La gestion du courrier électronique et la « fameuse » boîte de réception zéro font beaucoup parler d’elles ces derniers temps. Beaucoup d’entre nous ont des habitudes bien ancrées qui les empêchent d’atteindre une efficacité maximale en matière de courrier électronique. Au lieu de traiter et de se débarrasser des courriels, nous avons tendance à les accumuler comme s’il s’agissait de petites pépites d’or couvertes de boue, attendant d’être raffinées. Et, bien sûr, il y a une foule d’autres habitudes qui viennent s’ajouter à la pile de courriels.

Faites-moi savoir si j’ai oublié quelque chose dans la section des commentaires.

Commençons.

1. Le lèche-vitrine par courriel

Combien de fois avez-vous ouvert votre boîte de réception pour faire défiler rapidement la liste ? C’est une perte de temps considérable. Si vous ouvrez votre boîte de réception, faites quelque chose ! Supprimez, archivez, créez des tâches, des rappels, etc. Le fait d’ouvrir et de fermer votre liste d’e-mails est un moyen sûr de ne jamais atteindre le niveau zéro de la boîte de réception.

2. Marquer comme non lu

De quoi s’agit-il ? C’est l’une de mes préférées et elle est directement liée au point mentionné ci-dessus. Si vous ouvrez et lisez un e-mail, prenez une décision. Si vous devez faire quelque chose et que vous n’avez pas le temps maintenant, créez une tâche avec une prochaine étape claire. Il n’y a aucune raison de garder cet e-mail dans votre liste ; archivez-le et gérez votre liste de tâches !

3. Pas de rythme

Le rythme auquel vous traitez vos courriels a beaucoup à voir avec les routines que vous créez. Si vous ne fixez pas de moments précis pour traiter votre boîte de réception, vous laissez le destin et l’impulsion décider pour vous quand cela doit se produire. Prenez l’habitude de traiter les courriels à certains moments, et vous finirez par atteindre la boîte de réception zéro plusieurs fois dans la journée. Conseil bonus : en faisant ce qui précède, vous pouvez également vous assurer que vous êtes alerte et que vous avez suffisamment d’énergie pour traiter les courriels.

4. La préparation à l’échec

Une habitude puissante est une habitude que l’on ne fait pas, c’est-à-dire que si je l’ai manquée, je me sens obligé de faire tout ce qui est en mon pouvoir pour corriger cette erreur. Beaucoup d’entre nous se fixent pour objectif de traiter le plus grand nombre de courriels possible, ce qui revient à se préparer à l’échec. Si vous modifiez cet objectif pour atteindre la boîte de réception zéro deux fois par jour, vous deviendrez dépendant du succès.

5. Rédiger de longs courriels

Les gens ne lisent pas les courriels, ils les parcourent. Pensez-vous vraiment que quelqu’un qui reçoit en moyenne 114 courriels par jour lira un long courriel ?

Classez tous les courriels que vous envoyez en puces et veillez à ne jamais envoyer de longs courriels. Votre récompense ? Vous recevrez, en retour, des courriels plus courts, ce qui vous permettra de passer moins de temps à lire sans but.

6. Emails émotionnels

Autre chose en rapport avec le point précédent : évitez d’exprimer vos émotions dans des courriels ! Cela crée de longs courriels qui entraînent de longues réponses et beaucoup de correspondance inutile qui ne mène nulle part. Les courriels ne sont pas un bon moyen d’exprimer des émotions ; beaucoup de choses se perdent dans le texte et, souvent, l’autre partie les prend hors contexte, ce qui conduit parfois à des résultats désastreux.

7. Le courrier électronique n’est pas la seule option

Il est parfois nécessaire de parler face à face ou d’utiliser ce que l’on appelle un téléphone ! En ce qui concerne le point précédent, s’il s’agit de faire passer un message émotionnel, un appel téléphonique ou une réunion est la meilleure solution. Avant d’écrire un courriel, prenez une ou deux secondes pour vous demander s’il ne serait pas plus efficace de communiquer d’une autre manière.

8. RE:RE:Re:RE

Si vous répondez à un courriel qui a fait l’objet de plus de trois allers-retours, arrêtez ! Quelque chose ne fonctionne pas. Il est temps d’envisager un appel ou une réunion en face à face.

9. Répondre à tous

Ne ciblez que des personnes spécifiques. Ne donnez pas de CC à des personnes qui ne sont pas concernées par un courriel juste pour « les tenir au courant », à moins que vous ne souhaitiez bien sûr créer davantage de courriels. Souvent, les personnes qui reçoivent une copie conforme d’un courriel se sentent obligées de « contribuer », ce qui entraîne davantage de courriels, de retards et de confusion. Les courriels sont souvent des tâches. Les tâches doivent être confiées à des personnes qui ont la responsabilité de les accomplir. Il convient de tenir les gens au courant par le biais de courriels récapitulatifs ou de réunions périodiques.

10. Le charabia

Lorsque vous rédigez un courriel, prenez votre temps et écrivez clairement. Si votre courriel n’est pas clair, vous recevrez au moins un courriel de chaque destinataire demandant des éclaircissements. Prenez le temps de rédiger, de vous détendre et de relire un courriel. Personnellement, je rédige souvent mes courriels et je ne les envoie qu’une heure plus tard.En effet, cela demande de la discipline, mais cela vous aidera à minimiser les courriels de clarification de vos destinataires et vous serez beaucoup plus apprécié par vos pairs (et votre patron).

11. Travailler sans structure

Lorsque vous traitez des courriels, procédez selon une structure bien définie. Répondez aux courriels du plus récent au plus ancien ou du plus ancien au plus récent. Ne sautez pas d’un courriel à l’autre, car ce faisant, vous enfreignez une règle précédente : ne pas lire, ne pas sauter, ne pas marquer comme non lu. J’aime répondre aux courriels les plus récents en premier. Cela me permet de répondre rapidement aux courriels qui reviennent et d’impressionner les personnes qui m’ont envoyé un courriel il y a quelques minutes ;-).

12. Réponses en boîte

Combien de fois vous arrive-t-il de réécrire des courriels similaires ? Lorsque vous traitez vos courriels, vous avez tendance à tomber sur des courriels que vous savez avoir déjà écrits. Au lieu d’écrire des courriels encore et encore, lorsque vous identifiez un certain modèle de courriel, il vous suffit de les copier/coller dans une base de données de réponses aux courriels et de traiter plus rapidement ces courriels ennuyeux « déjà vus, déjà faits « .

13. Spam

Je suis sûr qu’au fil du temps, vous vous êtes abonné à au moins 50 sites que vous ne suivez plus. Des services comme Unroll.me peuvent vous aider à vous désabonner rapidement des services qui encombrent votre boîte de réception avec des lettres d’information inutiles. Lorsque vous voyez des spams, prenez quelques secondes pour vous désabonner ; même si cela peut être douloureux, cela vous évitera de voir des centaines d’e-mails au cours de l’année à venir.

14 Envoyez moins de courriels !

Si vous voulez recevoir moins d’e-mails, envoyez-en moins. Jusqu’à la prochaine fois ! 🙂