soit mis sur votre compte, connectez-vous à l’heure.

6. Allumez votre vidéo

Peu de gens aiment voir leur visage à l’écran, mais il faut se ressaisir et allumer la caméra lors des vidéoconférences. Dans la plupart des cas, il vaut mieux être un visage sur un écran qu’un nom dans une case vide. Vos déclarations seront plus mémorables lorsque les autres participants à la réunion pourront vous voir.

Si vous devez interrompre la vidéo en raison d’une mauvaise connexion, d’une agitation dans la salle ou d’un besoin de faire une pause rapide, donnez une brève explication par le biais de la fonction de chat. Puis, reprenez la vidéo dès que vous le pouvez.

Conseil de pro : Expliquez brièvement votre départ. « Désolé ! On a sonné à la porte. Je reviens dans cinq minutes ». Veillez à respecter ce que vous avez dit en chat et à revenir réellement dans cinq minutes.

7. Planifiez à l’avance avant de partager votre écran

Ne faites pas partie de ces personnes qui font attendre les autres pendant que vous parcourez les dossiers à la recherche d’un document. C’est une mauvaise étiquette en matière de vidéoconférence. Si vous savez que vous devrez partager un document ou une vidéo sur votre écran, préparez-vous en le sortant de son dossier et en le plaçant sur votre bureau. Nettoyez également les fichiers et les dossiers de votre bureau afin de réduire le désordre et de faciliter l’accès. Fermez les autres programmes tels que le chat, les notifications du calendrier et le courrier électronique. Désactivez les notifications contextuelles pour vous assurer qu’il n’y aura pas de distractions imprévues.

N’oubliez pas de rappeler à l’hôte, avant la réunion, que vous aurez besoin de lui pour activer la fonction de partage d’écran. Faites preuve de courtoisie lorsque vous avez terminé en cliquant sur « arrêter le partage » pour revenir à l’écran avec les participants.

S’occuper des détails gênants

8. Veiller à ce que les réunions restent de bonne taille

Avec la facilité d’accès à la vidéoconférence, il peut être tentant d’étendre l’invitation à la réunion au-delà du groupe principal et d’y inclure toutes les personnes impliquées de près ou de loin dans un projet. Mais comme pour les réunions en personne, plus il y a de personnes impliquées, plus la réunion devient difficile à gérer.

Faites preuve de discernement lorsque vous demandez à d’autres personnes d’assister à une vidéoconférence, afin de ne pas prendre inutilement le temps des autres et de permettre aux participants de s’impliquer pleinement.

9. N’oubliez pas de couper le son avant de parler

La plupart d’entre nous peuvent compter sur les doigts d’une main le nombre de vidéoconférences au cours desquelles il n’a pas été nécessaire de rappeler à quelqu’un : « Vous êtes en mode silencieux ! » Oublier de couper le son avant de parler est devenu l’une des erreurs les plus courantes en matière de vidéoconférence^[1].

Montrez à tout le monde que vous avez une maîtrise impeccable de la visioconférence en gérant votre fonction de mise en sourdine avec un contrôle parfait.

10. Ne pas perdre de vue la durée de la réunion

Comme pour les réunions en personne, il est nécessaire d’établir un ordre du jour et de fixer des limites de temps pour les discussions afin de maintenir l’attention sur la réunion. Les données montrent cependant que la vidéoconférence peut en fait réduire la durée des réunions^[2]. Les raisons sont notamment l’élimination du temps de déplacement et la possibilité de partager l’écran et d’annoter pour que tout le monde reste concentré sur la tâche à accomplir.

En outre, les conversations parallèles sont pratiquement impossibles avec la vidéoconférence, car il n’est plus possible d’avoir des échanges avec la personne qui se trouve à côté de vous.

Conseil de pro: si vous dirigez la réunion, indiquez à l’avance aux participants le protocole à suivre pour la fonction de chat. Peuvent-ils ou non « discuter entre eux » ? (Voir également le point 11).

La parole a un temps et un lieu

11. Discuter de manière appropriée

Tout comme les conversations en aparté ou l’envoi de SMS lors d’une réunion en personne, l’utilisation de la fonction « chat » lors d’une vidéoconférence peut être irrespectueuse si elle ne s’adresse pas à tous les participants. C’est pourquoi il est de bon ton, dans le cadre d’une vidéoconférence, de faire attention à l’usage que l’on fait de la fonction « chat ».

Au début de la réunion, vous pouvez demander à l’organisateur si les participants peuvent utiliser la fonction de chat. Cela leur permet de la désactiver s’ils le souhaitent. Utilisée à bon escient, elle peut s’avérer utile pour clarifier ou amplifier un point soulevé précédemment, une fois que la conversation est passée à autre chose, ou pour informer le groupe que vous devez quitter la réunion plus tôt que prévu (et pourquoi).

12. Utiliser la fonction « lever la main » pour éviter les interruptions

Le léger décalage de nombreuses vidéoconférences peut vous amener à parler au-dessus d’une autre personne si vous essayez de vous lancer dans une conversation. Pour éviter cette interruption gênante, indiquez lorsque vous avez quelque chose à ajouter à la discussion en levant la main, ce qui signale à l’hôte que vous souhaitez prendre la parole. Ce dispositif de gestion de réunion efficace facilite le déroulement de la vidéoconférence, en particulier avec un grand groupe, mais il doit être activé et contrôlé par l’hôte.

Conseil de pro : Pour les réunions de six à dix personnes, il est parfois préférable de lever la main à l’ancienne. Mais c’est à l’hôte de la réunion de décider. Demandez-lui ce qu’il préfère et suivez son exemple.

13. Ne pas enregistrer la session ou prendre des photos sans autorisation préalable

Dans ce cas, ne pas partager, c’est prendre soin. La « culture du partage » popularisée par les médias sociaux n’a pas sa place dans les vidéoconférences. Avant d’enregistrer une réunion ou de faire une capture d’écran des participants, demandez toujours à l’avance le consentement de l’ensemble des participants. Le fait de savoir qu’une vidéoconférence sera photographiée ou enregistrée peut avoir une incidence sur ce que les autres sont prêts à discuter.

Se gérer soi-même

14. Minimiser les distractions

Si la désactivation des fonctions audio et vidéo peut empêcher les distractions d’affecter les autres participants, vous devrez gérer le bruit et les perturbations de votre côté pour accorder toute votre attention à la réunion.

Sortez des zones très fréquentées de votre maison, gardez votre porte fermée et demandez aux membres de votre famille d’être prévenants.

15. Réservez vos collations pour plus tard

Réservez votre casse-croûte pour plus tard – ou plus tôt. Manger pendant une vidéoconférence est à proscrire. En grignotant devant le groupe et près de la caméra, comme c’est le cas lors d’une vidéoconférence, vous exposez les participants à une vue rapprochée et (trop) personnelle de votre processus de consommation de nourriture.

Toutefois, il est tout à fait acceptable de siroter tranquillement un verre d’eau ou une tasse de café ou de thé. Si la réunion risque de durer plus de deux heures, vous pouvez demander à l’avance à l’hôte de prévoir une pause de cinq minutes à mi-parcours.

Réflexions finales

Même si les patrons commencent à demander aux employés de passer une partie de leurs journées de travail sur place, jusqu’à 80 % d’entre eux autoriseront les employés à travailler à distance au moins une partie du temps, ce qui signifie plus de vidéoconférences dans votre avenir.^[3] La maîtrise de ces conseils d’étiquette en matière de vidéoconférence vous aidera à composer – et à recomposer – votre participation et à démontrer votre niveau d’engagement inébranlable à l’égard de l’équipe.

Crédit photo : Chris Montgomery via unsplash.com